安监局档案室管理制度

PAGE安监局档案室管理制度一、总则（一）目的为加强安监局档案室的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于安监局机关各科室及下属事业单位在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：安监局档案室负责对全局各类档案进行集中统一管理。2.真实性原则：确保档案内容真实、准确反映工作实际情况。3.完整性原则：保证档案材料齐全、完整，不遗漏重要信息。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、工作秘密等档案进行妥善保管，防止泄密。5.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、借阅和使用。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本局档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管全局各类档案，定期对档案进行鉴定、统计和销毁。3.建立健全档案检索体系，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查阅和利用。4.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。5.对各科室及下属事业单位的档案管理工作进行指导、监督和检查，组织档案业务培训。6.做好档案的安全保护工作，配备必要的档案保管设施设备，确保档案的安全。（二）各科室及下属事业单位职责1.负责本科室及下属事业单位在工作中形成的各类文件材料的收集、整理和归档工作，确保档案材料的齐全、完整。2.按照档案管理制度的要求，定期向档案室移交档案，并办理交接手续。3.严格遵守档案查阅、借阅制度，不得擅自销毁、涂改、转借档案。4.积极配合档案室做好档案管理的各项工作，接受档案室的业务指导和监督检查。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与安监局工作相关的文件、指示、通知等。2.安监局制定的各类规章制度、工作计划、总结、报告、统计报表等。3.安全生产监督检查、事故调查处理、行政审批等业务工作中形成的文件材料，包括检查记录、调查报告、审批文件、许可证等。4.安监局召开的各类会议的文件材料，包括会议通知、议程、报告、决议、纪要等。5.安监局工作人员在工作中形成的重要文件、信件、荣誉证书、科研成果等。6.其他与安监局工作相关的有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各科室及下属事业单位应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集起来。2.对收集到的文件材料要进行认真核对，确保文件内容准确、字迹清晰、签字盖章齐全。3.对于电子文件，应按照规定的格式和存储要求进行收集，并做好备份工作。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于整理和检索。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般分为党群工作类、行政管理类、业务工作类等。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。3.装订：对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。四、档案的保管（一）保管场所1.档案室应选择干燥、通风、防火、防盗、防虫、防潮的房间作为保管场所。2.档案室应配备必要的档案保管设施设备，如档案柜、防火设备、防虫药品、温湿度计等。（二）保管要求1.档案应分类存放，排列整齐，便于查找。2.对重要档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等。3.定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的安全。4.做好档案的防火、防盗、防虫、防潮等工作，防止档案损坏、丢失和泄密。（三）档案的鉴定与销毁1.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期。2.对已到保管期限且无保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。3.档案销毁前应造具清册，经分管领导批准后，由两人以上共同监销，并在清册上签字。五、档案的查阅与借阅（一）查阅范围1.本局工作人员因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅本局档案，须经本局分管领导批准。（二）查阅要求1.查阅档案应填写查阅登记表，注明查阅日期、查阅人姓名、查阅内容等信息。2.查阅档案时，应在档案室指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案室。3.查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。4.查阅重要档案时，须经档案室负责人同意，并在其监督下查阅。（三）借阅范围1.本局工作人员因工作需要借阅档案，须经科室负责人批准，并在规定的时间内归还。2.外单位因工作需要借阅本局档案，须经本局分管领导批准，并办理借阅手续。（四）借阅要求1.借阅档案应填写借阅登记表，注明借阅日期、借阅人姓名、借阅内容、归还日期等信息。2.借阅档案时，应向档案室出具借条，并按照规定的期限归还档案。如需延期归还，应办理续借手续。3.借阅档案时应妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。4.借阅档案归还时，档案室应认真检查档案的完整性和安全性，如有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。六、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立安监局档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索和利用。2.提高档案管理工作的效率和服务水平，为全局工作提供有力的支持。（二）信息化管理要求1.按照档案管理信息系统的要求，对档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.定期对电子档案进行备份，确保电子档案的安全。3.加强档案管理信息系统的安全防护，设置用户权限，防止信息泄露。4.利用档案管理信息系统，实现档案的在线查阅、借阅和审批等功能，提高档案利用效率。七、档案管理的监督与检查（一）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案的收集、整理、保管、查阅、借阅等工作情况。3.档案信息化建设情况。（二）监督检查方式1.定期检查：档案室每年对各科室及下属事业单位的档案管理工作进行一次全面检查。2.不定期抽查：档案室根据工作需要，对各科室及下属事业单位的档案管理工作进行不定期抽查。3.专项检查：针对档案管理中的突出问题或重要工作，进行专项检查。（三）检查结果处理1.对检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关科室及下属事业单位限期整改。2.对整