归纳协议档案管理制度

PAGE归纳协议档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司协议档案的管理，确保协议档案的完整、准确、系统和安全，便于协议的查询、利用和监督，根据国家有关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司签订的各类协议档案的管理，包括但不限于采购协议、销售协议、合作协议、租赁合同、技术协议等。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司协议档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则协议档案应如实反映协议签订、履行过程中的真实情况，不得篡改、伪造。3.保密性原则对涉及公司商业秘密、敏感信息的协议档案，应严格保密，防止信息泄露。4.便捷利用原则建立科学合理的档案管理体系，便于协议档案的查询、借阅和利用，提高工作效率。二、协议档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善协议档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司协议档案，负责档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。3.定期对协议档案进行清查、核对，确保档案的完整和准确。4.对档案管理人员进行培训和考核，提高档案管理水平。5.负责档案管理信息化建设，建立协议档案管理系统，实现档案的电子化管理。（二）协议签订部门职责1.负责本部门签订协议的起草、审核、签订等工作，并及时将协议原件及相关资料移交档案管理部门。2.协助档案管理部门做好协议档案的整理、归档工作，提供必要的信息和资料。3.负责协议履行过程中形成的各类文件、资料的收集和整理，并及时移交档案管理部门。4.按照档案管理规定，办理协议档案的查询、借阅等手续。（三）档案管理人员职责1.认真贯彻执行协议档案管理制度，做好档案的日常管理工作。2.负责协议档案的收集和整理，确保档案的齐全、完整和准确。3.按照档案分类标准，对协议档案进行科学分类、编号和装订，建立档案目录和索引。4.妥善保管协议档案，做好档案的安全防护工作，防止档案损坏、丢失和泄密。5.负责协议档案的查询、借阅登记和归还工作，严格按照规定办理手续。6.定期对档案进行统计和分析，为公司决策提供参考依据。三、协议档案的收集与整理（一）收集范围协议签订部门应在协议签订后及时将以下资料收集齐全，并移交档案管理部门：1.协议原件（包括正本和副本）。2.协议审批表、会签单等审批文件。3.协议涉及的相关文件、资料，如技术方案、报价清单、验收报告等。4.协议履行过程中形成的各类文件、资料，如往来函件、补充协议、变更协议等。（二）收集要求1.协议签订部门应指定专人负责协议资料的收集工作，确保资料的及时、完整。2.收集的协议资料应真实、有效，不得遗漏重要信息。3.对于电子文档，应确保其格式规范、内容完整，并做好备份。（三）整理原则1.遵循协议档案的形成规律和特点，保持协议之间的有机联系。2.按照协议的类别、年度、保管期限等进行分类整理。3.同一协议的正、副本及相关资料应集中整理，不得分散。（四）整理方法1.分类根据协议的性质和内容，将协议分为采购协议、销售协议、合作协议、租赁合同、技术协议等类别。2.编号对每一份协议进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号格式可采用“年份+协议类别代码+流水号”，如“2023CG001”表示2023年签订的采购协议第1号。3.装订将协议原件及相关资料按照顺序进行装订，确保整齐、牢固。对于纸张较多的协议，可采用活页夹或档案盒装订。4.编目编制协议档案目录，目录应包括协议编号、协议名称、签订日期、签订双方、协议金额、保管期限等内容。同时，为每份协议编制索引，注明其在档案中的存放位置。四、协议档案的归档与保管（一）归档要求1.档案管理部门应及时对收集整理好的协议档案进行归档，确保档案的及时入库。2.归档的协议档案应符合整理要求，编号清晰、目录完整、装订整齐。3.对于电子档案，应按照规定的格式和存储方式进行归档，并建立相应的电子档案目录。（二）保管期限协议档案的保管期限根据国家有关规定和公司实际情况确定，一般分为短期、中期和长期。1.短期保管期限为15年，适用于一般性的协议档案。2.中期保管期限为510年，适用于重要的协议档案，但涉及公司核心业务和重大利益的协议档案除外。3.长期保管期限为10年以上至永久，适用于涉及公司核心业务、重大利益、知识产权等重要协议档案，以及具有历史价值和法律意义的协议档案。（三）保管方式1.纸质档案应存放在专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.档案应分类存放，按照类别、年度、保管期限等顺序排列，便于查找和管理。3.对于电子档案，应采用磁带、光盘、硬盘等存储介质进行备份，并定期进行数据维护和更新。备份数据应异地存放，确保数据的安全性。（四）档案保管期限的鉴定与销毁1.档案管理部门应定期对到期的协议档案进行鉴定，由档案管理人员、协议签订部门负责人及相关业务人员组成鉴定小组，对档案的保管价值进行评估。2.经鉴定确无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，报公司领导审批。3.档案销毁应指定专人负责，在监督下进行销毁，并做好销毁记录。销毁记录应包括档案名称、编号、数量、销毁日期、销毁人员等内容。五、协议档案的利用（一）利用范围公司内部各部门因工作需要，可查阅、借阅协议档案。涉及公司商业秘密、敏感信息的协议档案，需经公司保密管理部门批准后方可查阅、借阅。（二）利用方式1.查阅查阅协议档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经部门负责人签字后，到档案管理部门办理查阅手续。档案管理人员应根据申请表提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。2.借阅借阅协议档案应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、借阅用途等，经部门负责人和档案管理部门负责人签字后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损，不得擅自复制档案内容。（三）利用登记档案管理部门应建立协议档案利用登记制度，对查阅、借阅档案的人员、时间、内容、用途等进行详细记录。利用登记记录应长期保存，以备查询。六、协议档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的协议档案管理系统，实现协议档案的电子化管理，提高档案管理的效率和水平，方便档案的查询、利用和统计分析。（二）系统功能要求1.档案录入功能能够将协议档案的基本信息、正文内容、相关附件等录入系统，实现档案的电子化存储。2.档案查询功能提供多种查询方式，如按协议编号、协议名称、签订日期、签订双方等进行查询，方便快捷地获取所需档案信息。3.档案借阅管理功能实现档案借阅申请、审批、登记、归还等流程的信息化管理，确保借阅手续的规范和便捷。4.档案统计分析功能能够对协议档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析，生成各类报表，为公司决策提供数据支持。5.安全管理功能设置用户权限管理，确保不同人员只能访问其权限范围内的档案信息。同时，对系统数据进行备份和恢复，保障数据的安全性和完整性。（三）数据录入与维护1.档案管理部门应指定专人负责协议档案管理系统的数据录入工作，确保录入数据的准确、完整。2.定期对系统数据进行维护和更新，及时录入新形成的协议档案信息，删除已过期或无保存价值的档案数据。3.加强对系统数据的安全管理，设置用户密码，定期更换密码，防止数据泄露和非法访问。七、监督与检查（一）监督检查部门公司内部审计部门负责对协议档案管理制度的执行情况进行监督检查。（二）监督检查内容1.协议档案的收集、整理、归档、保管等工作是否符合制度要求。2.协议档案的利用是否规范，是否存在违规查阅、借阅、复制档案等情况。3.协议档案管理系统的运行是否正常，数据是否准确、完整。4.档案管理人员的职责履行情况。（三）检查方式1.定期检查每年定期对协议档案管理工作进行全面检查，检查内容包括档案实体、档案目录、档案管理系统等。2.不定期抽查根据工作需要，不定期对部分协议档案管理工作进行抽查，及时发现和解决存在的问题。（四）问题整改对监督检查中发现的问题，审计部门应及时下达整改通知书，并