设计院档案文件管理制度

PAGE设计院档案文件管理制度一、总则（一）目的为加强设计院档案文件管理，确保档案文件的完整、准确、系统和安全，便于档案文件的查阅、利用和保管，充分发挥档案文件在设计院各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于设计院各部门及全体员工在工作中形成的各类档案文件的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：设计院档案文件实行集中统一管理，由院综合档案室负责全院档案文件的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则：档案文件应如实反映设计院各项工作的实际情况，确保档案文件的真实性和可靠性。3.完整性原则：全面收集设计院在各个工作环节中形成的各类档案文件，保证档案文件的完整性。4.规范性原则：档案文件的管理应遵循国家有关法律法规和行业标准，确保档案文件管理工作的规范化和标准化。二、档案文件管理职责（一）综合档案室职责1.贯彻执行国家有关档案文件管理的法律法规和方针政策，制定设计院档案文件管理制度并组织实施。2.负责全院档案文件的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，建立健全档案文件管理台账。3.负责档案文件的保管和保护工作，确保档案文件的安全，防止档案文件的损坏、丢失和泄密。4.负责档案文件的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案文件进行鉴定和销毁。5.负责档案文件的查阅、借阅服务工作，按照规定办理档案文件查阅、借阅手续，及时提供所需档案文件。6.负责档案文件的统计工作，定期对档案文件的收进、移出、保管、利用等情况进行统计和分析。7.负责组织开展档案文件管理的业务培训和宣传工作，提高全院员工的档案文件管理意识和业务水平。8.负责向有关部门和单位移交应归档的档案文件，并做好交接手续。（二）各部门职责1.负责本部门档案文件的收集、整理和初步分类工作，确保本部门档案文件的齐全、完整。2.按照设计院档案文件管理制度的要求，定期将本部门整理好的档案文件移交综合档案室。3.配合综合档案室做好档案文件的查阅、借阅等利用工作，并如实提供相关信息。4.负责本部门兼职档案员的管理和培训工作，指导兼职档案员做好档案文件管理工作。（三）兼职档案员职责1.在本部门负责人的领导下，负责本部门档案文件管理的具体工作。2.按照档案文件管理的要求，及时收集、整理本部门的档案文件，做好档案文件的分类、编目等基础工作。3.协助综合档案室做好档案文件的移交、查阅、借阅等工作，确保档案文件的安全和有效利用。4.定期对本部门档案文件的管理情况进行自查，发现问题及时整改，并向综合档案室报告。三、档案文件的收集与整理（一）收集范围1.设计院在工程设计、项目管理、技术研发、行政管理、党群工作等各项工作中形成的具有保存价值的文件材料，包括纸质文件、电子文件、图纸、图表、数据等。2.上级主管部门下发的与设计院工作相关的文件、通知、指示等。3.设计院与外部单位签订的合同、协议、招投标文件等。4.设计院在各类会议、活动中形成的文件材料，如会议纪要、工作报告、发言稿等。5.设计院员工个人在工作中形成的具有代表性的文件材料，如设计成果、科研报告、获奖证书等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案文件的收集工作，确保档案文件的及时收集和齐全完整。2.收集的档案文件应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章等手续齐全。3.电子文件应采用通用格式存储，并确保其真实性、完整性和可读性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系。2.区分文件材料的不同价值，便于保管和利用。3.便于档案文件的整理、编目、装订、上架等操作。（四）整理方法1.分类：按照设计院的工作职能和档案文件的内容，将档案文件分为工程设计档案、项目管理档案（包括项目前期文件、项目实施过程文件、项目竣工验收文件等）、技术研发档案、行政管理档案、党群工作档案等类别。每个类别下再根据档案文件的具体内容和形成时间等因素进行细分。2.编号：对整理好的档案文件进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。编号可采用“年度+类别代码+流水号”的方式，例如：2023SJ001，表示2023年工程设计类档案的第1份文件。3.编目：编制档案文件目录，目录应包括档案文件的编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，确保目录信息准确、完整。4.装订：对纸质档案文件进行装订，装订应整齐、牢固，便于翻阅和保管。四、档案文件的保管（一）保管场所1.综合档案室应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应配备必要的保管设备，如档案密集架、温湿度计、空调、除湿机、防虫药品、消防器材等。（二）保管要求1.档案文件应按照分类编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.对电子档案文件应进行备份存储，备份介质应定期进行检查和维护，确保数据的安全。3.建立档案文件保管台账，详细记录档案文件的收进、移出、保管期限、存放位置等信息，并定期进行核对和更新。4.定期对档案库房进行检查和清理，及时发现并处理档案文件保管过程中出现的问题，如档案文件的霉变、破损、丢失等。（三）保管期限1.档案文件的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管：凡是反映设计院主要职能活动和历史面貌的，对设计院和国家具有长远利用价值的档案文件，应永久保管。如设计院的重要规章制度、重大项目设计成果、重要会议记录、上级主管部门的重要批示等。3.长期保管：凡是在较长时间内对设计院工作有查考利用价值的档案文件，应长期保管。保管期限一般为15年至50年。如一般项目设计档案、一般性行政管理文件材料等。短期保管：凡是在较短时间内对设计院工作有查考利用价值的档案文件，应短期保管。保管期限一般为5年至15年。如临时性工作文件、一般性业务往来文件等。（四）档案鉴定1.综合档案室应定期对已到保管期限的档案文件进行鉴定，确定档案文件是否应予继续保存、销毁或延长保管期限。2.档案鉴定工作应组成鉴定小组，由综合档案室负责人、相关业务部门人员和档案管理人员等组成。鉴定小组应按照档案鉴定的标准和方法进行鉴定，并形成鉴定意见。3.对拟销毁的档案文件，应编制销毁清册，经院领导审批后，按照规定程序进行销毁。销毁清册应永久保存。五、档案文件的查阅与借阅（一）查阅规定1.本院员工因工作需要查阅档案文件的，应填写《档案文件查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室查阅。2.查阅档案文件时，应在综合档案室指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案文件带出档案室。如需复印或摘录档案文件内容的，应经综合档案室管理人员同意，并按照规定办理相关手续。3.查阅机密级以上档案文件的，应经院主管领导批准，并严格遵守保密规定。（二）借阅规定1.本院员工因工作需要借阅档案文件的，应填写《档案文件借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室办理借阅手续。2.借阅档案文件的期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限的，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案文件，不得转借他人，不得擅自涂改、伪造、损毁档案文件。借阅期满后，应及时归还档案文件。4.外单位人员因工作需要查阅或借阅本院档案文件的，应持有单位介绍信，经院主管领导批准后，按照本院查阅或借阅规定办理相关手续。（三）利用登记综合档案室应对档案文件的查阅、借阅情况进行详细登记，登记内容包括查阅或借阅日期、查阅或借阅人员姓名、部门、查阅或借阅内容、查阅或借阅期限等信息。利用登记应定期进行统计和分析，以便掌握档案文件的利用情况。六、档案文件的信息化管理（一）信息化建设目标逐步建立完善的设计院档案文件信息化管理系统，实现档案文件的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案文件管理的效率和水平。（二）数字化处理1.对纸质档案文件进行数字化扫描，扫描分辨率应符合国家有关标准要求，确保扫描图像清晰可读。2.对扫描后的电子文件进行图像处理、数据挂接等工作，建立电子档案文件数据库。3.电子档案文件应按照档案文件的分类编号进行命名和存储，确保电子档案文件与纸质档案文件的一致性和关联性。（三）信息化系统功能1.档案文件录入：实现档案文件基本信息的录入，包括编号、题名、日期、责任者、保管期限等。2.检索查询：提供多种检索方式，如按编号、题名、日期、责任者等进行检索，方便快捷地查找所需档案文件。3.借阅管理：实现档案文件借阅申请、审批、登记、归还等流程的信息化管理。4.统计分析：对档案文件的收进、移出、保管、利用等情况进行统计分析，生成各类统计报表。5.安全管理：设置用户权限管理功能，确保档案文件信息的安全，防止未经授权的访问和操作。（四）数据备份与维护1.定期对电子档案文件数据库进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放于不同的地点。2.定期对信息化系统进行维护和升级，确保系统的正常运行和数据的安全。3.加强对信息化系统操作人员的培训和管理，提高操作人员的业务水平和安全意识。七、档案文件的保密与安全（一）保密制度1.严格遵守国家有关保密法律法规，加强对档案文件的保密管理，确保档案文件信息的安全。2.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案文件，应严格按照保密规定进行管理，限制查阅和使用范围。3.加强对档案管理人员的保密教育，提高保密意识，签订保密承诺书，明确保密责任。4.在档案文件查阅、借阅等利用过程中，应采取必要的保密措施，防止档案文件信息的泄露。（二）安全措施1.加强档案库房的安全管理，安装必要的安全监控设备，确保档案库房的安全。2.严格执行档案文件查阅、借阅登记制度，对档案文件的流