建立生产记录档案制度

PAGE建立生产记录档案制度一、总则（一）目的为加强公司生产管理，规范生产记录行为，确保生产过程的可追溯性，保障产品质量，依据相关法律法规及行业标准，特制定本生产记录档案制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及生产活动的部门、车间及相关岗位。（三）基本原则1.真实性原则：生产记录应如实反映生产过程中的各项活动、数据及信息，不得虚假记录。2.完整性原则：涵盖生产全过程的各个环节，包括原材料采购、生产加工、质量检验、设备运行等，确保记录无遗漏。3.准确性原则：记录的数据、信息应准确无误，避免模糊、歧义或错误的表述。4.及时性原则：生产活动发生后，应及时进行记录，不得拖延，确保记录的时效性。5.保密性原则：对于涉及公司商业机密、技术秘密等敏感信息的生产记录，应严格保密，防止泄露。二、生产记录档案的内容与要求（一）原材料记录1.采购记录记录原材料供应商的名称、地址、联系方式等基本信息。详细记载每次采购的原材料品种、规格、数量、采购日期、采购价格等。附上采购订单、发票等相关凭证的编号及复印件，以备查证。2.检验记录对采购的原材料进行检验的记录，包括检验日期、检验项目（如外观、尺寸、性能指标等）、检验方法、检验结果。检验人员签字确认，如有不合格情况，应详细记录不合格项及处理措施（如退货、换货、让步接收等）。（二）生产过程记录1.生产计划记录每月或每批次生产计划的制定情况，包括产品名称、规格、数量、生产时间安排、生产车间等。记录生产计划的调整情况及原因，确保生产活动按计划有序进行。2.设备运行记录主要生产设备的运行记录，如设备名称、型号、编号、运行时间、开机时间、停机时间、故障情况等。记录设备维护保养情况，包括维护保养日期、维护保养内容、维修人员签字等，确保设备正常运行，保障生产质量。3.工艺执行记录详细记录各生产工序的操作步骤、工艺参数（如温度、压力、时间、速度等）、操作人员等信息。对于关键工序，应重点记录质量控制要点及实际执行情况，确保工艺的严格执行。4.人员操作记录各岗位操作人员的出勤情况，包括姓名、岗位、出勤日期、请假情况等。记录操作人员在生产过程中的操作行为规范执行情况，如是否遵守操作规程、是否正确佩戴劳动防护用品等。（三）质量检验记录1.首件检验记录在每批次生产开始时，对首件产品进行检验的记录，包括检验日期、产品名称、规格、首件编号、检验项目、检验结果、检验人员签字等。首件检验合格后方可进行批量生产，如首件不合格，应记录不合格原因及整改措施，直至首件检验合格。2.巡检记录生产过程中的巡检记录，记录巡检时间、巡检人员、巡检车间、巡检发现的问题及处理情况等。对于发现的质量问题，应及时记录并采取相应措施进行纠正，防止问题扩大影响产品质量。3.成品检验记录每批次成品入库前的检验记录，包括检验日期、产品名称、规格、批量、检验项目、检验方法、检验结果、检验人员签字等。详细记录成品检验中的不合格产品数量、不合格项及处理情况（如返工、返修、报废等），确保入库成品质量符合要求。（四）包装与入库记录1.包装记录产品包装过程的记录，包括包装材料的名称、规格、数量、包装日期、包装人员等。记录包装过程中的质量控制情况，如包装外观是否完好、标识是否清晰准确等。2.入库记录产品入库的记录，包括入库日期、产品名称、规格、批量、入库数量、仓库名称、货位号等。记录入库产品的质量状态（合格、不合格等）及相应处理情况，确保库存产品信息准确。（五）生产环境记录1.温度、湿度记录生产车间内的温度、湿度记录，记录时间间隔应符合生产工艺要求，一般至少每小时记录一次。如温度、湿度超出规定范围，应记录异常情况及采取的调整措施，保证生产环境符合产品生产要求。2.清洁卫生记录生产车间及相关区域的清洁卫生检查记录，包括检查日期、检查人员发现的卫生问题及整改情况等。确保生产环境保持清洁，防止污染产品。三、生产记录档案的管理与保存（一）管理职责1.生产部门负责组织本部门生产记录的填写、收集、整理工作，确保记录的及时、准确、完整。对生产记录的真实性和规范性负责，督促本部门员工严格按照制度要求进行记录。2.质量部门负责对生产记录中的质量检验部分进行审核，确保质量数据的可靠性和准确性。对生产过程中的质量问题及处理情况进行跟踪和分析，为质量改进提供依据。3.档案管理部门负责生产记录档案的统一归档、保管和查阅工作，建立完善的档案管理制度。确保生产记录档案的安全存储，防止档案丢失、损坏或泄露。（二）记录填写规范1.生产记录应使用蓝色或黑色中性笔填写，字迹清晰、工整，不得使用铅笔、圆珠笔或褪色笔填写。2.记录内容应完整、准确，不得有空缺、遗漏或模糊不清的地方。如有错误需要更正，应采用划改方式，并由更正人签字确认。3.各项记录应按照规定的格式和内容进行填写，不得随意更改记录格式或自行添加、删除内容。（三）记录收集与整理1.各岗位操作人员应在每班工作结束后，及时将本班次的生产记录整理好，交至本部门负责人。2.部门负责人对收集到的生产记录进行初步审核，检查记录的完整性和准确性，如有问题及时反馈给操作人员进行更正。3.审核无误后，将生产记录按照类别进行分类整理，如原材料记录、生产过程记录、质量检验记录等，便于后续归档。（四）档案归档1.每月末或每批次生产结束后，档案管理部门负责将整理好的生产记录档案进行归档。2.归档时，应按照时间顺序或产品批次顺序进行排列，编制档案目录，注明档案名称、日期、编号等信息，便于查找和管理。3.生产记录档案应采用纸质档案与电子档案相结合的方式保存，电子档案应进行备份存储，确保数据的安全性和可恢复性。（五）保存期限1.一般生产记录档案的保存期限为[X]年，重要产品或关键生产环节的记录档案保存期限应延长至[X]年以上。2.涉及产品质量追溯、法律法规要求等特殊情况的生产记录档案，应按照相关规定长期保存。（六）查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅生产记录档案时，应填写《生产记录档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应按照申请表的要求提供相应的档案，并做好查阅登记，记录查阅人员姓名、部门、查阅时间、归还时间等信息。3.如需借阅生产记录档案，借阅人应填写《生产记录档案借阅申请表》，经所在部门负责人及档案管理部门负责人审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应重新办理审批手续。4.借阅人应对借阅的生产记录档案妥善保管，不得擅自涂改、损坏、转借或丢失。归还时，档案管理部门应进行认真核对，确保档案完好无损。四、生产记录档案的保密与安全（一）保密措施1.对涉及公司商业机密、技术秘密等敏感信息的生产记录档案，档案管理部门应严格保密，限制查阅权限。2.查阅和借阅此类档案的人员，应签订保密协议，明确保密责任和义务，防止信息泄露。3.在档案存储场所，应采取必要的安全防范措施，如设置门禁系统、安装监控设备等，确保档案的安全。（二）安全管理1.档案管理部门应定期对生产记录档案进行检查，确保档案的存储环境安全，防止档案受潮、发霉、虫蛀等情况发生。2.对于电子档案，应定期进行备份，并检查备份数据的完整性和可用性，防止数据丢失。3.如发生生产记录档案丢失、损坏或泄露等情况，应立即采取措施进行补救，并及时向上级报告，查明原因，追究相关人员责任。五、监督与考核（一）监督检查1.公司定期组织对生产记录档案制度的执行情况进行监督检查，检查内容包括记录的填写、收集、整理、归档、保管、查阅等环节。2.质量部门、档案管理部门等相关职能部门应定期对生产记录档案进行抽查，发现问题及时督促整改。（二）考核机制1.将生产记录档案制度的执行情况纳入员工绩效考核体系，对严格按照制度要求进行记录、档案管理工作表现优秀的部门和个人给予奖励。2.对违反生产记录档案制度的行为，如记