乡镇卫生院档案管理制度

PAGE乡镇卫生院档案管理制度一、总则（一）目的为加强乡镇卫生院档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在卫生院各项工作中的作用，根据国家有关法律法规和档案管理行业标准，结合本卫生院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于乡镇卫生院各科室在医疗、预防、保健、教学、科研、行政管理等工作中形成的各种文件材料，包括纸质档案、电子档案等。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：卫生院档案工作实行集中统一管理，由综合档案室负责全院档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实性原则：确保档案内容真实反映卫生院各项工作的实际情况。3.完整性原则：全面收集和保存卫生院在工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.准确性原则：档案的整理、分类、编号等应准确无误，便于查找和利用。5.安全性原则：采取有效措施，确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责制定和完善卫生院档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理全院各类档案，对档案进行分类、整理、编目、装订、上架等工作。3.负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作，定期对档案进行检查和维护。4.负责档案的查阅、借阅、利用等服务工作，按照规定办理档案查阅、借阅手续，及时登记和催还档案。5.负责档案信息的开发利用，编制档案检索工具和参考资料，为卫生院各项工作提供档案信息支持。6.负责对各科室兼职档案员进行业务指导和培训，提高档案管理水平。（二）兼职档案员1.各科室指定一名兼职档案员，负责本科室档案的收集、整理、移交等工作。2.按照档案管理要求，及时将本科室在工作中形成的文件材料进行分类整理，定期移交综合档案室。3.协助综合档案室做好档案的查阅、借阅等服务工作，提供本科室档案利用的相关信息。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级文件：包括党和国家各级领导机关、卫生行政部门颁发的与卫生院工作有关的文件、指示、通知等。2.卫生院文件：卫生院在行政管理、医疗业务、教学科研、后勤保障等工作中形成的各种文件材料，如会议记录、工作计划、工作总结、医疗文书、科研成果、财务报表等。3.业务档案：包括门诊病历、住院病历、处方、检查检验报告、护理记录、预防接种记录、健康档案等。4.人事档案：职工的个人基本信息、履历、考核、任免、奖惩、工资、职称、培训等档案材料。5.设备档案：卫生院购置的医疗设备、办公设备等的采购合同、验收报告、使用说明书、维修记录等档案材料。6.基建档案：卫生院基本建设项目的立项审批文件、设计图纸、施工资料、竣工验收报告等档案材料。7.其他档案：与卫生院工作有关的各种合同协议、荣誉证书、照片、音像资料等档案材料。（二）收集要求1.各科室兼职档案员应按照档案收集范围，及时收集本科室在工作中形成的文件材料，确保档案的齐全完整。2.对收集到的文件材料，应进行初步整理，剔除重复、无用的文件，按照文件形成的时间顺序或类别进行排列。3.收集的文件材料应字迹清晰、纸张完好，如有破损、褪色等情况，应进行修复或复制。4.电子文件应按照规定的格式和存储要求进行收集，确保文件的可读性和完整性。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成领域、内容性质、保管期限等进行分类。一般分为党群工作类、行政管理类、医疗业务类、教学科研类、人事管理类、设备管理类、基建管理类、会计档案类、声像档案类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号方法可采用年度类别顺序号的形式，如2023医疗业务001，表示202;3年形成的医疗业务类第1份档案。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等项目，以便于查找和利用。4.装订：对纸质档案进行装订，装订应整齐牢固，便于保管和查阅。四、档案的保管（一）保管场所1.综合档案室应设置专门的档案库房，库房应具备良好的通风、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应配备必要的消防器材和安全设施，如灭火器、消火栓、防盗门窗、监控设备等。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒。（二）保管设备1.档案架：应选用坚固耐用、便于分类存放档案的档案架，档案架应排列整齐，标识清晰。2.档案盒：应选用符合档案保管要求材质的档案盒，档案盒应标注档案类别、编号、题名等信息。3.温湿度控制设备：配备温湿度计、空调、除湿机等设备，确保档案库房的温度保持在14℃24℃，相对湿度保持在45%60%。4.防虫、防霉设备：放置防虫药、防霉剂等，防止档案受到虫害和霉菌的侵害。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：凡是反映卫生院主要职能活动和历史面貌的，对卫生院工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，应列为永久保管。长期保管的档案：凡是反映卫生院一般工作活动，在较长时间内对卫生院工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。短期保管的档案：凡是反映卫生院一般工作活动，在较短时间内对卫生院工作有查考利用价值的档案，保管期限为5年以下。2.各科室兼职档案员在整理档案时，应根据档案的内容和性质，准确确定档案的保管期限，并在档案目录中注明。（四）档案的定期检查1.综合档案室应定期对档案进行检查，一般每年至少进行一次全面检查，每季度进行一次抽查。2.检查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，如发现档案有破损、褪色、霉变、虫蛀等情况，应及时采取措施进行修复或处理。3.对检查情况应进行详细记录，发现问题及时报告，并提出改进措施。五、档案的利用（一）利用范围1.本院职工因工作需要查阅、借阅档案，可在综合档案室办理相关手续后进行查阅、借阅。2.外单位因工作需要查阅本院档案，须持有单位介绍信，经卫生院主管领导批准后，方可查阅。涉及国家机密、商业秘密等重要档案的查阅，应按照国家有关规定办理审批手续。3.患者及其家属因医疗纠纷等原因需要查阅相关病历档案，应按照卫生院有关规定办理查阅手续。（二）利用手续1.查阅档案：查阅者应填写《档案查阅登记表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息，经综合档案室工作人员审核后，方可查阅。查阅档案应在指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案室。如需复印档案，应经综合档案室工作人员同意，并按照规定收取复印费用。2.借阅档案：借阅者应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限等信息，经科室负责人和综合档案室负责人签字批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅者应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、抽换、污损等。借阅期满后，应及时归还档案。（三）利用登记综合档案室应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细登记，包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）者姓名、单位、查阅（借阅）档案名称、编号、查阅（借阅）目的、归还日期等信息。档案利用登记册应妥善保管，以备查阅。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由综合档案室负责人、各科室兼职档案员及相关业务人员组成。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案存毁意见。（二）鉴定原则1.以国家有关法律法规和档案管理行业标准为依据，结合卫生院实际情况，确定档案的存毁。2.对保管期限已满但仍有查考利用价值的档案，应延长保管期限。3.对已失去保存价值的档案，应予以销毁。（三）鉴定方法1.逐卷审查：对到期档案逐卷进行审查，分析档案的内容、价值和保管状况。2.综合评估：结合卫生院的工作需要、历史沿革、未来发展等因素，对档案的价值进行综合评估。3.征求意见：征求各科室对相关档案存毁的意见，确保鉴定结果的准确性和合理性。（四）销毁程序1.经鉴定确需销毁的档案，由档案鉴定工作小组编制《档案销毁清册》，注明档案名称、编号、日期、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁清册》经卫生院主管领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行销毁。销毁档案时，应采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁过程中，应有两人以上在场监销，并在《档案销毁清册》上签字确认。监销人员应将销毁情况记录在案，以备查考。七、电子档案管理（一）电子档案的收集1.各科室在工作中形成的电子文件，应按照规定的格式和存储要求进行收集，确保文件的完整性和可读性。2.电子文件的收集应与纸质文件的收集同步进行，兼职档案员应及时将电子文件移交综合档案室。（二）电子档案的整理1.综合档案室对收集到的电子文件进行整理，按照档案分类方案进行分类，建立电子档案目录数据库。2.对电子文件进行编号、命名，编号应与纸质档案编号一致，命名应简洁明了，反映文件的内容和性质。3.对电子文件进行元数据著录，元数据应包括文件的题名、日期、责任者、格式、大小等信息，以便于检索和利用。（三）电子档案的存储1.电子档案应存储在专用的存储设备上，如磁盘阵列、磁带库等，并定期进行备份，备份数据应异地存放。2.存储设备应具备良好的安全性和可靠性，防止数据丢失和损坏。3.电子档案的存储环境应保持适宜的温度、湿度，避免受到磁场、静电等干扰。（四）电子档案的利用1.本院职工因工作需要查阅、借阅电子档案，可在综合档案室办理相关手续后，通过网络或存储设备进行查阅、借阅。2.外单位查阅电子档案，应按照纸质档案查阅的规定办理审批手续，经综合档案室工作人员同意后，可通过网络传输等方式提供查阅