社保局档案室印章制度

PAGE社保局档案室印章制度一、总则（一）目的为加强社保局档案室印章管理，确保印章使用的合法性、严肃性和安全性，维护档案管理工作的正常秩序，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于社保局档案室所有印章的管理与使用，包括但不限于档案保管章、查阅专用章、借阅专用章等。（三）印章管理原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保印章使用合法合规。2.专人负责原则：指定专人负责印章的保管与使用，明确职责，确保印章管理安全有序。3.审批备案原则：印章使用必须经过严格审批，并进行备案登记，留存使用记录。4.安全保密原则：加强印章保管安全措施，防止印章被盗用、冒用或丢失，确保档案信息安全。二、印章的种类及用途（一）档案保管章1.用途：用于在档案整理、装订、入库等环节标识档案保管状态，证明档案已妥善保管。2.使用范围：仅限于社保局档案室内部档案整理、保管过程中使用。（二）查阅专用章1.用途：在档案查阅过程中，加盖于查阅登记手续上，确认查阅行为的合法性和有效性。2.使用范围：用于本局内部工作人员因工作需要查阅档案时，在查阅申请表、查阅登记簿等相关文件上加盖。（三）借阅专用章1.用途：在档案借阅过程中，加盖于借阅登记手续上，表明档案已被借阅并记录借阅相关信息。2.使用范围：适用于本局内部工作人员借阅档案时，在借阅申请表、借阅登记簿等文件上加盖。三、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.档案室印章的刻制必须严格按照国家有关规定执行，由具备资质的印章制作单位负责制作。2.刻制印章前，需填写《印章刻制申请表》，详细注明印章名称、规格、材质、用途等信息，并经档案室负责人审核，报社保局主要领导批准。3.申请表应附印章样式图稿，确保印章的内容、格式符合相关法律法规和工作要求。（二）印章启用1.新印章刻制完成后，由档案室专人负责接收，并进行严格的检验。检验内容包括印章外观、尺寸、文字、图案等是否清晰、准确，材质是否符合要求等。2.检验合格后，填写《印章启用申请表》，注明启用日期、启用范围等信息，经档案室负责人签字确认后，报社保局主要领导批准。3.印章启用时，应在社保局内部进行公告，明确告知各部门印章的启用时间、使用范围和管理规定。同时，将印章启用情况记录在印章管理台账中。四、印章的保管（一）保管人员1.档案室应指定专人负责印章保管工作，保管人员应具备高度的责任心和保密意识，熟悉印章管理规定。2.保管人员应保持相对稳定，如有变动，需及时办理印章交接手续。（二）保管方式1.印章应存放在专门的保险柜或安全箱内，实行双人双锁保管制度，确保印章安全。2.保险柜或安全箱应放置在档案室的安全区域，安装必要的防盗、防火、防潮等设施。3.保管人员应定期对印章进行检查，确保印章完好无损，如发现印章有损坏、变形、字迹模糊等情况，应及时报告并采取相应措施。（三）保管要求1.保管人员应严格遵守印章保管制度，不得擅自将印章带出档案室或交予他人保管。2.非工作时间，印章必须存放在保险柜或安全箱内，并妥善保管钥匙。3.如遇特殊情况需将印章带出档案室使用，必须经档案室负责人批准，并办理相关借用手续，使用完毕后及时归还。五、印章的使用（一）使用流程1.申请：使用印章的部门或个人应填写《印章使用申请表》，详细注明用印事项名称、内容、用途、用印时间、用印份数等信息，并签字确认。2.审批：申请表经部门负责人审核签字后，报档案室负责人审批。档案室负责人应根据用印事项的性质、内容等进行严格审核，确保用印合法合规。对于重要事项或涉及金额较大的用印申请，需报社保局主要领导批准。3.登记：审批通过后，保管人员应在印章管理台账上进行详细登记，记录用印日期、用印部门、用印事项、用印份数、审批人等信息。4.用印：保管人员应严格按照审批意见进行用印，确保印章加盖在规定位置，清晰、端正、完整。用印过程中，应注意防止印章被盗用、冒用或错用。5.存档：用印完毕后，保管人员应将《印章使用申请表》及相关文件资料进行整理归档，妥善保存，以备查阅。（二）使用范围1.档案保管章仅限于在档案室内部档案管理工作中使用，不得用于其他任何外部文件或事项。2.查阅专用章仅用于本局内部工作人员查阅档案时的手续确认，不得用于对外出具证明或其他用途。查阅档案时，应严格按照档案查阅规定进行操作，确保档案信息安全。3.借阅专用章仅用于本局内部工作人员借阅档案时的手续确认，借阅档案必须符合本局档案借阅管理规定，明确借阅期限、归还日期等要求。借阅人员应妥善保管档案，不得擅自转借、涂改、丢失或损坏档案。（三）禁止使用情况1.未经审批的任何文件、材料不得加盖印章。2.空白纸张、表格等不得加盖印章，以防被他人擅自添加内容。3.涉及违法违规、虚假不实或损害社保局利益的事项不得加盖印章。六、印章的停用与销毁（一）停用1.因机构改革、工作职能调整、印章损坏等原因，需要停用印章时，由档案室填写《印章停用申请表》，详细说明停用原因、停用日期等信息，并经档案室负责人审核，报社保局主要领导批准。2.停用印章后，保管人员应及时将印章存放于保险柜或安全箱内，并在印章管理台账上注明停用日期。（二）销毁1.对于已停用的印章，应按照规定进行销毁。销毁前，需填写《印章销毁申请表》，注明印章名称、规格、启用时间、停用时间、销毁原因等信息，并经档案室负责人审核，报社保局主要领导批准。2.销毁印章时，应选择安全、保密的方式进行，可采用粉碎、熔化等方法，确保印章无法恢复使用。销毁过程应由两人以上在场监督，并在《印章销毁登记表》上签字确认。3.销毁完成后，将《印章销毁申请表》、《印章销毁登记表》等相关资料进行整理归档，妥善保存。七、监督与检查（一）内部监督1.社保局档案室应定期对印章管理情况进行自查，检查内容包括印章保管是否安全、使用流程是否规范、审批手续是否齐全、登记记录是否完整等。2.对于自查中发现的问题，应及时进行整改，并将整改情况记录在案。（二）外部监督1.接受上级主管部门、审计部门等的监督检查，积极配合相关部门对印章管理工作的审计和监督。2.对于监督检查中提出的问题和建议，应认真对待，及时整改落实，并将整改情况报告上级主管部门。八、责任追究（一）违规责任1.对于违反本制度规定使用印章的部门或个人，将视情节轻重给予批评教育、警告、通报批评等处理。2.因违规使用印章给社保局造成经济损失或不良影响的，将依法追究相关人员的责任，要求其承担相应的赔偿责任。（二）保管责任1.保管人员因保管不善导致印章被盗用、冒用、丢失或损坏的，应