体校档案室管理制度

PAGE体校档案室管理制度一、总则（一）目的为加强体校档案室管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在体校教学、训练、管理等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于体校各部门及全体教职员工。（三）档案定义本制度所指档案是体校在各项工作活动中形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：体校档案室对全校档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则：归档的档案必须是真实反映体校各项工作实际情况的原始材料。3.完整性原则：保证档案的齐全完整，不遗漏重要文件和信息。4.保密性原则：严格遵守国家保密法规，对涉及国家机密、学校机密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案室设置体校设立独立的档案室，配备专职档案管理人员，档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全保管条件。（二）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，建立健全体校档案管理制度。2.负责全校各类档案的收集、整理、归档、保管、统计和利用工作。3.对各部门档案工作进行监督、指导和检查，组织档案业务培训。4.开发档案信息资源，为体校教学、训练、管理等工作提供档案信息服务。5.做好档案的鉴定、销毁工作，确保档案的质量和安全。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理规章制度，认真履行岗位职责。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、编目、上架、保管等。3.积极开展档案信息开发利用工作，为利用者提供优质服务。4.定期对档案进行清查、核对，确保档案的完整和安全。5.参加档案业务培训，不断提高业务水平。三、档案的收集与归档（一）收集范围1.党群工作类：包括党组织建设、宣传教育、纪检监察、工会、共青团等方面的文件材料。2.行政管理类：包括学校行政事务管理、人事管理、财务管理、后勤管理等方面的文件材料。3.教学管理类：包括教学计划、教学大纲、教案、教材、教学评估、学生成绩等方面的文件材料。4.训练管理类：包括训练计划、训练方案、运动员档案、比赛成绩等方面的文件材料。5.科研管理类：包括科研项目申报、研究成果、学术论文等方面的文件材料。6.场馆设施类：包括场馆建设、维修、使用等方面的文件材料。7.设备器材类：包括设备采购、验收、使用、报废等方面的文件材料。8.声像档案类：包括学校重大活动、训练比赛、师生风采等方面的照片、录像、录音等声像资料。9.实物档案类：包括学校获得的奖杯、奖牌、荣誉证书等实物。（二）归档要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.归档的文件材料应齐全完整、真实准确、字迹清晰、签署完备。3.归档文件材料应按照分类方案进行整理，遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。4.归档文件材料应在次年上半年完成整理归档工作，并移交档案室。（三）收集程序1.各部门在工作活动中形成的文件材料，由部门兼职档案员负责收集、整理。2.兼职档案员对收集到的文件材料进行初步整理，按照归档要求进行分类、编号、编目。3.每年上半年，兼职档案员将整理好的档案移交档案室，档案室进行审核、接收。四、档案的整理（一）整理原则遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.采用年度机构保管期限分类法。2.年度：以文件形成的自然年度为依据进行分类。3.机构：按照体校内部机构设置进行分类。4.保管期限：根据文件的保存价值，分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。（三）整理步骤1.装订：对归档的文件材料进行装订，去除金属物，保持文件的整齐美观。2.分类：按照分类方法对文件进行分类。3.编号：对每一份文件进行编号，编号应具有唯一性。4.编目：编制文件目录，包括文件编号、责任者、文号、题名、日期、页数、保管期限等项目。5.装盒：将整理好的文件装入档案盒，并在档案盒上标明年度、机构、保管期限、起止件号等信息。五、档案的保管（一）保管条件1.档案室应配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备、温湿度调节设备等。2.档案室应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒。3.档案室应控制温湿度，温度保持在14℃24℃之间，相对湿度保持在45%60%之间。（二）档案上架1.档案应按照分类顺序上架存放，便于查找和利用。2.档案架应标明档案类别、年度、保管期限等信息。（三）档案清查1.档案室应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查。2.清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，发现问题及时处理。3.清查结果应形成书面报告，报学校领导和上级档案管理部门。（四）档案统计1.档案室应建立档案统计制度，对档案的收进、移出及保管情况进行统计。2.统计报表应准确、及时、完整，定期报送学校领导和上级档案管理部门。六、档案的利用（一）利用原则1.依法利用原则：档案利用应遵守国家法律法规和学校档案管理制度。2.服务为本原则：以服务体校教学、训练、管理等工作为宗旨，积极为利用者提供档案信息服务。3.安全保密原则：在档案利用过程中，要确保档案的安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。（二）利用范围1.本校教职员工因教学、训练、管理等工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅与本校相关的档案，但须经学校领导批准。3.涉及个人权益的档案，本人可凭有效证件查阅。（三）利用手续1.本校教职员工查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案室查阅。2.外单位查阅档案，需持单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，经学校领导批准后，到档案室查阅。3.查阅档案应在档案室指定地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出档案室。如需复印或摘录档案内容，需经档案室管理人员同意。4.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案。（四）利用登记档案室应对档案利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、查阅时间、查阅内容、利用目的等信息。登记册应妥善保管，以备查考。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定原则：档案室应定期对档案进行鉴定，一般每五年进行一次全面鉴定。2.全面审查原则：对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面审查，准确判定档案的保存价值。3.集体鉴定原则：成立档案鉴定小组，由档案室管理人员、相关部门负责人及业务骨干组成，对档案进行集体鉴定。（二）鉴定标准1.永久保存的档案：凡是反映体校主要职能活动和基本历史面貌的，对体校工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，应列为永久保存。2.长期保存的档案：凡是在相当长的时间内体校需要查考利用的档案，应列为长期保存。3.短期保存的档案：凡是在较短时间内体校需要查考利用的档案，应列为短期保存。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行审核，提出销毁意见，编制《档案销毁清册》。