绿化企业档案管理制度

PAGE绿化企业档案管理制度一、总则（一）目的为加强绿化企业档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在企业生产经营、管理决策、技术创新等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本绿化企业及所属各部门、分支机构在各项活动中形成的具有保存价值的各种载体形式的档案。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：企业档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全。2.真实性原则：档案应如实反映企业各项活动的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集企业在各个方面形成的档案，保证档案的齐全配套。4.时效性原则：及时对档案进行整理、归档，确保档案信息的及时有效。5.保密性原则：对涉及企业商业秘密、技术秘密等重要档案，严格保密，防止泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立独立的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责企业档案的集中管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本企业档案管理制度并组织实施。2.负责企业各类档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导、监督和检查企业各部门的档案工作，对兼职档案员进行培训和业务指导。4.负责档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化进程。5.组织档案的编研工作，开发档案信息资源，为企业提供档案利用服务。6.做好档案的安全保管工作，确保档案的实体安全和信息安全。（三）各部门职责1.各部门应指定一名兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理和初步归档工作，并定期向档案管理部门移交。2.兼职档案员应严格按照档案管理部门的要求，做好本部门档案的日常管理工作，确保档案的完整和准确。3.各部门在开展业务活动过程中，应及时将形成的档案材料交兼职档案员进行整理，不得自行留存或销毁。三、档案的收集与归档（一）收集范围1.行政管理类：包括企业设立、变更、注销等相关文件，会议纪要、决议、通知、报告等各类公文，工作计划、总结、统计报表等管理资料。2.人力资源类：员工招聘、培训、考核、晋升、奖惩等相关文件，劳动合同、工资福利、社会保险等人事档案。3.财务审计类：财务预算、决算、报表、凭证、审计报告等文件。4.市场营销类：市场调研、营销策划、广告宣传、客户资料等文件。5.技术研发类：绿化项目规划设计方案、技术标准、操作规程、科研成果、专利等文件。6.工程建设类：绿化工程招投标文件、施工合同、施工图纸、工程变更记录、竣工验收报告等文件。7.物资采购类：物资采购计划、合同、供应商资料、采购发票等文件。8.其他类：企业荣誉证书、资质证书、对外合作协议、法律诉讼文件等具有保存价值的文件。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，确保档案材料及时、完整地收集上来。2.收集的档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对电子文件应同时收集其元数据等相关信息，确保电子文件的可读性和可利用性。（三）归档程序1.兼职档案员对收集到的档案材料进行分类整理，按照档案管理部门规定的归档范围和保管期限进行初步分类。2.整理后的档案材料应编制目录，填写卷内文件目录表，注明文件名称、日期、文号、责任者等信息。3.兼职档案员定期将整理好的档案材料移交档案管理部门，档案管理部门进行复查和进一步整理后，按照规定进行装订、编目、上架归档。四、档案的整理与分类（一）整理原则档案整理应遵循文件形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.采用年度机构保管期限分类法。即先按年度分开，再按机构（部门）分类，最后按保管期限分类。2.保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。（三）整理要求1.对归档的档案材料进行系统排列，去除重复、无用的文件。2.对破损的文件进行修复，对字迹模糊或易褪色的文件进行复制。3.按照档案装订要求，将文件材料装订成册，左侧装订，不掉页、不倒页、不压字。4.编制档案编号，档案编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。五、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等条件。2.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案装具等。（二）档案装具1.档案应使用符合国家标准的档案柜、档案架等装具进行存放，装具应坚固耐用、排列整齐。2.对电子档案应使用专用的存储设备进行存储，并定期进行备份，存储设备应标明档案内容、存储时间等信息。（三）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的实体安全。2.对库存档案进行温湿度监测，保持库房温湿度适宜，一般温度控制在14℃24℃，相对湿度控制在45%60%。3.对发现的档案损坏、霉变等问题，应及时采取措施进行处理，并做好记录。4.严格执行档案借阅制度，防止档案丢失或损坏。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、客观公正、慎重对待的原则，确保鉴定结果准确可靠。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成，负责对档案进行鉴定。（三）鉴定内容1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面审查，判断其是否具有保存价值。2.根据档案的保管期限规定，确定档案的保管期限是否合理。（四）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，列出需要鉴定的档案清单。2.鉴定工作小组对需要鉴定的档案进行逐一审查，提出鉴定意见。3.对已失去保存价值的档案，填写档案销毁审批表，经企业主管领导批准后进行销毁。（五）销毁要求1.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并严格执行监销制度。2.销毁档案时，应确保档案信息彻底销毁，不得泄露。3.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字确认。七、档案的利用（一）利用原则档案利用应遵循依法依规、手续完备、确保安全的原则，保障档案信息的合理利用。（二）利用范围1.企业内部各部门因工作需要查阅档案。2.企业外部相关单位因业务往来、合作交流等需要查阅档案。3.司法机关因办案需要查阅档案。（三）利用手续1.企业内部人员查阅档案，需填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.企业外部人员查阅档案，需持有单位介绍信或相关证明材料，填写档案查阅申请表，经企业主管领导签字同意后，到档案管理部门查阅。3.司法机关查阅档案，需出具相关法律文书，经企业主管领导签字同意后，档案管理部门按照规定提供查阅服务。（四）利用方式1.档案管理人员应根据利用者的需求，提供档案原件或复印件，并做好登记。2.对涉及企业商业秘密、技术秘密等重要档案，应严格按照保密规定进行利用，限制查阅范围和使用方式。3.档案利用者不得擅自涂改、抽取、撤换、损坏档案，不得在档案上圈划、批注、污损。八、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）信息化管理要求1.对企业各类档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.电子档案应与纸质档案同步归档，确保两者内容一致。3.档案信息化管理系统应具备档案录入、查询、借阅、统计、鉴定、销毁等功能，实现档案管理的自动化和网络化。4.加强对电子档案的安全管理，采取加密、备份、防病毒等措施，确保电子档案的安全。（三）信息化管理流程1.档案管理人员将纸质档案进行数字化扫描，形成电子文件。2.对电子文件进行元数据采集、整理和标注，确保电子文件的完整性和可读性。3.将整理好的电子文件上传至档案信息化管理系统，进行分类存储和编目。4.利用者通过档案信息化管理系统进行档案查询和借阅申请，档案管理人员进行审核和处理。九、档案管理人员职责（一）档案管理人员基本要求1.具备档案管理专业知识和技能，熟悉档案管理工作流程和相关法律法规。2.具有较强的责任心和保密意识，认真履行档案管理职责。3.熟练掌握计算机操作技能，能够运用档案信息化管理系统进行档案管理工作。（二）档案管理人员岗位职责1.负责档案的日常收集、整理、归档、保管、统计等工作。2.按照规定提供档案利用服务，做好档