员工报销流程及规范制度

PAGE员工报销流程及规范制度一、总则1.目的为了加强公司财务管理，规范员工报销行为，确保公司费用支出的合理性、真实性和合法性，特制定本员工报销流程及规范制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工。3.基本原则真实性原则：报销费用必须是实际发生的，且与公司业务相关。合理性原则：报销费用应符合公司的财务政策和相关规定，具有合理性。合法性原则：报销行为必须符合国家法律法规和税务政策的要求。及时性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，不得拖延。二、报销范围1.差旅费员工因公务需要出差，包括国内出差和国外出差，其差旅费包括交通费、住宿费、餐饮费、市内交通费等。差旅费的标准应根据公司的实际情况和相关规定制定，具体标准见《差旅费报销标准》。2.业务招待费员工因业务需要招待客户或合作伙伴，其业务招待费包括餐饮费、住宿费、礼品费等。业务招待费应严格控制，遵循必要、合理、适度的原则，具体标准见《业务招待费报销标准》。3.办公用品费员工因工作需要购买办公用品，如文具、纸张、墨盒、硒鼓等，其费用可凭发票报销。办公用品的采购应遵循公司的采购流程，由专人负责统一采购。4.通讯费员工因工作需要使用手机、固定电话等通讯工具，其通讯费可凭发票报销。通讯费的报销标准应根据公司的实际情况和相关规定制定，具体标准见《通讯费报销标准》。5.培训费员工因参加与工作相关的培训课程，其培训费可凭发票报销。培训费用的报销应提供培训通知、培训发票、培训证书等相关证明材料。6.会议费员工因参加公司组织的会议或自行组织的会议，其会议费包括场地费、餐饮费、住宿费、会议资料费等。会议费用的报销应提供会议通知、会议发票、会议签到表等相关证明材料。7.其他费用员工因工作需要发生的其他费用，如邮寄费、快递费、运输费等，其费用可凭发票报销。其他费用的报销应符合公司的财务政策和相关规定，提供必要的证明材料。三、报销流程1.费用申请员工因工作需要发生费用，应提前填写《费用申请表》，详细说明费用的用途、金额、预计发生时间等信息，并提交给部门负责人审批。部门负责人应根据公司的业务情况和财务政策，对费用申请进行审核，如认为合理，应签字批准；如认为不合理，应提出修改意见或拒绝批准。2.费用报销员工在费用发生后，应及时收集相关的发票、收据等报销凭证，并按照公司的报销要求进行整理和粘贴。员工应填写《费用报销单》，将费用申请、报销凭证等一并提交给财务部门。财务部门应根据公司的财务政策和相关规定，对报销凭证进行审核，如认为符合要求，应签字批准；如认为不符合要求，应提出修改意见或拒绝报销。3.报销审批财务部门审核通过的报销单据，应提交给公司领导进行审批。公司领导应根据公司的财务状况和业务情况，对报销单据进行审批，如认为符合要求，应签字批准；如认为不符合要求，应提出修改意见或拒绝报销。4.报销支付经公司领导审批通过的报销单据，财务部门应及时办理报销支付手续。报销支付方式可根据公司的实际情况选择现金支付、银行转账等方式。四、报销凭证要求1.发票报销必须提供合法有效的发票，发票应符合国家税务部门的规定，包括发票号码、发票代码、开票日期、购买方名称、销售方名称、商品或服务名称、金额、税率、税额等信息。发票应加盖销售方的发票专用章，并确保发票内容真实、完整、清晰。2.收据对于无法取得发票的费用支出，可提供合法有效的收据，但收据应注明收款单位名称、收款日期、收款金额、收款事由等信息，并加盖收款单位的财务专用章或发票专用章。3.其他凭证除发票和收据外，如果费用支出需要提供其他凭证，如合同、协议、文件、报告等，应确保凭证真实、有效、完整，并与报销内容相关。五、报销时间规定1.日常费用报销员工应在费用发生后[X]个工作日内办理报销手续，将报销凭证提交给财务部门。财务部门应在收到报销凭证后的[X]个工作日内完成审核，并提交给公司领导审批。公司领导应在收到报销凭证后的[X]个工作日内完成审批。财务部门应在审批通过后的[X]个工作日内办理报销支付手续。2.差旅费报销员工出差返回后，应在[X]个工作日内办理差旅费报销手续，将报销凭证提交给财务部门。财务部门应在收到报销凭证后的[X]个工作日内完成审核，并提交给公司领导审批。公司领导应在收到报销凭证后的[X]个工作日内完成审批。财务部门应在审批通过后的[X]个工作日内办理报销支付手续。六、报销审批权限1.部门负责人审批权限部门负责人负责审批本部门员工的费用申请和报销单据，审批金额在[X]元以下的费用申请和报销单据。部门负责人应根据公司的业务情况和财务政策，对费用申请和报销单据进行审核，确保费用支出的合理性和真实性。2.公司领导审批权限公司领导负责审批金额在[X]元以上的费用申请和报销单据，以及部门负责人审批通过但公司领导认为需要进一步审核的费用申请和报销单据。公司领导应根据公司的财务状况和业务情况，对费用申请和报销单据进行审批，确保费用支出符合公司的利益和发展需要。七、报销违规处理1.虚假报销员工如有虚假报销行为，一经发现，公司将追回已报销的费用，并视情节轻重给予相应的纪律处分，包括警告、记过、记大过、降职、撤职、开除等。如虚假报销行为涉及违法犯罪的，公司将依法移送司法机关处理。2.逾期报销员工未在规定的时间内办理报销手续，如无正当理由，公司将不再受理其报销申请。如因特殊原因需要逾期报销的，员工应提前向财务部门说明情况，并经财务部门同意后方可办理报销手续。3.其他违规行为员工如有其他违反本制度的报销行为，公司将视情节轻重给予相应的纪律处分，并要求员工承担相应的经