规范电子档案管理制度

PAGE规范电子档案管理制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织电子档案的管理，确保电子档案的真实、完整、可用和安全，提高档案管理效率和服务水平，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织在各项业务活动中形成的电子档案的管理，包括但不限于文件、合同、报表、数据、图像、音频、视频等各类电子文件。（三）基本原则1.真实性原则：电子档案应真实反映本公司/组织的业务活动和历史面貌，确保其来源可靠、内容完整准确。2.完整性原则：对电子档案的收集、整理、存储、利用等环节进行全过程管理，保证电子档案的齐全、系统。3.保密性原则：根据电子档案的密级和敏感程度，采取相应的保密措施，防止电子档案信息泄露。4.安全性原则：建立健全电子档案安全防护体系，保障电子档案存储载体和信息系统的安全稳定运行，防止电子档案被篡改、丢失或损坏。5.规范性原则：电子档案的管理应遵循国家和行业相关标准规范，确保电子档案的格式统一、标识清晰、便于管理和利用。（四）管理职责1.档案管理部门负责制定和完善本公司/组织电子档案管理制度，并组织实施。负责电子档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研和利用等工作。负责电子档案存储载体的管理，定期对存储载体进行检查、维护和更新。负责指导和监督各部门电子档案的管理工作，开展电子档案管理培训和宣传。2.各部门负责本部门电子档案的形成、积累和整理工作，并按照档案管理部门的要求及时移交。负责指定专人负责本部门电子档案的日常管理，确保电子档案的真实、完整和安全。配合档案管理部门做好电子档案的鉴定、销毁等工作。二、电子档案的收集与整理（一）收集范围1.本公司/组织在各项业务活动中形成的具有保存价值的电子文件，包括但不限于：行政管理文件，如通知、报告、请示、批复、会议纪要等。业务管理文件，如合同、协议、订单、报表、统计数据等。财务管理文件，如凭证、账簿、报表、审计报告等。人力资源管理文件，如员工档案、考勤记录、培训资料等。项目管理文件，如项目计划、方案、报告、验收文件等。技术研发文件，如设计图纸、技术方案、实验数据、研究报告等。市场营销文件，如市场调研报告、营销策划方案、客户资料等。2.本公司/组织接收或产生的外部电子文件，如上级机关文件、合作伙伴提供的文件、客户反馈信息等，具有保存价值的，应进行收集。（二）收集要求1.各部门应明确电子文件的收集责任人，确保电子文件在形成或收到后及时收集，不得积压或丢失。2.电子文件的收集应遵循真实、完整、准确的原则，确保电子文件内容与纸质文件一致，如有不一致情况，应及时核实并说明原因。3.收集的电子文件应具有规范的格式和清晰的标识，便于识别和管理。对于格式不规范或标识不清晰的电子文件，应进行转换或补充标识。4.电子文件的收集应与业务流程紧密结合，纳入业务系统进行管理，实现电子文件的实时收集和自动归档。（三）整理原则1.电子档案的整理应遵循文件的形成规律和有机联系，保持文件之间的历史联系，便于查找和利用。2.电子档案的整理应按照分类方案进行，分类应科学合理、层次分明，便于管理和检索。3.电子档案的整理应包括文件的分类、编号、著录、装订等工作，确保电子档案的系统性和规范性。（四）分类方法1.年度分类法：按照文件形成的年度进行分类，将同一年度的电子文件归为一类。2.机构分类法：按照本公司/组织的内部机构进行分类，将同一机构形成的电子文件归为一类。3.问题分类法：按照文件反映的问题进行分类，将同一问题的电子文件归为一类。4.保管期限分类法：按照文件的保管期限进行分类，将不同保管期限的电子文件归为一类。（五）编号规则1.电子档案的编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。2.编号应包括年度、机构代码、保管期限代码、分类号、顺序号等要素，具体编号格式如下：年度：用四位阿拉伯数字表示，如“2023”。机构代码：用两位大写英文字母表示，如“AB”。保管期限代码：用一位大写英文字母表示，如“L”（长期）、“M”（中期）、“S”（短期）。分类号：根据分类方案确定，用三位阿拉伯数字表示，如“001”。顺序号：用四位阿拉伯数字表示，如“0001”。3.编号示例：“2023ABL0010001”，表示2023年度AB机构形成的长期保管的第001类第0001份电子档案。（六）著录要求1.电子档案应进行著录，著录内容应包括文件编号、题名、责任者、日期、保管期限、密级、格式等要素。2.著录应准确、完整、规范，确保电子档案的检索和利用。3.著录信息应与电子档案内容一致，如有变更应及时更新。（七）装订要求1.对于需要装订的电子档案，应按照一定的顺序进行装订，确保整齐、牢固。2.装订应采用线装或胶装等方式，不得使用金属钉等易生锈的材料。3.装订时应注意保护电子档案的原始信息，不得损坏电子档案的载体或内容。三、电子档案的存储与保管（一）存储载体选择1.应选择质量可靠、性能稳定、存储容量大的存储载体，如磁带、磁盘、光盘、硬盘阵列等。2.存储载体应具有良好的兼容性和可扩展性，便于与现有信息系统进行集成和数据交换。3.应定期对存储载体进行质量检测和性能评估，确保存储载体的可靠性和安全性。（二）存储方式1.电子档案应采用在线存储、离线存储或异地存储等多种方式进行存储，确保电子档案的安全性和可用性。2.在线存储应选择可靠的云存储服务提供商，签订服务协议，明确双方的权利和义务，确保云存储环境的安全稳定。3.离线存储应定期将电子档案备份到磁带、光盘等存储载体上，并将存储载体存放在安全可靠的场所。4.异地存储应选择距离本公司/组织较远的地区进行存储，以防止自然灾害、火灾、盗窃等突发事件对电子档案造成损失。（三）存储环境要求1.电子档案存储场所应具备防火、防潮、防虫、防盗、防磁、防尘等安全防护设施，确保存储环境的安全稳定。2.存储场所的温度、湿度应保持在适宜的范围内，温度一般控制在14℃24℃，湿度一般控制在40%60%。3.应定期对存储场所进行清洁和消毒，防止灰尘、霉菌等对电子档案造成损害。（四）保管期限划分1.电子档案的保管期限应根据国家相关法律法规和本公司/组织的实际情况进行划分，一般分为永久、长期、中期和短期。2.永久保管的电子档案应是对本公司/组织具有重要历史价值和长远利用价值的文件，如公司章程、重大决策文件、重要合同协议等。3.长期保管的电子档案应是对本公司/组织在一定时期内具有重要利用价值的文件，保管期限一般为10年以上。4.中期保管的电子档案应是对本公司/组织在一定时期内具有一定利用价值的文件，保管期限一般为5年至10年。5.短期保管的电子档案应是对本公司/组织在短期内具有一定利用价值的文件，保管期限一般为1年至5年。（五）保管期限变更1.电子档案的保管期限应根据其价值变化情况进行适时调整，如发现电子档案的价值已降低或失去保存意义，应及时进行鉴定并调整保管期限。2.保管期限变更应按照规定的程序进行，由档案管理部门提出申请，经相关部门审核批准后实施。3.保管期限变更后，应及时对电子档案的编号、著录等信息进行更新，确保电子档案管理的准确性和规范性。（六）定期检查与维护1.应定期对电子档案的存储载体进行检查，查看存储载体是否有损坏、变形、老化等情况，如有问题应及时进行处理。2.应定期对电子档案进行备份，备份频率应根据电子档案的重要程度和变化情况确定，一般每月或每季度备份一次。3.应定期对电子档案管理系统进行维护，检查系统运行是否正常，数据是否完整准确，如有问题应及时进行修复和处理。4.应定期对电子档案存储场所进行安全检查，查看安全防护设施是否完好，消防器材是否有效，如有问题应及时进行整改。四、电子档案的利用与共享（一）利用原则1.电子档案的利用应遵循合法、合规、合理的原则，确保电子档案的利用符合国家法律法规和本公司/组织的规定。2.电子档案的利用应遵循保密原则，根据电子档案的密级和敏感程度，采取相应的保密措施，防止电子档案信息泄露。3.电子档案的利用应遵循方便快捷的原则，建立健全电子档案利用服务体系，为用户提供高效、便捷的利用服务。（二）利用方式1.查询利用：用户可通过电子档案管理系统查询所需的电子档案，档案管理部门应及时提供查询服务，并对查询过程进行记录。2.借阅利用：用户如需借阅电子档案，应填写借阅申请表，经档案管理部门审核批准后，方可借阅。借阅期限应根据电子档案的密级和利用需求确定，一般不得超过规定的期限。3.复制利用：用户如需复制电子档案，应填写复制申请表，经档案管理部门审核批准后，方可复制。复制应采用安全可靠的方式进行，确保电子档案信息的安全。（三）共享范围1.电子档案的共享应根据本公司/组织的业务需求和管理要求，确定共享范围和共享方式。2.共享范围一般包括本公司/组织内部各部门之间、与上级主管部门之间、与合作伙伴之间等。3.共享方式可采用网络共享、介质共享等多种方式，确保电子档案的共享安全、便捷。（四）共享流程1.共享申请：需要共享电子档案的部门或人员应填写共享申请表，明确共享的电子档案名称、共享范围、共享期限等信息，并提交档案管理部门审核。2.审核批准：档案管理部门应根据共享申请表进行审核，审核内容包括共享的必要性、合法性、安全性等。审核通过后，报相关领导批准。3.共享实施：经批准后，档案管理部门应按照共享申请表的要求，将电子档案共享给相关部门或人员，并对共享过程进行记录。4.共享反馈：共享结束后，档案管理部门应及时收集共享反馈信息，了解共享电子档案的利用情况和存在的问题，以便及时进行改进。五、电子档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.电子档案的鉴定应遵循全面审查、客观公正、定期鉴定的原则，确保电子档案的鉴定结果真实、准确。2.在鉴定过程中，应充分考虑电子档案的历史价值、现实利用价值和保存价值，综合评估电子档案的价值。（二）鉴定组织1.成立电子档案鉴定小组，由档案管理部门、业务部门、技术部门等相关人员组成。2.鉴定小组负责制定电子档案鉴定方案，组织实施电子档案鉴定工作，并对鉴定结果进行审核和批准。（三）鉴定内容1.文件内容鉴定：审查电子档案的内容是否真实、完整、准确，是否反映本公司/组织的业务活动和历史面貌；是否具有保存价值，是否已失去现实利用价值。2.文件格式鉴定：审查电子档案的格式是否规范、通用，是否能够被现有信息系统读取和利用；是否存在格式过时或不兼容的情况。3.文件载体鉴定：审查电子档案的存储载体是否完好，是否存在损坏、变形、老化等情况；是否需要进行载体转换或迁移。（四）鉴定方法1.直接鉴定法：对电子档案进行逐份审查，直接判断其价值，确定保管期限。2.抽样鉴定法：对于数量较大、内容相似的电子档案，可采用抽样鉴定法，抽取一定比例的样本进行审查，根据样本的鉴定结果推断总体的价值。3.专家鉴定法：对于专业性较强、价值难以判断的电子档案，可邀请相关领域的专家进行鉴定，听取专家的意见和建议。（五）销毁程序1.编制销毁清单：经鉴定确无保存价值的电子档案，应编制销毁清单，清单应包括电子档案的编号、题名、责任者、日期、保管期限、密级等信息。2.审