文件档案制度建立条款

PAGE文件档案制度建立条款一、总则（一）目的为加强公司文件档案管理，确保文件档案的完整性、准确性和安全性，提高文件档案的利用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中形成的各类文件档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司文件档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保文件档案的系统性和完整性。2.真实准确原则：文件档案应如实反映公司各项工作的实际情况，保证内容真实、数据准确。3.安全保密原则：严格遵守国家有关法律法规和公司保密规定，确保文件档案的安全，防止文件档案的泄露、丢失和损坏。4.便于利用原则：建立科学合理的文件档案管理体系，便于文件档案的检索、查阅和利用，提高工作效率。二、文件档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司文件档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司各类文件档案，包括纸质文件、电子文件等。3.对公司各部门形成的文件材料进行定期收集、整理、归档和保管。4.建立健全文件档案检索体系，提供文件档案的查阅、借阅服务。5.负责文件档案的鉴定、销毁工作，确保文件档案的时效性和有效性。6.对公司文件档案管理工作进行监督、检查和指导，定期向上级领导汇报文件档案管理情况。（二）各部门职责1.负责本部门文件材料的形成、积累和整理工作，并按照公司文件档案管理制度的要求，定期向档案管理部门移交。2.明确本部门文件材料的兼职档案员，负责本部门文件材料的日常收集、整理和保管工作，并协助档案管理部门做好文件档案的归档和移交工作。3.严格遵守公司文件档案管理制度，确保本部门文件材料的安全和保密。4.积极配合档案管理部门开展文件档案管理工作，提供必要的支持和协助。（三）员工职责1.严格遵守公司文件档案管理制度，妥善保管本人在工作中形成的文件材料。2.在文件材料形成后，及时整理并移交本部门兼职档案员或档案管理部门。3.未经批准，不得擅自查阅、借阅、复制、销毁公司文件档案。4.对涉及公司商业秘密和敏感信息的文件档案，要严格保密，不得泄露。三、文件的分类与编号（一）文件分类1.行政文件：包括公司发布的各类规章制度、通知、通报、报告、请示、批复等。2.业务文件：与公司业务活动相关的文件，如合同、协议、项目文档、业务报表等。3.财务文件：涉及公司财务收支、预算、审计等方面的文件，如财务报表、凭证、账簿等。4.人事文件：关于公司员工招聘、培训、考核、薪酬、福利、晋升、调动、离职等方面的文件，如员工档案、劳动合同、人事报表等。5.技术文件：公司在技术研发、生产工艺、质量控制等方面形成的文件，如技术图纸、工艺文件、检验报告等。6.其他文件：不属于以上分类的其他文件，如会议纪要、工作计划、工作总结、宣传资料等。（二）文件编号1.文件编号采用“年份+部门代码+类别代码+顺序号”的格式，例如：202301A001。“年份”：文件形成的年份，用四位数字表示。“部门代码”：按照公司部门设置，为每个部门分配一个两位代码，如“01”表示行政部，“02”表示财务部等。“类别代码”：根据文件分类，为每类文件分配一个两位代码，如“A”表示行政文件，“B”表示业务文件等。“顺序号”：按照文件形成的先后顺序，为每份文件分配一个三位顺序号，从“001”开始递增。2.电子文件的编号与纸质文件一致，同时在文件名中体现文件编号，以便于识别和管理。四、文件的形成与收集（一）文件形成要求1.文件内容应符合国家法律法规和公司相关规定，表述准确、清晰、完整。2.文件格式应规范统一，便于存储、查阅和利用。电子文件应采用通用的办公软件格式，如.doc、.xls、.ppt、.pdf等；纸质文件应使用A4纸张打印或书写，字迹工整、清晰。3.文件签署应齐全，涉及重要事项的文件需经相关领导审批签字。（二）文件收集1.各部门兼职档案员应定期收集本部门形成的文件材料，确保文件材料的及时、完整。2.对于重要会议、活动形成的文件材料，会议组织者或活动负责人应在会议结束或活动完成后及时将文件材料收集整理，并移交档案管理部门。3.涉及多个部门的文件材料，由主办部门负责收集整理，并与相关部门协调沟通，确保文件材料的完整性。五、文件的整理与归档（一）文件整理1.文件收集后，应按照文件分类和编号规则进行整理。对纸质文件进行分类装订，去除金属物，编页码；对电子文件进行分类存储，建立文件夹结构，并按照文件编号命名文件。2.整理文件时，应检查文件的完整性和准确性，对缺页、破损、字迹不清等问题的文件，应及时进行补充、修复或更换。3.对于同一事项的系列文件，应按照时间顺序排列，确保文件之间的关联性和逻辑性。（二）文件归档1.整理后的文件应及时归档，归档时间原则上为每年的次年一季度。各部门兼职档案员应在规定时间内将本部门整理好的文件材料移交档案管理部门。2.档案管理部门在接收各部门移交的文件材料后，应进行认真核对和验收，确保文件材料的质量符合要求。对不符合要求的文件材料，应退回原部门重新整理。3.归档文件应编制归档目录，一式两份，一份随文件装订成册，一份单独保存。归档目录应包括文件编号、文件名称、日期、来源、保管期限等信息，便于检索和查阅。六、文件的保管（一）保管方式1.纸质文件应存放在专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等。2.电子文件应采用磁盘、磁带、光盘等存储介质进行备份，并分别存储在不同的地点。同时，应建立电子文件存储目录，定期对电子文件进行检查和维护，确保电子文件的可读性和完整性。3.对于重要的纸质文件和电子文件，应进行异地备份，以防止自然灾害、人为破坏等原因导致文件丢失。（二）保管期限1.文件的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的文件：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的文件，如公司章程、公司发展规划、重要会议纪要、重大合同协议等，应永久保管。长期保管的文件：凡是在较长时间内对公司工作有查考利用价值的文件，如年度工作计划、工作总结、财务报表、人事档案材料等，保管期限为10年至50年。短期保管的文件：凡是在较短时间内对公司工作有参考价值的文件，如一般性的通知、简报、便函等，保管期限为1年至10年。2.文件保管期限的确定，由档案管理部门根据文件的重要程度、历史价值和现实利用需求等因素进行综合判断，并报公司领导批准。（三）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，每季度进行一次局部清查。清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等。2.在清查过程中，如发现档案有损坏、丢失、霉变等情况，应及时采取措施进行修复、补充或处理。同时，应查明原因，追究相关人员的责任。3.清查结束后，应编制档案清查报告，对档案清查情况进行总结和分析，并提出改进措施和建议。档案清查报告应报公司领导审阅。七、文件的查阅与借阅（一）查阅1.公司内部员工因工作需要查阅文件档案时，应填写《文件档案查阅申请表》，注明查阅文件的名称、编号、查阅目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应根据《文件档案查阅申请表》，为查阅人员提供相应的文件档案，并在查阅现场进行监督。查阅人员不得擅自涂改、抽取、损坏文件档案。3.查阅重要文件档案时，需经公司分管领导批准。涉及公司商业秘密和敏感信息的文件档案，查阅人员应严格遵守公司保密规定，不得泄露文件内容。（二）借阅1.公司内部员工因工作需要借阅文件档案时，应填写《文件档案借阅申请表》，注明借阅文件的名称、编号、借阅期限等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅人员应按时归还所借文件档案，不得逾期不还。3.借阅人员应对所借文件档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自复印、摘录、传播文件内容。如发现文件档案有损坏、丢失等情况，借阅人员应承担相应的赔偿责任。4.涉及公司商业秘密和敏感信息的文件档案，原则上不得借阅。如因特殊情况确需借阅的，需经公司主要领导批准，并严格按照公司保密规定进行管理。八、文件的保密与安全（一）保密措施1.加强对文件档案管理人员的保密教育，提高保密意识，签订保密协议，明确保密责任。档案管理人员应严格遵守公司保密规定，不得泄露文件档案内容。2.对涉及公司商业秘密和敏感信息的文件档案，应进行密级标识，并采取相应的保密措施，如限制查阅范围、加密存储等。3.在文件档案的查阅、借阅过程中，应严格履行审批手续，对查阅、借阅人员进行登记，确保文件档案的流向可追溯。4.定期开展保密检查，对发现的保密隐患及时进行整改，防止文件档案的泄露。（二）安全管理1.建立健全文件档案安全管理制度，加强对档案库房、设备设施的安全管理。档案库房应安装防盗报警装置、监控设备等，确保档案库房的安全。2.加强对电子文件的安全管理，采取防火墙、杀毒软件、数据备份等措施，防止电子文件被病毒感染、黑客攻击或数据丢失。3.制定文件档案应急预案，明确在发生火灾、水灾、地震等自然灾害或其他突发事件时，文件档案的应急处置措施，确保文件档案的安全。4.定期组织档案管理人员进行安全培训和应急演练，提高档案管理人员的安全意识和应急处置能力。九、文件的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门应定期对保管期满的文件档案进行鉴定，成立由档案管理人员、业务部门人员和公司领导组成的鉴定小组，对文件档案的价值进行评估。2.鉴定小组应根据文件档案的保管期限、重要程度、历史价值和现实利用需求等因素，对文件档案进行逐件审查，提出鉴定意见。3.对仍有保存价值的文件档案，应重新确定保管期限；对确无保存价值的文件档案，应编制《文件档案销毁清单》。（二）销毁1.《文件档案销毁清单》经公司领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁。销毁工