培训科档案管理制度

PAGE培训科档案管理制度一、总则（一）目的为加强培训科档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在培训工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于培训科在培训活动中形成的各类档案，包括培训计划、培训教材、学员资料、考核记录、证书颁发等相关文件和资料。（三）管理原则1.集中统一管理原则：培训科档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映培训活动的实际情况，严禁伪造、篡改档案资料。3.保密性原则：对涉及学员个人隐私、商业机密等敏感信息的档案，严格保密，防止信息泄露。4.方便利用原则：档案管理应便于查询、借阅和使用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理人员职责1.负责培训科档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。2.对档案进行分类、编号、编目，建立档案检索系统，便于快速查找和利用。3.定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全和完整。4.按照规定的程序办理档案的借阅、查阅手续，做好记录和跟踪管理。5.负责档案的鉴定、销毁工作，对已失去保存价值的档案，按照规定进行销毁处理。（二）培训业务人员职责1.在培训活动中及时形成各类文件和资料，并按照档案管理要求进行整理，定期移交档案管理人员。2.协助档案管理人员做好档案的收集、整理和归档工作，提供必要的信息和资料。3.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、转借档案。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.培训计划、方案、大纲等文件。2.培训教材、讲义、课件等资料。3.学员报名登记表、培训签到表、考勤记录等。4.培训考核试卷、成绩记录、考核报告等。5.学员结业证书、资格证书等颁发记录。6.培训活动的照片、视频、音频等资料。7.培训总结、评估报告等文件。8.与培训相关的其他文件和资料。（二）收集要求1.培训业务人员应在培训活动结束后及时将相关文件和资料收集齐全，确保档案的完整性。2.收集的文件和资料应字迹清晰、内容完整，签字盖章等手续齐全。3.对电子文件应进行备份，确保数据的安全和可读取性。（三）整理方法1.分类：按照培训项目、时间、内容等因素对档案进行分类，如分为新员工培训档案、岗位技能培训档案、管理层培训档案等。2.编号：为每一类档案编制唯一的编号，便于管理和查询。编号应遵循一定的规则，如采用年份+类别代码+顺序号的方式。3.文件排列：按照文件的形成时间、重要程度等进行排列，同一类文件应按照顺序依次排列。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，以便快速查找和了解档案内容。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.档案管理人员应及时对收集整理好的档案进行归档，确保档案资料的有序存放。2.归档的档案应装订整齐、编目准确，装入档案盒或档案柜，并在档案盒或档案柜上标明档案类别、编号等信息。3.对电子档案应进行分类存储，建立相应的文件夹结构，并命名规范，便于查找和管理。（二）保管期限1.培训科档案的保管期限分为永久、长期和短期。永久保管的档案包括培训活动的重要文件、长期有效的证书等。长期保管的档案一般为10年以上，如培训总结、评估报告等。短期保管的档案为10年以下，如学员考勤记录、培训教材等。2.档案管理人员应根据档案的性质和价值，确定合理的保管期限，并在档案目录中注明。（三）保管环境1.档案应存放在专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应保持清洁、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案柜应摆放整齐，便于档案的存放和查找。档案管理人员应定期对档案进行检查和维护，发现问题及时处理。五、档案的借阅与查阅（一）借阅权限1.内部人员因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人批准后，方可借阅。2.外部单位因工作需要查阅档案的，应提前与培训科联系，说明查阅目的和内容，经培训科负责人批准后，办理查阅手续。查阅档案时，应有专人陪同，不得擅自摘抄、复制、拍照等。（二）借阅手续1.借阅人应在《档案借阅登记簿》上登记，注明借阅日期、档案名称、编号、借阅期限等信息。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人应妥善保管档案，不得擅自转借、涂改、损坏档案。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告档案管理人员，并承担相应的责任。（三）查阅手续1.查阅人应填写《档案查阅申请表》，经培训科负责人批准后，到档案库房查阅档案。2.查阅人只能在指定的地点查阅档案，不得将档案带出档案库房。如需摘抄、复制档案，应经档案管理人员同意，并按照规定进行登记。3.查阅结束后，查阅人应将档案归还档案管理人员，并在《档案查阅登记簿》上签字确认。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对档案进行鉴定，根据档案的保管期限、现实利用价值等因素，确定档案的存毁。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保档案鉴定工作的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由培训科负责人、档案管理人员和相关业务人员组成。鉴定小组负责对档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.对档案进行逐卷审查，分析档案的内容、价值和保管期限。2.参考档案的利用情况，对长期未被利用的档案进行重点审查。3.结合国家有关档案保管期限的规定，确定档案的存毁。（四）销毁程序1.经鉴定确需销毁的档案，由档案管理人员填写《档案销毁申请表》，报培训科负责人批准。2.将批准销毁的档案造册登记，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等信息。3.档案销毁应采用适当的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁时，应有两人以上在场监销，并在《档案销毁清册》上签字确认。5.《档案销毁申请表》、《档案销毁清册》等文件应作为档案资料长期保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立培训科档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理的效率和水平。2.通过信息化手段，实现档案的快速检索、借阅审批、统计分析等功能，为培训工作提供有力支持。（二）信息录入与维护1.档案管理人员应及时将纸质档案的相关信息录入档案管理信息系统，确保电子档案与纸质档案内容一致。2.定期对电子档案进行维护，更新档案信息，确保数据的准确性和完整性。3.对新形成的档案应及时进行电子归档，实现档案信息的实时管理。（三）安全管理1.加强档案管理信息系统的安全防护，设置用户权限