档案室借阅考核制度

PAGE档案室借阅考核制度一、总则（一）目的为了加强公司档案室的管理，规范档案借阅行为，确保档案的安全与完整，提高档案的利用效率，特制定本考核制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门及员工因工作需要借阅档案的管理与考核。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.安全保密原则：保护档案的安全，防止档案信息泄露、篡改或丢失，维护公司的商业机密和利益。3.高效利用原则：在确保档案安全的前提下，充分发挥档案的作用，为公司各项工作提供有力支持，提高档案利用效率。二、借阅申请与审批（一）借阅申请1.借阅人需填写《档案借阅申请表》，详细注明借阅档案的名称、数量、借阅目的、预计归还日期等信息。2.对于涉及公司重要机密或敏感信息的档案，借阅人应在申请表中特别说明，并提交相关审批文件或说明借阅必要性的材料。（二）审批流程1.部门负责人审批：借阅人所在部门负责人对借阅申请进行初审，审核借阅目的是否合理、必要，以及借阅人是否具备借阅资格。若同意借阅，在申请表上签署意见并加盖部门公章。2.档案室审核：档案室管理人员收到经部门负责人审批的申请表后，对申请内容进行进一步审核。重点审核档案的密级、是否符合借阅规定、预计归还日期是否合理等。审核通过后，在申请表上签署意见。3.分管领导审批：对于重要档案或涉及多个部门的档案借阅申请，需提交公司分管领导审批。分管领导根据公司整体利益和工作需要，做出最终审批决定。（三）审批权限1.一般档案借阅，由部门负责人审批即可。2.机密级档案借阅，需经部门负责人和档案室审核后，报分管领导审批。3.绝密级档案借阅，除上述流程外，还需经公司总经理审批。三、借阅期限与归还（一）借阅期限1.一般档案的借阅期限为[X]个工作日，特殊情况需延长借阅期限的，借阅人应提前[X]个工作日向档案室提出申请，经批准后方可延期。2.机密级档案的借阅期限不得超过[X]个工作日，如需延长，必须经分管领导再次审批。3.绝密级档案原则上不允许借出档案室，如有特殊情况需要借阅，借阅期限根据具体情况由公司总经理确定，并严格控制在最短时间内。（二）归还要求1.借阅人应在规定的归还日期前将档案归还档案室。如因特殊原因不能按时归还，应提前办理续借手续。2.归还档案时，借阅人应确保档案的完整性和整洁性，不得对档案进行涂改、损坏或遗失。档案室管理人员应对归还的档案进行认真检查，如发现问题，应及时向借阅人提出，并记录在案。四、借阅行为规范（一）借阅场所1.档案借阅原则上应在档案室进行。如需带出档案室查阅，必须经档案室管理人员同意，并办理相关登记手续。2.带出档案室的档案，借阅人应妥善保管，确保档案安全，不得将档案转借他人或带到与工作无关的场所。（二）查阅方式1.借阅人应在档案室管理人员的监督下查阅档案，不得擅自将档案带出指定查阅区域。2.查阅档案时，应使用档案室提供的专用设备，不得在档案上直接进行标记、涂改或其他损坏行为。如需摘录、复制档案内容，应按照规定办理相关手续。（三）保密要求1.借阅人应对所借阅档案的内容严格保密，不得向无关人员泄露档案信息。2.对于涉及公司机密的档案，借阅人在借阅期间应采取必要的保密措施，防止信息泄露。如因工作需要对外提供档案信息，必须经过公司相关部门的审批，并按照规定签订保密协议。五、考核内容与标准（一）借阅申请考核1.申请信息完整性：检查《档案借阅申请表》中各项信息填写是否完整、准确。如发现信息缺失或错误，每次扣[X]分。2.借阅目的合理性：审核借阅目的是否与工作实际需求相符，是否存在不合理借阅情况。对于不合理借阅申请，每次扣[X]分，并要求借阅人重新说明借阅目的或撤销申请。（二）审批流程考核1.按时提交申请：借阅人应在规定时间内提交借阅申请，逾期提交的，每次扣[X]分。2.审批意见执行：借阅人必须严格按照各级审批意见执行，如有违反，每次扣[X]分，并视情节轻重给予相应处罚。（三）借阅期限考核1.按时归还：借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，逾期未还的，每逾期一天扣[X]分。如因特殊原因需要延长借阅期限，未按规定办理续借手续的，同样按照逾期未还进行扣分。2.续借申请：续借申请应在规定时间内提交，未按时提交续借申请的，每次扣[X]分。（四）归还档案考核1.档案完整性：归还的档案应保持完整，如有缺失、损坏等情况，借阅人应承担相应责任，并根据档案的重要程度和损失情况进行扣分，每次扣[X][X]分。2.整洁性：归还的档案应保持整洁，如有明显污渍、涂改等情况，每次扣[X]分。（五）借阅行为规范考核1.借阅场所遵守：违反借阅场所规定，未经同意带出档案室查阅档案的，每次扣[X]分。2.查阅方式合规：未按规定查阅档案，擅自将档案带出指定区域或在档案上进行损坏行为的，每次扣[X]分，并要求借阅人恢复档案原状或承担相应赔偿责任。3.保密措施落实：因借阅人原因导致档案信息泄露的，根据情节轻重给予严肃处理，每次扣[X][X]分，并追究相关法律责任。六、考核结果与处理（一）考核结果评定1.档案室管理人员每月对借阅人的考核情况进行汇总统计，根据各项考核指标的扣分情况，计算出借阅人的月度考核总分。2.考核结果分为优秀（[X]分及以上）、良好（[X][X]分）、合格（[X][X]分）、不合格（[X]分以下）四个等级。（二）结果处理1.优秀：对于月度考核结果为优秀的借阅人，给予通报表扬，并在公司内部进行宣传，作为其他员工学习的榜样。同时，在年终绩效考核中给予适当加分奖励。2.良好：考核结果为良好的借阅人，进行口头表扬，并提醒其继续保持良好的借阅行为。3.合格：对于考核结果为合格的借阅人，档案室管理人员与其进行沟通，指出存在的问题，要求其在今后的借阅过程中加以改进。4.不合格：考核结果为不合格的借阅人，将暂停其借阅档案资格[X]个月，并进行全公司通报批评。同时，要求借阅人提交书面检讨，分析原因，提出改进措施。在暂停借阅期间，如因工作需要必须查阅档案的，需经档案室特别批准，并安排专人陪同查阅。七、监督与检查（一）内部监督1.档案室管理人员负责对档案借阅过程进行日常监督，及时发现和纠正借阅人的违规行为。2.公司内部审计部门定期对档案室借阅情况进行审计检查，重点检查借阅流程是否规范、考核制度是否执行到位等，确保档案管理工作合法合规。（二）外部监督1.接受上级主管部门、档案行政管理部门等相关外部机构的监督检查，积极配合并按照要求提供档案借阅相关资料和信息。2.对于外部监督检查中发现的问题，及时进行整改，并将整改情况向上级主管部门报告。八、培训与宣传（一）培训1.定期组织档案借阅相关知识培训，提高员工对档案管理重要性的认识，熟悉档案借阅流程和考核制度。2.培训内容包括档案法律法规、公司档案管理制度、档案借阅操作规范、保密知识等，培训方式可采用集中授课、案例分析、实地操作等多种形式。（二）宣传1.通过公司内部宣传栏、OA系统、邮件等多种渠道，宣传档案借阅考核制度，使全体员工了解制度内容和要求。2.制作档案借阅指南手册，发放给各部门员工，方便员工查阅和遵守档案借阅规定。九、附则（一）解释权本制度由公司档案室