考试技术档案管理制度

PAGE考试技术档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司考试技术档案的管理，确保考试技术档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥考试技术档案在公司运营和发展中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及考试技术相关的各类档案管理，包括考试命题资料、考试组织记录、考生信息、考试成绩及分析报告等。（三）管理原则1.集中统一管理原则公司设立专门的考试技术档案管理部门，对各类考试技术档案进行集中管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.分类分级原则根据考试技术档案的内容和性质，进行分类整理，并按照重要程度和保密级别进行分级管理。3.安全保密原则严格遵守国家法律法规和公司保密制度，确保考试技术档案的安全和保密，防止档案信息泄露。4.便于利用原则优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，为公司的决策、教学、培训等工作提供及时有效的支持。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门公司设立考试技术档案管理中心，负责公司考试技术档案的日常管理工作。（二）职责1.制定和完善考试技术档案管理制度、流程和标准，并组织实施。2.负责考试技术档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作。3.建立考试技术档案管理信息系统，实现档案的电子化管理和信息共享。4.定期对考试技术档案进行清查、盘点和统计分析，确保档案的完整性和准确性。5.负责对档案管理人员进行培训和考核，提高档案管理水平。6.配合公司内部审计、纪检监察等部门对考试技术档案的检查和审计工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.考试命题相关资料，包括命题大纲、命题细目表、试题库、试卷、标准答案及评分标准等。2.考试组织过程中的各类文件，如考试通知、考场安排、监考记录、考生签到表等。3.考生信息，包括考生报名登记表、身份证复印件、学历证明等。4.考试成绩及分析报告，如成绩统计表、成绩分析报告、试卷质量分析报告等。5.与考试技术相关的其他资料，如考试研究成果、学术论文、培训教材等。（二）收集要求1.各部门和岗位在考试工作结束后，应及时将相关资料整理齐全，并移交至档案管理部门。2.档案管理人员应定期对各部门的档案收集情况进行检查和督促，确保档案收集工作的及时性和完整性。3.对于重要的考试技术档案，档案管理人员应提前介入，指导相关部门和人员做好资料的收集和整理工作。（三）整理方法1.分类按照考试类型、时间、科目等因素，对考试技术档案进行分类。例如，可分为职业资格考试档案、内部培训考试档案、学历教育考试档案等。2.编号为每一份档案编制唯一的编号，编号应体现档案的类别、年份、顺序等信息，便于档案的识别和管理。3.编目编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等内容，以便快速查找和核对档案。4.装订对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。装订时应注意保持档案内容的完整性，避免损坏或丢失。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.档案管理人员应按照档案整理方法，对收集到的档案进行进一步整理和审核，确保档案的质量符合要求。2.审核无误的档案应及时归档，按照分类和编号顺序排列存放，便于查找和管理。3.对于电子档案，应按照规定的格式和命名规则进行存储，并建立相应的索引和目录，确保电子档案的可读性和可检索性。（二）保管期限1.考试技术档案的保管期限根据档案的重要性和性质确定，一般分为短期、中期和长期。短期档案保管期限为15年，主要包括一般性的考试组织记录、考生签到表等。中期档案保管期限为510年，如考试成绩统计表、试卷质量分析报告等。长期档案保管期限为10年以上，包括重要的考试命题资料、学历教育考试档案等。2.保管期限届满后，档案管理人员应按照规定的程序进行鉴定和销毁，确保档案管理的有效性和安全性。（三）保管条件1.档案管理中心应设置专门的档案库房，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管的要求。3.对于电子档案，应定期进行备份，并存储在安全可靠的介质上，防止数据丢失。五、档案的借阅与利用（一）借阅权限1.公司内部人员因工作需要借阅考试技术档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等信息，并经所在部门负责人审批。2.涉及公司机密的考试技术档案，如重要的考试命题资料等，借阅申请人应经公司分管领导审批。3.外部单位或个人因特殊原因需要查阅公司考试技术档案的，应提前向公司提出书面申请，经公司总经理审批同意后，方可办理查阅手续。（二）借阅程序1.申请人填写《档案借阅申请表》，按照审批权限提交相关领导审批。2.审批通过后，申请人持申请表到档案管理部门办理借阅手续，档案管理人员根据申请表提供相应的档案，并做好借阅登记。3.借阅人应按照约定的期限归还档案，如需延期归还，应提前办理续借手续。4.档案管理人员在借阅人归还档案时，应认真检查档案的完整性和准确性，如发现档案有损坏或丢失情况，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。（三）利用规定1.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得擅自涂改、转借、复印或泄露档案内容。2.因工作需要对档案进行摘录、复制的，应经档案管理部门负责人同意，并注明出处和用途。3.档案管理人员应积极配合公司内部各部门对考试技术档案的利用需求，提供必要的档案信息和服务。六、档案的保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守公司保密制度，对涉及公司机密的考试技术档案进行严格保密。2.在档案管理工作中，应采取必要的技术手段和管理措施，防止档案信息的泄露。例如，对档案库房进行加密管理，对电子档案设置访问权限等。3.档案管理人员不得向无关人员透露档案内容，如因工作需要必须提供档案信息的，应按照规定的程序进行审批，并对提供的信息进行严格保密。（二）安全管理1.加强档案库房的安全管理，配备必要的安全设施，如消防器材、监控设备等，并定期进行检查和维护。2.建立档案安全应急预案，明确在发生火灾、水灾、盗窃等突发事件时的应急处置措施，确保档案的安全。3.定期对档案管理人员进行安全培训，提高安全意识和应急处置能力。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门应定期对保管期限届满的考试技术档案进行鉴定，确定档案的存毁价值。2.鉴定工作应由档案管理部门负责人牵头，组织相关业务人员和档案管理人员共同进行。3.鉴定人员应根据档案的内容、性质、重要程度等因素，综合评估档案的存毁价值，并填写《档案鉴定意见书》。（二）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，应编制《档案销毁清单》，注明档案名称、编号、保管期限等信息。2.《档案销毁清单》经档案管理部门负责人审核后，报公司分管领导审批。3.审批通过后，由档案管理部门指定专人负责档案的销毁工作，并在销毁现场进行监销。4.销毁工作完成后，监销人员应在《档案销