小学档案室各类制度

PAGE小学档案室各类制度一、总则（一）目的小学档案室作为学校重要的信息资源库，对于学校的教学、管理、科研等工作具有至关重要的作用。为了加强小学档案室的科学管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校各部门及全体教职工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的行为规范。（三）基本原则1.集中统一管理原则学校档案工作实行集中统一管理，由档案室归口负责全校档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则档案内容必须真实反映学校各项工作的实际情况，严禁伪造、篡改档案资料。3.完整性原则全面收集学校在教学、管理、科研等活动中形成的各类档案，保证档案的齐全完整，不遗漏重要信息。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、学校秘密和个人隐私的档案，采取有效保密措施，防止档案信息泄露。5.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案管理效率，为学校各部门及教职工提供便捷、高效的档案利用服务，充分发挥档案的价值。二、档案管理人员职责（一）档案管理人员基本要求1.热爱档案工作，具有较强的责任心和敬业精神，具备一定的档案专业知识和技能。2.熟悉国家有关档案工作的法律法规、方针政策以及学校的各项规章制度。3.严格遵守档案管理工作纪律，保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。（二）具体职责1.档案收集与整理负责制定档案收集范围和归档要求，指导各部门及教职工做好档案材料的收集工作。定期对各部门移交的档案进行整理，按照档案分类标准进行分类、编号、编目，确保档案整理规范、有序。2.档案保管根据档案的性质和保管要求，选择适宜的保管设备和环境，确保档案的安全存放。对档案进行定期检查和清点，及时发现并处理档案保管过程中出现的问题，如霉变、虫蛀、破损等。做好档案库房的安全管理工作，配备必要的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，确保档案库房安全。3.档案鉴定与统计定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，剔除失去保存价值的档案，并按照规定程序进行销毁。建立档案统计台账，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，及时准确地反映档案工作动态。4.档案利用服务热情接待档案利用者，按照规定办理档案查阅、借阅手续，提供优质高效的档案利用服务。根据利用者的需求，及时准确地提供所需档案资料，并做好利用登记工作。积极开展档案编研工作，编写档案参考资料、大事记等，为学校各项工作提供参考依据。5.档案信息化建设负责学校档案信息化系统的建设、维护和管理，将档案信息录入系统，实现档案的数字化管理。利用信息化手段提高档案管理效率和服务水平，为档案利用者提供便捷的在线查询服务。6.档案业务指导定期组织档案业务培训，提高全校教职工的档案意识和业务水平。深入各部门，对档案工作进行业务指导，帮助解决档案工作中存在的问题。三、档案收集制度（一）收集范围1.学校行政管理档案：包括学校制定的各项规章制度、工作计划、总结、会议记录、统计报表、人事档案、财务档案等。2.教学档案：包括教学计划、教学大纲、教案、教材、教学课件、学生成绩单、教学质量评估材料等。3.科研档案：包括科研项目申报书、研究报告、论文发表、科研成果鉴定材料等。4.学生档案：包括学生入学登记表、学籍档案、奖惩记录、毕业登记表等。5.基建档案：包括学校建设项目的规划设计文件、施工图纸、竣工验收报告等。6.设备档案：包括学校购置的各类教学设备、办公设备、实验设备等的购置合同、使用说明书、维修记录等。7.声像档案：包括学校举办的重大活动、会议、教学实践等的照片、录像、录音等资料。（二）收集要求1.各部门及教职工应按照档案收集范围和归档要求，及时将本部门在工作中形成的档案材料进行整理，定期移交档案室。2.档案材料应真实、完整、准确，字迹清晰，签字盖章齐全，载体应符合档案保管要求。3.对具有保存价值的电子文件，应按照规定格式进行存储，并定期备份，确保电子文件的可读性和完整性。（三）收集时间1.学校各部门应在每年[具体时间]前，将上一年度形成的档案材料移交档案室。2.对于重大活动、重要项目等形成的档案材料，应在活动结束或项目完成后[规定时间]内及时移交档案室。四、档案整理制度（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合国家有关档案整理的标准和规范。（二）分类方法1.年度分类法将档案按年度进行分类，即把同一年度形成的档案归为一类。2.机构分类法对学校各部门形成的档案，按部门进行分类，即同一部门形成的档案归为一类。3.问题分类法根据档案内容所反映的问题进行分类，如将教学档案分为教学管理、教学研究、课程建设等类别。（三）编号规则1.档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性和扩展性原则。2.采用“年度机构保管期限顺序号”的编号方法，例如：2023教务处长期001。3.年度用公元纪年全称表示，机构用部门名称简称表示，保管期限分为永久、长期（[具体年限]年）、短期（[具体年限]年），顺序号按档案排列顺序依次编写。（四）编目要求1.编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。2.案卷目录应填写案卷号、题名、年度、保管期限、页数、备注等项目。3.卷内文件目录应填写顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目。4.目录应打印或书写清晰，装订整齐，一式多份，分别存放于档案室和提供利用部门。五、档案保管制度（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备良好的通风、防潮、防火、防盗、防虫、防鼠等条件。2.档案库房应远离易燃、易爆物品存放地，与食堂、卫生间保持一定距离。3.库房内配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药、除湿机等。（二）保管方式1.按照档案的分类和编号顺序，将档案存放于档案架或档案柜中，确保排列整齐，便于查找。2.对珍贵档案和易损档案，应采取特殊的保管措施，如复制备份、专柜存放、密封保存等。3.电子档案应存储在专用的存储设备上，并定期进行备份，备份数据应异地存放。（三）保管期限1.根据国家有关规定和学校实际情况，确定档案的保管期限，分为永久、长期、短期三种。2.永久保管的档案主要包括学校制定的重要规章制度、学校历史沿革、重大事件记录、重要人事任免等。3.长期保管的档案保管期限为[具体年限]年，主要包括教学、科研、行政管理等方面的重要文件材料。4.短期保管的档案保管期限为[具体年限]年，主要包括一般性的文件材料和临时性的工作记录。（四）定期检查1.检查内容档案的数量、种类、保管期限是否准确。档案的整理、编目是否规范。档案的保管状况，有无霉变、虫蛀（鼠咬）、破损、褪色等现象。档案库房的温湿度、安全设施等是否正常。2.检查周期档案管理人员应每月对档案进行一次常规检查。每年对档案进行一次全面检查，对发现的问题及时进行处理，并做好检查记录。六、档案鉴定制度（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由学校分管领导担任组长，档案室负责人、各部门档案员及相关专业人员为成员。鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和工作计划，组织开展档案鉴定工作。（二）鉴定标准1.文件内容标准反映学校主要职能活动和基本历史面貌的文件材料，应列为永久保管。反映学校一般工作活动，在一定时期内具有查考利用价值的文件材料，可列为长期保管。只在短期内有查考价值的文件材料，可列为短期保管。2.文件形式标准重要的文件正本、定稿、重要会议记录、重要合同协议等应列为永久保管。一般性的文件正本、副本、草稿等可根据其价值确定保管期限。（三）鉴定程序1.初步审查档案管理人员对需要鉴定的档案进行初步整理和分类，剔除明显无保存价值的文件材料。2.详细审查鉴定工作小组对初步审查后的档案进行详细审查，根据鉴定标准，逐卷逐件确定档案的保管期限。3.形成鉴定报告鉴定工作小组对鉴定结果进行汇总，形成档案鉴定报告，明确各类档案的保管期限，并报学校领导审批。4.销毁处理对失去保存价值的档案进行销毁处理，销毁前应编制销毁清册，经学校领导批准后，由两人以上监销，并在销毁清册上签字。销毁清册应永久保存。七、档案统计制度（一）统计内容1.档案的收进、移出情况，包括档案的数量、种类、来源、去向等。2.档案的整理、编目情况，如整理的档案数量、编目的案卷数量等。3.档案的保管情况，如档案的存放位置、保管期限、完好程度等。4.档案的利用情况，包括利用档案的部门、人数、次数、利用的档案内容等。（二）统计方法1.建立档案统计台账，采用纸质和电子两种形式进行记录，确保统计数据的准确性和完整性。2.定期对档案统计数据进行汇总和分析，形成档案统计报表，向上级主管部门和学校领导报送。（三）统计周期1.档案管理人员应每月对档案统计数据进行一次汇总和核对。2.每年对全年的档案统计数据进行全面分析和总结，形成年度档案统计报告。八、档案利用制度（一）利用范围1.本校教职工因教学、科研、管理等工作需要，可查阅、借阅本校档案。2.外单位因工作需要，经学校领导批准，可查阅本校相关档案。3.涉及个人隐私或其他特殊情况，经本人申请，学校领导批准，可查阅本人相关档案。（二）利用手续1.校内利用本校教职工查阅、借阅档案，应填写《档案查阅（借阅）申请表》，注明查阅（借阅）的档案内容、目的、期限等，经所在部门负责人签字同意后，到档案室办理查阅（借阅）手续。档案室工作人员根据申请表，为利用者提供所需档案，并做好查阅（借阅）登记工作，记录利用者姓名、部门、查阅（借阅）时间、档案内容等信息。利用者应在规定期限内归还档案，如需延期，应提前办理续借手续。2.校外利用外单位查阅本校档案，需提前向学校档案室提交《档案查阅申请表》，注明查阅单位名称、查阅目的、查阅内容等，并加盖单位公章。学校档案室对申请进行审核，报学校领导批准后，通知外单位来人查阅。查阅时，外单位人员应出示有效证件，在档案室工作人员的陪同下查阅档案，不得擅自摘抄、复制、拍照、摄像。查阅结束后，外单位人员应在查阅登记表上签字，档案室工作人员将档案归还原处。（三）利用限制1.涉及国家机密、学校秘密和个人隐私的档案，未经批准，不得查阅、借阅和公开。2.档案原件一般不得外借，确因工作需要必须外借的，需经学校领导批准，并采取严格保密措施，限期归还。3.利用者不得擅自涂改、伪造、损毁、丢失档案，如有违反，将依法追究责任。九、档案保密制度（一）保密范围1.涉及国家机密、学校秘密和个人隐私的档案信息。2.档案管理过程中形成的未公开的统计数据、鉴定报告、编研成果等。（二）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密纪律，不得泄露档案机密信息。2.档案库房应设置门禁系统，限制无关人员进入。3.查阅、借阅档案时，档案管理人员应监督利用者的行为，防止档案