档案资料管理员制度汇编

PAGE档案资料管理员制度汇编一、总则（一）目的为加强公司档案资料管理，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，提高档案资料的利用效率，特制定本制度汇编。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案资料管理工作中的行为规范。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案资料实行集中统一管理，由档案资料管理部门负责收集、整理、保管、利用等工作，确保档案资料的系统性和完整性。2.真实性原则档案资料应如实反映公司各项工作的实际情况，不得篡改、伪造档案资料。3.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案资料进行保密管理，防止档案资料泄露。4.方便利用原则在确保档案资料安全和保密的前提下，应充分考虑档案资料利用的便利性，提高档案资料的利用效率。二、档案资料管理部门职责（一）档案资料管理部门设置公司设立专门的档案资料管理部门，负责公司档案资料的集中管理工作。档案资料管理部门应配备专业的档案管理人员，负责档案资料的日常管理工作。（二）档案资料管理部门职责1.制定和完善档案资料管理制度根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定和完善档案资料管理制度，明确档案资料管理的流程、标准和要求。2.收集和整理档案资料负责收集公司各部门形成的各类档案资料，按照档案资料的分类标准进行整理、编目，确保档案资料的完整性和准确性。3.保管档案资料建立档案资料保管库房，配备必要的保管设备，对档案资料进行妥善保管，确保档案资料的安全。4.提供档案资料利用服务根据公司各部门和员工的需要，提供档案资料查阅、借阅等利用服务，做好档案资料利用登记工作。5.档案资料鉴定和销毁定期对档案资料进行鉴定，对已失去保存价值的档案资料，按照规定程序进行销毁处理。6.档案资料信息化建设推进档案资料信息化建设，建立档案资料管理信息系统，实现档案资料的数字化管理，提高档案资料管理的效率和水平。7.指导和监督各部门档案资料管理工作对公司各部门档案资料管理工作进行指导和监督，确保各部门档案资料管理工作符合公司档案资料管理制度的要求。三、档案资料分类与编号（一）档案资料分类公司档案资料分为以下几类：1.行政管理类包括公司设立、变更、注销等相关文件，公司章程、股东会决议、董事会决议等文件，公司内部管理制度、工作流程、岗位职责等文件，公司行政公文、会议纪要、工作计划、工作总结等文件。2.人力资源类包括员工招聘、培训、考核、薪酬、福利、劳动合同等相关文件，员工档案、人事任免文件、表彰奖励文件、违纪处分文件等。3.财务审计类包括公司财务预算、决算、财务报表、会计凭证、审计报告等文件，税务申报、缴纳等相关文件，财务管理制度、财务审批流程等文件。4.市场营销类包括市场调研、市场分析、市场营销策略、销售合同、客户信息等文件，广告宣传资料、促销活动方案等文件。5.技术研发类包括公司技术研发项目立项、可行性研究报告、技术方案、技术图纸、技术文档等文件，知识产权相关文件，技术研发管理制度、技术创新奖励制度等文件。6.生产管理类包括生产计划、生产调度、生产工艺、质量控制、设备管理等相关文件，生产报表、生产统计分析报告等文件，安全生产管理制度、环境保护管理制度等文件。7.物资采购类包括物资采购计划、采购合同、供应商信息、物资验收报告等文件，物资库存管理、物资盘点等相关文件，物资采购管理制度、物资采购审批流程等文件。8.项目管理类包括公司各类项目立项、可行性研究报告、项目计划、项目进度报告、项目验收报告等文件，项目招投标文件、项目合同等文件，项目管理制度、项目风险管理等文件。9.其他类包括公司对外投资、合作、捐赠等相关文件，公司资质证书、荣誉证书等文件，公司历史沿革、大事记等文件，其他不属于上述分类的档案资料。（二）档案资料编号档案资料编号采用分类编号法，按照档案资料的分类顺序进行编号。编号格式为：[分类代码][流水号]，其中分类代码采用大写字母表示，流水号采用阿拉伯数字表示。例如：行政管理类档案资料编号为：XZ001，人力资源类档案资料编号为：RL001。四、档案资料收集与整理（一）档案资料收集1.收集范围公司各部门应按照档案资料管理部门的要求，及时收集本部门形成的各类档案资料，包括纸质档案资料和电子档案资料。2.收集时间各部门应在档案资料形成后及时收集，并在规定时间内移交档案资料管理部门。一般情况下，纸质档案资料应在次年一季度前移交，电子档案资料应随时移交。3.收集要求各部门收集的档案资料应齐全、完整、准确，字迹清晰，签字盖章手续完备。电子档案资料应格式规范、内容完整，并与纸质档案资料内容一致。（二）档案资料整理1.整理原则档案资料整理应遵循文件形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.整理方法档案资料整理采用分类、编号、编目、装订等方法进行。具体步骤如下：分类：按照档案资料分类标准，对收集的档案资料进行分类。编号：按照档案资料编号规则，对分类后的档案资料进行编号。编目：编制档案资料目录，包括档案资料编号、名称、日期、保管期限等信息。装订：对纸质档案资料进行装订，确保档案资料整齐、牢固。五、档案资料保管（一）保管场所档案资料管理部门应设立专门的档案资料保管库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。库房应配备必要的保管设备，如档案密集架、温湿度计、灭火器、防虫药品等。（二）保管要求1.档案资料上架存放档案资料应按照编号顺序上架存放，便于查找和利用。档案资料应排列整齐，不得随意堆放。2.档案资料标识清晰档案资料架应标明档案资料类别、编号范围等信息，便于识别和管理。3.档案资料定期检查档案资料管理部门应定期对档案资料进行检查，检查内容包括档案资料的完整性、准确性、安全性等。对发现的问题应及时采取措施进行处理。4.档案资料温湿度控制库房应保持适宜的温湿度，温度一般控制在14℃24℃之间，相对湿度一般控制在45%60%之间。（三）档案资料数字化管理1.数字化范围对具有重要保存价值的档案资料进行数字化管理，包括行政管理类、人力资源类、财务审计类、市场营销类、技术研发类、生产管理类、物资采购类、项目管理类等档案资料。2.数字化流程档案资料数字化流程包括档案资料扫描、图像处理、数据挂接、存储备份等环节。具体步骤如下：档案资料扫描：采用专业的扫描设备对档案资料进行扫描，扫描分辨率应不低于200dpi，扫描图像应清晰、完整。图像处理：对扫描后的图像进行去污、裁剪、纠偏、去噪等处理，确保图像质量。数据挂接：将处理后的图像数据与档案资料目录数据进行挂接，建立档案资料数字化索引。存储备份：将数字化后的档案资料存储在服务器或存储设备上，并进行定期备份，确保数据安全。六、档案资料利用（一）利用范围公司各部门和员工因工作需要，可以查阅、借阅公司档案资料。查阅、借阅档案资料应遵守本制度的规定。（二）利用手续1.查阅手续查阅档案资料应填写《档案资料查阅申请表》，注明查阅档案资料的名称、编号、查阅目的等信息，经部门负责人签字同意后，到档案资料管理部门办理查阅手续。档案资料管理部门应根据申请表提供的信息，及时提供档案资料供查阅，并做好查阅登记工作。2.借阅手续借阅档案资料应填写《档案资料借阅申请表》，注明借阅档案资料的名称、编号、借阅期限等信息，经部门负责人签字同意后，到档案资料管理部门办理借阅手续。档案资料管理部门应根据申请表提供的信息，对借阅人进行资格审查，符合借阅条件的，办理借阅手续，并收取借阅押金。借阅人应在规定期限内归还档案资料，档案资料管理部门应及时退还借阅押金。（三）利用要求1.查阅要求查阅档案资料应在档案资料管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案资料带出查阅场所。查阅档案资料时，应爱护档案资料，不得在档案资料上涂改、标记、污损等。2.借阅要求借阅人应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案资料内容。借阅人应在规定期限内归还档案资料，如需延期归还，应提前办理延期手续。如档案资料在借阅期间发生损坏、丢失等情况，借阅人应承担相应的赔偿责任。七、档案资料鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案资料鉴定工作小组，负责档案资料的鉴定工作。鉴定工作小组由档案资料管理部门负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成。（二）鉴定标准档案资料鉴定工作应根据国家有关法律法规和公司实际情况，按照档案资料的保存价值、保管期限等标准进行鉴定。具体鉴定标准如下：1.保存价值档案资料的保存价值分为永久、长期、短期三种。永久保存的档案资料是指对公司具有重要历史意义和长远利用价值的档案资料；长期保存的档案资料是指对公司在一定时期内具有重要利用价值的档案资料；短期保存的档案资料是指对公司在较短时间内具有一定利用价值的档案资料。2.保管期限永久保存的档案资料保管期限为50年以上；长期保存的档案资料保管期限为15年至50年；短期保存的档案资料保管期限为15年以下。（三）鉴定程序1.初步鉴定档案资料管理部门对库存档案资料进行初步鉴定，提出初步鉴定意见，填写《档案资料鉴定意见书》。2.审核鉴定鉴定工作小组对档案资料管理部门提出报告的初步鉴定意见进行审核鉴定，形成审核鉴定意见，填写《档案资料鉴定意见书》。3.审批鉴定档案资料鉴定工作小组将审核鉴定意见报公司领导审批，公司领导根据审批意见做出最终鉴定决定。（四）销毁程序1.编制销毁清册对已失去保存价值的档案资料，档案资料管理部门应编制《档案资料销毁清册》，注明档案资料的名称、编号、日期、保管期限等信息。2.审批销毁《档案资料销毁清册》报公司领导审批，经公司