佛山中考生档案管理制度

PAGE佛山中考生档案管理制度一、总则（一）目的为了规范佛山中考生档案的管理工作，确保考生档案的真实性、完整性和安全性，为中考招生录取及学生后续教育管理提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于佛山市范围内所有参加中考的考生档案管理工作，包括档案的建立、整理、保管、查阅、转递等环节。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映考生的学习经历、成绩、奖惩等情况。2.完整性原则：确保档案材料齐全，不遗漏重要信息。3.保密性原则：严格保护考生档案信息，防止泄露。4.规范性原则：按照统一的标准和流程进行档案管理操作。二、档案内容（一）考生基本信息1.个人基本情况：姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、家庭住址等。2.学籍信息：所在学校、年级、班级等。（二）学习成绩1.各学期考试成绩记录，包括语文、数学、英语、物理、化学、历史、地理、政治等科目。2.中考模拟考试成绩及分析。（三）综合素质评价1.道德品质、公民素养、学习能力、交流与合作、运动与健康、审美与表现等方面的评价。2.教师评语及综合评定等级。（四）奖惩情况1.获得的校级、区级、市级及以上奖励，如三好学生、优秀学生干部、学科竞赛奖项等。2.受到的纪律处分及处理情况。（五）其他材料1.体检报告，包括身体各项指标检查结果。2.特长证明材料，如艺术、体育特长相关证书等。3.其他与考生相关的重要材料。三、档案建立（一）信息采集1.学校负责组织考生填写个人基本信息表格，确保信息准确无误。2.各学科任课教师按照规定记录考生学习成绩，并及时上报教务处。3.班主任及相关教师根据学生日常表现，完成综合素质评价工作。（二）材料整理1.教务处对收集到的各类材料进行分类整理，核对信息的真实性和完整性。2.将整理好的材料按照档案内容类别顺序排列，装入档案袋或档案盒。（三）档案编号为每个考生档案赋予唯一的编号，编号应便于查询和管理。编号可采用年份+学校代码+考生序号的形式。（四）档案装订对整理好的档案材料进行装订，确保牢固整齐，便于保存和查阅。装订时应注意保护材料的完整性，避免损坏。四．档案保管（一）保管责任1.学校设立专门的档案室，指定专人负责档案保管工作。2.档案管理人员应具备良好的职业道德和责任心，严格遵守档案管理制度。（二）保管环境档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，保持适宜的温度和湿度。配备必要的档案保管设备，如档案柜、除湿机、防虫药等。（三）档案存储1.按照档案编号顺序，将考生档案分类存放于档案柜中，便于查找和管理。2.建立电子档案备份，将考生档案信息录入电子系统，进行数字化存储。电子档案应与纸质档案内容一致，并定期进行维护和更新。（四）档案清查1.定期对档案进行清查，核对档案数量、编号及内容是否完整准确。2.发现档案缺失、损坏或信息错误等情况，应及时查明原因并采取相应措施进行处理。五、档案查阅（一）查阅权限1.招生部门、学校内部相关工作人员因工作需要可查阅考生档案。2.其他单位或个人如需查阅考生档案，须经教育主管部门批准，并办理相关手续。（二）查阅流程1.查阅人员填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.申请表经所在单位或部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。3.档案管理人员根据申请表，提供相应的考生档案，并在查阅现场进行监督。4.查阅人员应在规定时间内归还档案，不得擅自复印、拍照或带出档案室。如需复印相关材料，须经档案管理部门同意，并登记复印内容。（三）查阅记录档案管理人员应对每次档案查阅情况进行记录，包括查阅时间、查阅人员、查阅内容、归还时间等信息。查阅记录应妥善保存，以备查询。六、档案转递（一）转递条件1.考生被高中学校录取后，学校应按照招生部门要求，及时将考生档案转递至录取学校。2.考生因转学、休学等原因需要转递档案的，学校应根据相关规定办理档案转递手续。（二）转递流程1.转出学校填写档案转递通知单，注明考生基本信息、档案内容、转递原因及接收学校名称、地址等信息。2.将档案材料密封包装，并在封口处加盖学校公章。3.通过机要通信、专人送取或邮政特快专递（EMS）等方式将档案转递至接收学校。4.转出学校应及时跟踪档案转递情况，确保档案安全、准确送达接收学校。（三）转递记录建立档案转递记录台账，详细记录档案转递的时间、方式、接收学校等信息。转递记录应保存至少[X]年，以备查询。七、档案保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露考生档案信息。2.查阅档案时，应在规定的场所进行，无关人员不得在场。3.对涉及考生隐私的信息，如体检结果、家庭特殊情况等，应严格保密。（二）安全管理1.加强档案室的安全防范工作，安装监控设备，确保档案存放环境安全。2.定期对档案保管设备进行检查和维护，确保设备正常运行。3.制定档案安全应急预案，如发生火灾、水灾、失窃等突发事件，应及时采取措施，保护档案安全，并向上级主管部门报告。八、档案信息化管理（一）系统建设建立佛山中考生档案管理信息系统，实现档案信息的电子化录入、存储、查询、统计分析等功能。系统应具备完善的用户权限管理、数据备份与恢复等功能。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应及时将考生档案信息录入管理信息系统，确保数据准确无误。2.定期对系统中的数据进行更新和维护，如考生信息变更、成绩调整等情况，应及时在系统中进行修改。（三）信息安全1.加强档案管理信息系统的安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等安全设备，防止网络攻击和数据泄露。2.对系统用户进行身份认证和权限管理，严格控制用户对系统的访问权限。3.定期对系统数据进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。九、监督与检查（一）内部监督1.学校应建立健全档案管理监督机制，定期对档案管理工作进行检查和评估。2.对档案管理过程中发现的问题，应及时督促整改，确保档案管理工作规范有序。（二）外部检查教育主管部门应定期对学校中考生档案管理工作进行检