档案监督管理科制度

PAGE档案监督管理科制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司档案监督管理科及公司各部门档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案实行集中统一管理，档案监督管理科负责对公司各类档案进行统一收集、整理、保管、鉴定、统计和利用。2.真实性原则档案应如实反映公司各项工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则全面收集公司在各项活动中形成的具有保存价值的文件材料，保证档案的齐全完整。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止泄密。二、档案管理职责（一）档案监督管理科职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司档案管理规章制度并组织实施。2.负责公司各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作。3.建立健全公司档案管理信息系统，对档案进行信息化管理，提高档案管理效率和服务水平。4.定期对公司档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已到保管期限的档案提出处置意见。5.负责公司档案的安全保管，做好档案库房的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案安全。6.积极开展档案利用工作，为公司各项工作提供档案信息支持，按规定做好档案查阅、借阅登记工作。7.组织开展公司档案业务培训，提高公司档案管理人员的业务素质。8.对公司各部门档案管理工作进行监督检查，指导各部门做好档案收集、整理、保管等工作。（二）各部门档案管理职责1.各部门应指定专人负责本部门档案管理工作，确保档案管理工作的顺利开展。2.负责收集、整理本部门在工作中形成的各类文件材料，按规定定期向档案监督管理科移交。3.严格遵守公司档案管理规章制度，做好本部门档案的保管和安全保密工作。4.积极配合档案监督管理科开展档案利用工作，提供必要的档案信息。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司设立、变更、注销等过程中形成的文件材料，如营业执照、公司章程、股东会决议等。2.公司各项业务活动中形成的文件材料，包括合同协议、项目文件、业务报表等。3.公司行政管理工作中形成的文件材料，如公文、会议纪要、工作计划与总结等。4.公司财务工作中形成的文件材料，如会计凭证、账簿、财务报表等。5.公司人力资源管理工作中形成的文件材料，如员工档案、招聘文件、培训记录等。6.公司科技研发工作中形成的文件材料，如科研项目立项报告、研究成果报告、技术文件等。7.公司固定资产管理工作中形成的文件材料，如资产购置合同、资产清单、资产处置文件等。8.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应及时将本部门在工作中形成的文件材料进行收集整理，确保文件材料的齐全完整。2.对于重要文件材料，应一式两份，一份留存本部门，一份及时移交档案监督管理科。3.收集的文件材料应字迹清晰、签署完整、格式规范，严禁使用圆珠笔、铅笔等不耐久书写工具书写。（三）整理方法1.档案监督管理科按照档案的形成来源、时间、内容等因素进行分类整理。2.分类采用年度机构保管期限分类法，即先按年度分开，再按机构分类，最后按保管期限划分。3.对每份文件材料进行编号、编目，编制档案目录，以便于查找和利用。4.对破损、褪色的文件材料进行修复或复制，确保档案的质量。四、档案的保管（一）库房建设与管理1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的地点，确保档案安全。2.库房应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，并根据档案类别和保管期限进行合理排列。3.库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案受到污染和损坏。（二）档案存储1.档案应按照分类编号顺序存放，便于查找和管理。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份，确保数据安全。3.对磁性载体档案，应定期进行检查，防止数据丢失或损坏。（三）安全防护措施1.安装防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，如火灾自动报警系统、监控系统、除湿机、防虫药、鼠夹等。2.建立档案安全检查制度，定期对档案库房进行安全检查，及时发现和消除安全隐患。3.加强对档案管理人员的安全教育，提高安全意识，确保档案管理工作安全有序进行。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案监督管理科定期对公司档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.鉴定工作应组成鉴定小组，由档案监督管理科人员和相关业务部门人员组成，对档案进行逐卷审查。3.根据档案的内容、来源、时间等因素，综合判断档案的保存价值，确定保管期限，分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。（二）销毁工作1.对已到保管期限且无保存价值的档案，由档案监督管理科提出销毁意见，报公司领导批准。2.销毁档案应编制销毁清册，注明档案的名称、数量、保管期限等信息。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁工作的彻底性和保密性。4.监销人员应在销毁清册上签字，销毁清册应永久保存。六、档案的利用（一）查阅利用1.公司内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到档案监督管理科查阅。2.档案监督管理科应根据申请内容，提供相应的档案，并做好查阅登记工作，记录查阅人姓名、查阅时间、查阅内容等信息。3.查阅档案时，应在档案监督管理科指定的地点进行，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。（二）借阅利用1.公司内部人员因特殊原因需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等，经所在部门负责人和档案监督管理科负责人签字同意后，办理借阅手续。2.档案监督管理科应根据申请内容，提供相应的档案，并做好借阅登记工作，记录借阅人姓名、借阅时间、借阅期限、归还时间等信息。3.借阅档案的期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复印、拍照、传播档案内容。5.借阅人员归还档案时，档案监督管理科应认真检查档案的完整性和安全性，如有损坏或丢失，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。（三）对外提供利用1.公司外部单位或个人因工作需要查阅或利用公司档案，应填写《档案对外提供利用申请表》，注明查阅或利用目的、查阅或利用内容等，经公司领导批准后，到档案监督管理科办理查阅或利用手续。2.档案监督管理科应根据公司领导的批示，提供相应的档案，并做好查阅或利用登记工作，记录查阅或利用人姓名、单位、查阅或利用时间、查阅或利用内容等信息。3.对外提供利用档案时，应严格遵守国家有关保密法律法规，确保档案信息安全。如需复印、拍照、摘录档案内容，应经档案监督管理科负责人批准，并在指定地点进行。4.查阅或利用结束后，档案监督管理科应及时收回档案，并进行核对检查。七、档案信息化管理（一）信息化建设规划1.档案监督管理科应制定公司档案信息化建设规划，明确信息化建设的目标、任务、步骤和保障措施。2.信息化建设规划应根据公司档案管理工作的实际需求和发展趋势，结合信息技术的发展应用，合理确定信息化建设的内容和方向。（二）档案数字化1.对公司重要的纸质档案应进行数字化处理，建立电子档案数据库。2.档案数字化应按照相关标准和规范进行，确保数字化档案的质量和安全。3.数字化档案应进行备份存储，备份存储方式应采用异地存储等多种方式，确保数据安全。（三）档案信息系统建设1.建立公司档案信息管理系统，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等业务流程的信息化管理。2.档案信息系统应具备档案录入、查询、借阅、统计分析等功能，方便档案管理人员和利用人员使用。3.加强档案信息系统的安全管理，设置用户权限，防止信息泄露和非法访问。（四）电子档案管理1.电子档案应按照档案管理的相关规定进行分类、编号、编目等管理。2.建立电子档案元数据管理机制，确保电子档案元数据的完整、准确、规范。3.定期对电子档案进行检查和维护，确保电子档案的可读性和可用性。八、档案统计与移交（一）档案统计1.档案监督管理科应建立档案统计制度，定期对公司档案的数量、种类、保管期限等进行统计分析。2.统计报表应及时、准确、完整，统计数据应真实可靠。3.通过档案统计分析，掌握公司档案管理工作的现状和发展趋势，为档案管理决策提供依据。