机械图纸档案管理制度

PAGE机械图纸档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司机械图纸档案的管理，确保图纸档案的完整性、准确性和安全性，提高图纸档案的利用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有机械图纸档案的管理，包括但不限于产品设计图纸、工艺图纸、工装图纸等。（三）管理原则1.集中统一管理原则：公司机械图纸档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责。2.分类管理原则：按照图纸的类别、专业、项目等进行分类管理，便于查找和利用。3.安全保密原则：确保图纸档案的安全，防止图纸的泄露、丢失和损坏，对涉及公司机密的图纸严格保密。4.高效利用原则：充分发挥图纸档案的作用，提高工作效率，为公司的生产经营和技术创新提供支持。二、图纸档案的归档（一）归档范围1.产品设计阶段形成的各类图纸，包括方案图、草图、正式设计图等。2.工艺设计过程中产生的工艺流程图、工艺卡片、工装设计图等。3.生产过程中使用的各类工装图纸，如模具、夹具、量具等设计图纸。4.与机械产品相关的技术文件、标准规范等。（二）归档要求1.图纸应清晰、完整，签字盖章齐全。2.图纸应按照规定的格式和标准绘制，图面整洁，线条清晰。3.图纸的编号应规范、统一，便于查找和管理。4.归档的图纸应附带相关的技术文件和说明，如设计计算书、技术要求等。（三）归档流程1.设计部门或相关项目负责人在图纸完成后，对图纸进行自检，确保图纸符合归档要求。2.将自检合格的图纸提交给档案管理部门，同时填写图纸归档清单，注明图纸名称、编号、所属项目、日期等信息。3.档案管理部门对提交的图纸进行审核，检查图纸的完整性、准确性和规范性，对不符合要求的图纸退回设计部门或相关项目负责人进行修改。4.审核通过的图纸由档案管理部门进行分类整理、编号，并按照规定的存储方式进行归档。三、图纸档案管理部门及职责（一）档案管理部门公司设立专门的档案管理部门，负责机械图纸档案的统一管理工作。（二）职责1.制定和完善机械图纸档案管理制度，并组织实施。2.负责图纸档案的收集、整理、分类、编号、存储、保管和利用等工作。3.建立图纸档案管理台账，记录图纸档案的出入库情况、借阅情况等。4.定期对图纸档案进行清查和盘点，确保图纸档案的安全和完整。5.对图纸档案的利用情况进行统计和分析，为公司的决策提供参考依据。6.负责对涉及公司机密的图纸档案进行保密管理，制定保密措施，防止图纸的泄露。7.配合公司内部各部门及外部单位对图纸档案的查询、借阅等工作，提供必要的服务和支持。四、图纸档案的存储与保管（一）存储方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行存储。纸质图纸应存放在专门的档案柜中，按照类别和编号顺序排列，便于查找。2.电子图纸应存储在服务器或专用存储设备上，建立电子档案库，按照电子文件管理的相关规定进行分类存储和管理。（二）保管环境1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家相关标准要求。2.档案柜应定期进行检查和维护，防止生锈、变形等情况发生。对于存放重要图纸的档案柜，应采取必要的防盗、防火、防潮等措施。3.电子档案库应配备完善的安全防护设施，如防火墙、杀毒软件等，防止电子图纸数据的丢失、损坏和泄露。（三）保管期限1.机械图纸档案的保管期限应根据其重要程度和使用价值确定，一般分为短期、中期和长期保管。2.短期保管期限为15年，适用于一般性的技术文件和临时使用的图纸。3.中期保管期限为515年，适用于重要的工艺文件、工装图纸等。4.长期保管期限为15年以上，适用于产品设计图纸、核心技术文件等具有重要价值的图纸档案。（四）档案清查与盘点1.档案管理部门应定期对图纸档案进行清查和盘点，每年至少进行一次全面清查。2.清查内容包括图纸档案的数量、完整性、准确性、存储状况等，对清查中发现的问题应及时进行处理。3.盘点结果应形成书面报告，报公司主管领导审核，并对存在的问题提出整改措施和建议。五、图纸档案的借阅与使用（一）借阅范围公司内部各部门因工作需要，可借阅机械图纸档案。外部单位因业务合作等原因需要借阅图纸档案的，须经公司主管领导批准。（二）借阅流程1.借阅人填写图纸档案借阅申请表，注明借阅图纸的名称、编号、所属项目、借阅目的、借阅期限等信息。2.将申请表提交给所在部门负责人审核签字，然后交档案管理部门审批。3.档案管理部门根据借阅申请表进行审核，对于符合借阅条件的，予以批准，并办理借阅手续。4.借阅人凭借阅证到档案管理部门领取图纸档案，借阅证应妥善保管，不得转借他人。（三）借阅期限1.一般情况下，图纸档案的借阅期限不得超过15个工作日。如需延长借阅期限，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延期。2.对于涉及公司机密的图纸档案，借阅期限应严格控制，原则上不得超过7个工作日。（四）使用规定1.借阅人应妥善保管借阅的图纸档案，不得擅自涂改、损坏、转借或丢失。如发现图纸档案有损坏或丢失情况，应及时向档案管理部门报告，并承担相应的责任。2.借阅的图纸档案只能用于借阅申请表中注明的用途，不得另作他用。如需复印或复制图纸档案，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。3.借阅人在使用图纸档案过程中，应遵守公司的保密制度，不得将图纸档案泄露给无关人员。（五）归还要求1.借阅人应在规定的借阅期限内归还图纸档案，如需延期应提前办理手续。2.归还的图纸档案应保持完好无损，如有损坏或丢失，借阅人应负责修复或赔偿。3.档案管理部门在收到归还的图纸档案后，应进行检查核对，确认无误后办理归还手续，并在借阅申请表上注明归还日期。六、图纸档案的保密管理（一）保密范围1.涉及公司产品核心技术、工艺流程、技术秘密等方面的机械图纸档案。2.公司尚未公开的新产品设计图纸、研发项目图纸等。3.其他经公司认定为机密的图纸档案。（二）保密措施1.档案管理部门应建立健全图纸档案保密制度，明确保密责任和保密要求。2.对涉及机密的图纸档案，应单独存放，并采取加密存储、限制访问等措施。3.接触机密图纸档案的人员应签订保密协议，明确保密义务和违约责任。4.在图纸档案的借阅、使用、传递等过程中，应严格遵守保密规定，采取必要的保密措施，防止图纸档案的泄露。5.加强对档案管理人员及相关工作人员的保密教育和培训提高保密意识和防范能力。（三）保密监督与检查1.公司应定期对图纸档案的保密情况进行监督检查，发现问题及时整改。2.对于违反保密制度的行为，应依法依规追究相关人员的责任。七、图纸档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的机械图纸档案信息化管理系统，实现图纸档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高图纸档案管理的效率和水平。（二）信息化管理系统功能1.图纸档案录入功能：能够将纸质图纸档案和电子图纸档案准确录入系统，建立电子档案数据库。2.检索查询功能：提供多种检索方式，如按图纸编号、名称、所属项目、日期等进行快速检索，方便用户查找所需图纸档案。3.借阅管理功能：实现图纸档案借阅流程的信息化管理，包括借阅申请、审批、登记、归还等环节的记录和跟踪。4.统计分析功能：对图纸档案的利用情况、借阅情况、保管期限等进行统计分析，生成各类报表和图表，为公司决策提供数据支持。5.安全管理功能：设置不同的用户权限，对机密图纸档案进行加密存储和访问控制，确保图纸档案的安全。（三）数据备份与维护1.定期对电子图纸档案数据进行备份，备份数据应存储在不同的存储介质上，并异地存放。2.建立数据维护机制，定期对信息化管理系统进行维护和升级，确保系统的正常运行。3.对数据备份进行定期检查和恢复测试，确保在数据丢失或损坏时能够及时恢复。八、图纸档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则根据图纸档案的保管期限、使用价值、保密要求等因素，定期对图纸档案进行鉴定，确定其是否需要继续保存。（二）鉴定组织成立由档案管理部门、技术部门、相关业务部门等人员组成的图纸档案鉴定小组，负责图纸档案的鉴定工作。（三）鉴定流程1.档案管理部门根据图纸档案的保管期限和实际情况，提出需要鉴定的图纸档案清单。2.鉴定小组对清单中的图纸档案进行逐一审查，根据鉴定原则确定其是否需要继续保存。3.对于确定需要销毁的图纸档案，鉴定小组应出具鉴定报告，说明销毁的原因和依据。4.鉴定报告经公司主管领导批准后，档案管理部门按照规定的程序进行销毁。（四）销毁方式1.对于纸质图纸档案，应采用粉碎、焚烧等方式