乙级涉密档案管理制度

PAGE乙级涉密档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司乙级涉密档案的管理，确保档案信息的安全与保密，防止信息泄露，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内涉及乙级涉密档案的收集、整理、保管、利用、销毁等各个环节。（三）基本原则1.安全保密原则：严格采取安全保密措施，确保乙级涉密档案不被非法获取、篡改或泄露。2.全程管控原则：对乙级涉密档案的全生命周期进行有效管理，防止出现管理漏洞。3.合法合规原则：严格遵守国家相关法律法规以及行业标准，确保档案管理工作合法合规。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善乙级涉密档案管理制度，并组织实施。2.指导、监督各部门对乙级涉密档案的管理工作。3.负责乙级涉密档案的收集、整理、归档、保管和提供利用等工作。4.定期对乙级涉密档案进行清查、核对，确保档案的完整性和准确性。（二）产生部门职责1.负责本部门乙级涉密档案的形成、积累和初步整理工作。2.按照档案管理部门的要求，及时将乙级涉密档案移交归档，并确保移交档案的质量。3.对本部门保管的乙级涉密档案进行妥善保管，严格遵守保密规定，防止档案丢失、损坏或泄露。（三）保密管理部门职责1.负责对乙级涉密档案管理工作进行保密监督检查，确保保密制度的有效执行。2.协助档案管理部门做好乙级涉密档案的保密宣传教育工作，提高员工的保密意识。3.对违反乙级涉密档案管理制度的行为进行调查处理，提出处理意见和建议。三、档案的界定与分级（一）乙级涉密档案界定乙级涉密档案是指涉及公司重要商业秘密、技术秘密等，一旦泄露会对公司的利益造成较大损害的档案。具体包括但不限于以下几类：1.公司尚未公开的产品研发资料，包括设计图纸、技术方案、实验数据等。2.公司与客户签订的具有保密条款的合同、协议及相关谈判资料。3.公司的财务预决算报告、重要财务数据等。4.公司内部的管理策略、运营计划等文件。（二）分级依据根据档案所涉及信息的敏感程度、重要性以及对公司利益的影响程度，将乙级涉密档案分为不同级别，具体分级标准由档案管理部门会同相关部门制定，并根据实际情况适时调整。四、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应指定专人负责收集本部门形成的乙级涉密档案，确保档案收集的及时、完整。2.收集过程中，要对档案的真实性、准确性进行初步审核，剔除无关或重复的材料。3.对于电子形式的乙级涉密档案，应及时进行备份，并确保备份数据的安全性。（二）整理规范1.按照档案形成的时间顺序、来源等进行分类整理，保持档案之间的有机联系。2.对每份档案进行编号，编号应具有唯一性，便于查询和管理。3.编制档案目录，目录应包含档案编号、题名、日期、保管期限等信息，确保目录清晰准确。4.对于纸质档案，应使用统一规格的档案盒进行装订，并在档案盒上标明档案类别、编号等信息；对于电子档案，应按照规定的存储格式进行存储，并建立相应的索引。五、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的乙级涉密档案保管库房，库房应具备防盗、防火、防潮、防虫、防鼠等安全设施。2.库房应安装门禁系统，限制无关人员进入，配备监控设备，对库房进行24小时监控。3.库房内的温度、湿度应保持在适宜的范围内，确保档案的安全保存。（二）保管方式1.纸质乙级涉密档案应分类存放于档案架上，排列整齐有序，并定期进行检查，防止档案霉变、损坏。2.电子乙级涉密档案应存储在专用的存储设备上，存储设备应进行加密处理，并定期进行备份，备份数据应异地存放。3.对于重要的乙级涉密档案，应采取特殊的保管措施，如密封保存、专人专管等。（三）保管期限根据档案的性质和重要程度，确定乙级涉密档案的保管期限。保管期限分为短期、中期和长期，具体期限由档案管理部门会同相关部门按照国家有关规定和公司实际情况确定。六、档案的利用（一）利用流程1.公司内部人员因工作需要查阅乙级涉密档案，需填写《乙级涉密档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人审核同意后，报档案管理部门审批。2.档案管理部门对查阅申请进行审批，批准后方可安排查阅，并指定专人负责陪同查阅，确保查阅过程符合保密规定。3.查阅人员只能在规定的查阅场所查阅档案，不得擅自将档案带出查阅场所，不得对档案进行拍照、复印、摘录等操作，确需复制的，应按照规定办理审批手续。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员应对档案进行检查，确保档案完好无损。（二）借阅管理1.因工作需要借阅乙级涉密档案的，需填写《乙级涉密档案借阅申请表》，经所在部门负责人、档案管理部门负责人和保密管理部门负责人审批同意后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[具体期限]，如需延期，应重新办理审批手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在非规定场所存放档案，确保档案安全。4.在借阅期限届满后，借阅人员应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行认真核对，如有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并追究责任。（三）对外提供1.公司因特殊情况需要向外部单位提供乙级涉密档案的，应按照国家有关规定办理审批手续，经公司主要领导批准后方可提供。2.在对外提供档案时，应与接收单位签订保密协议，并明确双方的权利和义务，确保档案信息不被泄露。3.对外提供档案时，应严格控制提供的范围和内容，对提供的档案进行登记备案，跟踪档案的使用情况。七、档案的保密与安全措施（一）人员管理1.对涉及乙级涉密档案管理的工作人员进行严格的背景审查，确保其具备良好的政治素质和保密意识。2.与工作人员签订保密承诺书，明确其保密责任和义务，对违反保密规定的行为进行严肃处理。3.定期对工作人员进行保密培训，提高其保密技能和业务水平。（二）环境管理1.加强对档案保管场所周边环境的安全防范，防止无关人员进入。2.在档案保管场所设置明显的保密标识，提醒工作人员注意保密。3.对档案管理过程中产生的废纸、废磁盘等废弃物，应按照保密规定进行处理，防止信息泄露。（三）技术防范1.采用先进的保密技术设备，如加密软件、防火墙等，对乙级涉密档案进行保护。2.对档案管理系统进行安全防护，定期进行安全检查和漏洞修复，防止黑客攻击和数据泄露。3.建立档案信息安全审计机制，对档案的操作记录进行审计，及时发现和处理异常情况。八、档案的销毁（一）销毁条件1.档案保管期限届满，且已失去保存价值的。2.因其他原因需要销毁的，如档案内容已被新的文件替代，且原档案无继续保存必要的。（二）销毁流程1.档案管理部门定期对达到销毁条件的乙级涉密档案进行清理，编制《乙级涉密档案销毁清单》，清单应包含档案编号、题名来源、保管期限等详细信息。2.将《乙级涉密档案销毁清单》报档案管理部门负责人、保密管理部门负责人和公司主要领导审批。3.审批通过后，由档案管理部门指定专人负责销毁工作，销毁过程应在两人以上监督下进行，确保销毁彻底。4.对于纸质档案，可采用焚烧、粉碎等方式进行销毁；对于电子档案，应采用专业的数据擦除软件进行擦除，并对存储设备进行物理销毁。5.销毁工作完成后，监督人员应在《乙级涉密档案销毁清单》上签字确认，并将销毁清单存档。九、监督与检查（一）内部监督1.档案管理部门定期对乙级涉密档案管理工作进行自查，及时发现和纠正存在的问题。2.公司内部审计部门定期对乙级涉密档案管理情况进行审计，检查档案管理制度的执行情况，发现违规行为及时提出整改意见。（二）外部检查1.积极配合国家有关部门对公司乙级涉密档案管理工作的监督检查，如实提供相关资料和情况。2.根据外部检查提出的意见和建议，及时完善档案管理制度，加强档案管理工作。十、责任追究（一）违规行为界定1.未经批准擅自查阅、借阅、复制乙级涉密档案的。2.违反档案保管规定导致档案丢失、损坏或泄露的。3.在档案利用过程中，违反保密规定，擅自将档案带出规定场所或向无关人员透露档案内容的。4.未按照规定进行档案销毁，导致档案信息泄露的。5.其他违反乙级涉密档案管理制度的行为。（二）责任追究方式1.对于违反乙级涉密档案管理制度的行为，视情节轻重，给予警告、记过、记大