公司内部档案评级制度表

PAGE公司内部档案评级制度表一、总则（一）目的为加强公司内部档案管理，科学合理地评估档案价值，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，特制定本档案评级制度表。（二）适用范围本制度适用于公司各部门形成的各类档案，包括但不限于文书档案、科技档案、财务档案、人事档案、业务档案等。（三）基本原则1.客观性原则：档案评级应基于档案的实际内容、价值和历史意义，客观公正地进行评价。2.科学性原则：采用科学合理的评级方法和标准，确保评级结果的准确性和可靠性。3.实用性原则：评级结果应便于档案的管理、检索和利用，为公司的决策和业务活动提供有力支持。二、档案评级标准（一）文书档案1.重要性涉及公司重大决策、战略规划、政策法规等文件：一级涉及公司重要业务活动、项目管理、合同协议等文件：二级一般性业务文件、日常工作记录等：三级2.完整性文件齐全、完整，无缺失页或关键信息：一级基本齐全，有少量缺失但不影响主要内容：二级存在较多缺失或关键信息不完整：三级3.时效性现行有效，对公司当前业务具有重要指导作用：一级在一定时期内有效，对公司业务有一定参考价值：二级已过时效，参考价值不大：三级（二）科技档案1.创新性具有重大科技创新成果，在行业内处于领先地位：一级有一定创新点，对公司技术发展有重要推动作用：二级技术内容常规，创新性不足：三级2.完整性项目文档齐全，包括立项、研发、测试、验收等全过程资料：一级主要环节资料完整，缺少部分辅助资料：二级资料不完整，关键环节缺失：三级3.保密性涉及核心技术秘密，保密要求极高：一级涉及重要技术秘密，有一定保密要求：二级技术内容公开程度较高，保密要求较低：三级（三）财务档案1.重要性年度财务预算、决算报告，重大财务决策文件等：一级日常财务报表、会计凭证、账簿等：二级一般性财务文件、财务审批单等：三级2.准确性数据准确无误，账目清晰：一级基本准确，存在少量可纠正的差错：二级数据存在较多错误或账目混乱：三级3.保存期限永久保存的财务档案：一级保存10年以上的财务档案：二级保存5年以下的财务档案：三级（四）人事档案1.重要性员工的基本信息、履历、职务任免、考核评价等重要资料：一级员工的培训记录、奖惩情况、工资福利等资料：二级一般性人事文件、通知等：三级2.完整性档案内容完整，材料齐全：一级部分材料缺失，但不影响主要信息：二级档案材料严重缺失：三级3.真实性档案资料真实可靠，经核实无误：一级基本真实，个别材料需进一步核实：二级存在虚假材料或信息不实情况：三级（五）业务档案1.重要性核心业务流程中的关键文件、重要合同、客户资料等：一级一般性业务操作记录、业务报告等：二级业务宣传资料、市场调研等辅助性文件：三级2.完整性业务档案涵盖业务全流程，资料完整：一级主要业务环节资料齐全，有部分补充资料：二级业务资料不完整，关键环节缺失：三级3.时效性对当前业务具有直接指导作用，时效性强：一级在近期业务中有一定参考价值，时效性一般：二级已过时效，参考价值有限：三级三、档案评级流程（一）档案整理各部门负责对本部门形成的档案进行收集、分类、编号、装订等整理工作，确保档案的整齐有序。（二）自评各部门档案管理人员根据档案评级标准，对本部门档案进行初步自评，填写《档案自评表》，确定档案的初步等级。（三）审核公司档案管理部门对各部门提交的《档案自评表》及档案进行审核，核实自评结果，必要时可要求部门补充相关材料或进行说明。（四）评定公司档案管理委员会根据审核情况，对档案进行最终评定，确定档案的等级，并在《档案评级汇总表》上签字确认。（五）公示档案评定结果在公司内部进行公示，公示期为[X]个工作日。如有异议，相关部门或人员可在公示期内向档案管理部门提出申诉，档案管理部门应及时进行调查核实，并将处理结果反馈给申诉人。（六）归档公示无异议后，档案管理部门按照评定等级对档案进行分类归档，并建立相应的档案目录和索引，方便查询和利用。四、档案保管与利用（一）保管1.根据档案等级，确定不同的保管期限和保管条件。一级档案应采取严格的保管措施，如存放在专门的档案库，配备防火、防潮、防虫、防盗等设施；二级档案可存放在普通档案柜，但需定期检查维护；三级档案可根据实际情况进行适当保管。2.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、保管、借阅、归还等情况，确保档案的安全和完整。（二）利用1.制定档案利用制度，明确档案利用的范围、程序和审批权限。一般情况下，一级档案的利用需经公司高层领导审批；二级档案的利用需经部门负责人审批；三级档案的利用可由档案管理人员直接办理。2.为档案利用者提供必要的服务，如查阅、复印、摘录等。档案利用者应遵守档案利用制度，爱护档案，不得擅自涂改、损坏、丢失档案。3.定期对档案利用情况进行统计分析，了解档案的利用需求和利用效果，为档案管理工作的改进提供依据。五、档案评级的动态管理（一）定期复查每年对已评定等级的档案进行复查，检查档案的保管状况、利用情况等是否符合要求。如发现档案等级发生变化，应及时进行调整。（二）即时调整在档案管理过程中，如发现档案的重要性、完整性、时效性等发生重大变化，应即时对档案等级进行调整，并相应调整档案的保管和利用措施。（三）特殊情况处理对于因自然灾害、突发事件等特殊原因导致档案受损或丢失的情况，应及时对受损或丢失档案进行评估，根据实际情况调整档案等级，并采取相应的补救措施