2020年档案解密制度

PAGE2020年档案解密制度一、总则（一）目的为规范公司/组织档案解密工作，确保档案信息的合理利用与安全保密，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部所有涉及档案解密的工作，包括各类纸质档案、电子档案等。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家法律法规及行业关于档案管理与保密的规定，确保解密工作合法合规。2.审慎严谨原则：对档案解密进行全面、细致的审核，充分评估解密可能带来的影响，谨慎做出解密决策。3.信息安全原则：在保障档案信息合理利用的同时，始终将信息安全放在首位，防止因解密不当导致信息泄露。4.职责明确原则：明确各部门及人员在档案解密工作中的职责，确保工作有序开展。二、档案解密的定义与范围（一）定义档案解密是指对已确定为保密的档案，根据规定程序解除其保密限制，使其可以在一定范围内公开或提供利用的过程。（二）解密范围1.超过保密期限的档案：依据档案形成时确定的保密期限，到期后自动进入解密程序。2.保密事项已公开的档案：当档案所涉及的保密事项已通过合法途径在社会上公开，该档案可进行解密。3.工作需要解密的档案：因公司/组织内部工作开展、项目推进等原因，经特定审批程序，需要对部分档案进行解密以提供必要信息支持。4.法律法规规定应当解密的档案：按照国家法律法规的明确要求，必须进行解密的档案。三、档案解密的流程（一）申请1.内部需求申请各部门因工作需要，认为某份档案符合解密条件的，应填写《档案解密申请表》，详细说明申请解密的档案名称、档号、密级、保密期限、申请解密理由等信息。2.外部合规申请对于因法律法规规定应当解密的档案，由公司/组织相关法务或合规部门根据要求，统一收集整理相关档案信息，并填写《档案解密申请表》，注明依据的法律法规条款及解密必要性。（二）初审1.部门审核申请表提交后，首先由档案所在部门负责人进行初审。审核内容包括申请解密理由是否充分、是否符合解密范围等。如初审通过，部门负责人在申请表上签署意见并加盖部门公章。2.档案管理部门审核档案管理部门收到申请表后，对申请档案的密级、保密期限等信息进行核对，并检查档案的完整性。同时，从信息安全角度对解密可能带来的风险进行评估。如审核通过，档案管理部门负责人签署意见。（三）审批1.一般档案解密审批对于解密申请涉及的档案，如密级为机密级以下，且解密风险较低的，由档案管理部门分管领导进行审批。审批通过后，在申请表上签署意见。2.重要档案解密审批对于密级为机密级及以上，或解密可能对公司/组织产生重大影响的档案，需提交公司/组织高层领导进行审批。高层领导综合考虑各方面因素，做出最终的解密决策，并签署审批意见。（四）解密实施1.标识变更经审批同意解密的档案，档案管理部门对档案的密级标识进行变更，如在档案封面、目录等位置标注“已解密”字样。2.权限调整对于电子档案，根据解密审批结果，调整相应的访问权限，确保已解密档案可被授权人员正常查阅、使用。3.记录备案档案管理部门对解密过程进行详细记录，包括申请时间、审批过程、解密实施时间等信息，形成《档案解密记录台账》，以备后续查询和审计。四、档案解密的监督与检查（一）内部监督1.定期自查档案管理部门定期对已解密档案的利用情况进行自查，检查是否存在违规使用、超范围传播等问题。同时，对解密流程的执行情况进行回顾，确保各项规定得到有效落实。2.专项检查公司/组织内部审计部门不定期对档案解密工作进行专项检查，重点检查解密档案的审批程序是否合规、信息安全措施是否到位等。对于发现的问题，及时下达整改通知，要求责任部门限期整改。（二）外部监督1.接受监管部门检查积极配合国家相关档案管理监管部门的检查工作，如实提供档案解密工作的相关资料和情况，接受监管部门的监督指导。2.社会监督对于涉及公众利益的档案解密情况，在符合法律法规要求的前提下，适当接受社会公众的监督，通过公司/组织官网等渠道及时公开相关档案解密信息，保障公众知情权。五、档案解密后的利用与管理（一）利用原则1.合法合规利用已解密档案的利用必须符合国家法律法规及公司/组织内部规定，不得用于违法违规活动。2.适度公开原则对于可公开的已解密档案，应根据实际情况，在确保信息安全的前提下，适度向公司/组织内部员工、合作伙伴或社会公众公开，以促进信息资源共享。3.使用登记原则对已解密档案的查阅、借阅、复制等利用行为进行详细登记，记录利用时间、利用人员、利用目的等信息，以便跟踪档案流向和使用情况。（二）利用方式1.查阅公司/组织内部员工因工作需要，可按照规定程序到档案管理部门查阅已解密档案。查阅时应在指定地点进行，不得擅自将档案带出查阅场所。2.借阅对于确需借阅已解密档案的，借阅人应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案名称、借阅期限、借阅用途等信息，经审批后到档案管理部门办理借阅手续。借阅期限届满，借阅人应按时归还档案。3.复制根据工作需要，经审批同意后，可对已解密档案进行复制。复制时应采用安全可靠的方式，确保复制件与原件内容一致，并对复制件进行编号登记。（三）后续管理1.定期评估档案管理部门定期对已解密档案的利用效果进行评估，收集利用人员的反馈意见，检查档案解密后是否满足了工作需求，是否存在因解密导致的新问题等。2.动态管理根据评估结果及公司/组织内外部环境变化，对已解密档案的利用范围、管理方式等进行动态调整，确保档案信息始终处于合理、安全的管理状态。六、档案解密工作中的责任追究（一）违规行为界定1.未经审批擅自解密：未按照本制度规定的流程进行申请、审批，私自对档案进行解密操作。2.超范围解密：超出规定的解密范围，对不应解密的档案进行解密处理。3.解密后违规使用：已解密档案的利用人员违反利用原则，将档案用于违法违规活动，或超范围传播、泄露档案信息。4.解密过程中信息安全事故：在档案解密过程中，因操作不当、安全措施不到位等原因，导致档案信息泄露、丢失或被篡改。（二）责任追究措施1.批评教育对于初次发生轻微违规行为的人员，由档案管理部门或其所在部门进行批评教育，责令其立即改正，并记录在个人档案中。2.经济处罚对造成一定损失或影响的违规行为，视情节轻重给予相应的经济处罚，如扣除绩效奖金、罚款等。3.行政处分：对于违规情节严重的人员，给予警告、记过、记大过、降级、撤职、开除等行政处分。4.法律责任对于因违规行为导致公司/组织遭受重大损失或触犯法律法规的，依法追究相关人员的法律责任。七、附则（一）解释权本制度由公司/组织档案管理部门负责解释。在执行过