镇档案工作规章制度

PAGE镇档案工作规章制度一、总则（一）目的为加强我镇档案工作的规范化、科学化管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在各项工作中的作用，特制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于我镇各部门、各单位及全体工作人员在档案形成、收集、整理、保管、利用等工作中的行为规范。（三）基本原则1.集中统一管理原则镇档案工作实行集中统一领导，由镇综合档案室负责全镇档案的集中管理，各部门、各单位应指定专人负责本部门、本单位档案的收集、整理和移交工作，确保档案管理的一致性和规范性。2.真实完整原则档案的形成应真实反映我镇各项工作的实际情况，保证档案内容的完整性，不得随意篡改、伪造档案信息。3.方便利用原则档案管理应便于档案的查阅和利用，提高档案的服务效能，满足我镇各项工作对档案信息的需求。4.安全保密原则严格遵守国家有关档案安全保密的法律法规，确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的丢失、损坏、泄密等情况发生。二、档案管理机构及职责（一）镇综合档案室镇综合档案室是全镇档案管理的职能部门，负责全镇档案工作的统筹规划、组织协调、业务指导和监督检查。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定我镇档案工作的规章制度和业务规范。2.负责全镇各类档案的集中统一管理，接收、整理、保管各部门、各单位移交的档案，并提供档案查阅利用服务。3.对全镇各部门、各单位的档案工作进行业务指导，定期组织档案业务培训，提高档案工作人员的业务素质。4.组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理的效率和水平。5.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。6.开展档案编研工作，开发利用档案信息资源，为我镇各项工作提供参考依据。（二）各部门、各单位档案工作小组各部门、各单位应成立档案工作小组，由部门负责人担任组长，指定专人负责本部门、本单位档案的日常管理工作。其主要职责包括：1.负责本部门、本单位各类文件材料的收集、整理、归档工作，确保档案的完整、准确。2.按照镇综合档案室的要求，定期将整理好的档案移交至镇综合档案室。3.配合镇综合档案室做好档案的查阅利用工作，提供相关档案信息。4.负责本部门、本单位档案保管场所的安全管理，确保档案实体安全。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.反映我镇政治、经济、文化、社会等各项工作活动的文件材料，包括上级文件、本级文件、会议记录、工作计划与总结、统计报表、合同协议、调研报告等。2.我镇在各项工作中形成的重要业务文件、技术资料、图纸、图表等。3.我镇机构设立、变更、撤销等过程中形成的文件材料，包括机构批复、人员编制、干部任免等文件。4.我镇各类会议、活动形成的文件材料，包括会议通知、议程、报告、决议、纪要等。5.我镇与上级机关、其他单位之间的往来文件、函件等。6.我镇工作人员在工作中形成的个人业务档案，包括工作业绩、考核材料、培训记录、获奖证书等。7.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门、各单位应明确专人负责档案收集工作，确保文件材料及时、完整地收集齐全。2.收集的文件材料应保持其真实性和原始性，不得擅自修改、涂抹、伪造。3.对电子文件的收集，应确保其格式规范、内容完整，并按照规定进行存储和备份。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律及其内在联系，保持文件之间的历史衔接性。2.区分文件的不同价值，按照重要程度和保存期限进行分类整理。3.便于保管和利用，采用科学合理的分类方法和编号系统，确保档案的系统性和有序性。（四）整理方法1.分类档案按照年度机构（问题）保管期限进行分类。年度分类法：将档案按形成年度进行划分，不同年度的档案分别整理。机构（问题）分类法：按照我镇内部机构设置或问题性质对档案进行分类，同一机构或同一问题的档案集中在一起。保管期限分类法：根据档案的保存价值，将档案划分为永久、长期（30年）、短期（10年）三种保管期限。2.编号对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号格式为：年度+机构代码+保管期限代码+流水号。例如：202301Y001，表示2023年度第1个机构的永久档案，流水号为001。3.装订对纸质档案进行装订，去除金属物，采用三孔一线的方法装订，确保档案整齐、牢固。4.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等项目，以便于查找和利用。四、档案的保管（一）保管场所镇综合档案室应设置专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案装具应使用符合国家标准的档案装具，如档案柜、档案架等，确保档案存放安全、整齐、有序。档案装具应定期进行检查和维护，如有损坏应及时更换。（三）档案存放按照档案的分类编号顺序，将档案存放于相应的档案装具中，并在档案柜、档案架上标明档案类别、编号等信息，便于查找。（四）档案保管期限划分1.永久保管凡是反映我镇主要职能活动和基本历史面貌的，对本镇、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。主要包括：本镇制定的法规政策性文件材料。本镇召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料。本镇机构演变、人事任免等文件材料。本镇的历史沿革、大事记、年鉴、组织史等材料。本镇资产产权、土地房产等重要凭证性文件材料。本镇与上级机关、其他单位签订的重要合同协议等文件材料。本镇重要的外事活动文件材料。本镇获得的省级以上荣誉称号的相关文件材料。2.长期保管凡是反映我镇一般工作活动，在较长时间内对本镇工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。保管期限为30年。主要包括：本镇一般性工作会议、活动形成的文件材料。本镇年度工作计划、总结、统计报表等文件材料。本镇一般性业务文件材料。本镇与其他单位签订的一般性合同协议等文件材料。本镇工作人员的年度考核、晋升等文件材料。3.短期保管凡是反映我镇局部工作活动，在较短时间内对本镇工作有查考利用价值的档案，列为短期保管。保管期限为10年。主要包括：本镇临时性工作形成的文件材料。本镇一般性事务性文件材料。本镇工作人员的一般性业务培训记录等文件材料。（五）档案定期检查镇综合档案室应定期对档案进行检查，每年至少进行一次全面检查，检查内容包括档案的数量、质量、保管状况等。对检查中发现的问题，应及时采取措施进行处理，并做好记录。五、档案的利用（一）利用范围本镇各部门、各单位及工作人员因工作需要，可查阅、借阅本镇档案。外单位因工作需要查阅我镇档案的，须经镇分管领导批准，并办理相关手续。（二）利用方式1.查阅查阅档案应在镇综合档案室指定的场所进行，查阅人员应遵守档案查阅规定，爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换、摘抄等。如需摘抄档案内容，应经档案管理人员同意，并使用统一的摘抄纸，摘抄后经档案管理人员核对无误后签字确认。2.借阅借阅档案须填写借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限等信息，经部门负责人签字同意后，报镇综合档案室审批。借阅期限一般不超过15天，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。借阅期满后，应及时归还档案。（三）利用登记对档案的查阅、借阅情况进行详细登记，登记内容包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人员姓名、部门、查阅（借阅）档案名称、数量、期限等信息。登记册应妥善保管，以备查询。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由镇综合档案室负责人担任组长，成员包括各部门、各单位档案工作负责人及相关业务人员。档案鉴定工作小组负责对全镇档案进行定期鉴定，确定档案的存毁。（二）鉴定标准根据档案的保管期限划分标准，结合档案的现实利用价值，对档案进行鉴定。对已超过保管期限，且确无保存价值的档案，可予以销毁。对仍有利用价值的档案，应继续保存。（三）鉴定程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。2.对鉴定意见进行集体讨论，形成鉴定报告，明确拟销毁档案的清单。3.将鉴定报告报镇分管领导审批，经批准后实施销毁。（四）销毁方法对批准销毁的档案，应采用安全可靠的销毁方法，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行详细记录，记录内容包括销毁日期、档案名称、数量、销毁方法等信息，并由监销人员签字确认。销毁记录应妥善保管，以备查考。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标推进档案信息化建设，实现档案管理的数字化、网络化、智能化，提高档案管理的效率和服务水平，为我镇各项工作提供更加便捷、高效的档案信息支持。（二）数字化加工对纸质档案进行数字化扫描处理，确保扫描图像清晰、完整，符合档案数字化技术标准。扫描后的电子档案应进行分类、著录、挂接等处理，建立电子档案数据库。（三）电子档案管理1.建立健全电子档案管理制度，规范电子档案的收集、整理、存储、利用、备份等环节的管理。2.采用安全可靠的电子档案管理系统，对电子档案进行集中管理，确保电子档案的安全存储和有效利用。3.定期对电子档案进行备份，备份数据应异地存储，防止数据丢失。（四）档案信息资源开发利用利用档案信息化管理成果，开展档案信息资源开发利用工作，如编制电子档案目录索引、专题数据库、档案编研成果等，为我镇各项工作提供决策支持和信息服务。八、档案工作人员职责（一）镇综合档案室工作人员职责1.认真贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，遵守我镇档案工作规章制度。2.负责全镇档案的收集、整理、保管、利用等日常管理工作，确保档案工作的规范化、科学化。3.对全镇各部门、各单位的档案工作进行业务指导，解答档案工作中的问题，提高档案工作人员的业务水平。4.负责档案库房的安全管理，定期检查档案保管状况，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案实体安全。5.积极推进档案信息化建设，负责电子档案的管理和维护，开展档案信息资源开发利用工作。6.完成领导交办的其他档案工作任务。（二）各部门、各单位档案工作人员职责1.负责本部门、本单位文件材料的收集、整理、归