莆田市学校档案管理制度

PAGE莆田市学校档案管理制度一、总则（一）目的为加强莆田市学校档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在学校教育教学、行政管理及各项工作中的作用，依据国家有关法律法规和档案管理行业标准，结合本市学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于莆田市各级各类学校，包括幼儿园、小学、中学、中等职业学校及高等院校等。（三）基本原则1.集中统一管理原则学校档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。学校设立综合档案室，负责全校档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实性原则档案内容必须真实反映学校各项工作的实际情况，严禁弄虚作假。3.完整性原则全面收集学校在教学、科研、管理等活动中形成的各类文件材料，保证档案的齐全完整。4.保密性原则严格遵守国家有关保密规定，对涉及国家机密、学校商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原则档案管理应便于档案的查阅和利用，提高档案的使用效率，为学校各项工作提供有力支持。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组学校成立档案管理领导小组，由校长担任组长，各分管副校长担任副组长，各职能部门负责人为成员。其职责如下：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学校档案工作发展规划和规章制度。2.指导、监督和检查学校各部门的档案工作，协调解决档案工作中的重大问题。3.定期对学校档案工作进行总结和评估，推动档案工作不断发展。（二）综合档案室综合档案室是学校档案管理的职能部门，配备专职档案管理人员，负责学校档案的具体管理工作。其职责如下：1.贯彻执行学校档案管理领导小组的各项决定，制定档案管理工作细则和操作规程。2.负责全校各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案的规范化管理。3.做好档案的安全保管工作，配备必要的档案保管设备，定期对档案进行检查、清点和维护，防止档案损坏、丢失和泄密。4.开展档案的开发利用工作，编制档案检索工具，积极为学校教学、科研、管理等工作提供档案信息服务。5.组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理队伍的整体素质。6.负责向教育主管部门和档案行政管理部门报送档案工作统计报表，接受业务指导和监督检查。（三）各部门兼职档案员学校各部门设立兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理和初步归档工作，并定期向综合档案室移交。其职责如下：1.负责收集本部门在工作中形成的各种文件材料，确保文件材料的齐全完整。2.按照档案管理的要求，对本部门的文件材料进行分类整理，编制目录，初步装订成册。3.定期将整理好的档案移交综合档案室，并办理交接手续。4.协助综合档案室做好档案的查阅和利用工作，提供相关档案信息。三、档案的分类与编号（一）档案分类学校档案分为党群、行政、教学、科研、学生、教师业务、基建、设备、财会、声像、实物等十一大类。具体分类如下：1.党群类主要包括学校党组织的各种文件材料，如党委会议记录、党支部工作材料、党员名册、入党申请书等。2.行政类涵盖学校行政工作的各类文件，如学校工作计划、总结、规章制度、会议纪要、行政事务文件等。3.教学类涉及教学管理、教学研究、课程建设、教材编写、教学成果等方面的文件材料，如教学计划、教案、试卷、教学评估报告等。4.科研类包括学校科研项目申报、研究过程、成果鉴定、论文发表等相关材料，如科研项目申请书、研究报告、学术论文等。5.学生类有关学生管理、招生就业、学籍档案、奖惩情况等方面的文件，如学生登记表、成绩单、毕业证书、学位证书等。6.教师业务类教师的个人档案、教学业务档案、科研成果档案、培训进修档案等，如教师履历表、教学工作量统计、科研项目参与情况等。7.基建类学校基本建设项目的规划、设计、施工、验收等文件材料，如基建项目立项报告、工程图纸、施工合同、竣工验收报告等。8.设备类学校教学设备、办公设备、实验设备等的购置、使用、维护等方面的文件，如设备采购合同、设备清单、设备维修记录等。9.财会类学校财务工作的各类文件，如财务预算、决算报告、会计凭证、账簿、报表等。10.声像类学校在教学、科研、活动等过程中形成的照片、录音、录像等声像资料，如学校重大活动照片、教学视频、讲座录音等。11.实物类学校获得的各类奖杯、奖牌、证书、纪念品等实物档案。（二）档案编号为便于档案的管理和查询，对每一类档案进行编号。编号采用“大类代码+年度+流水号”的方式。具体编号规则如下：1.大类代码党群类：DQ行政类：XZ教学类：JX科研类：KY学生类：XS教师业务类：JS基建类：JJ设备类：SB财会类：CK声像类：SX实物类：SW2.年度采用公元纪年，如“2023”表示2023年度。3.流水号按照档案形成的先后顺序依次编号，从“001”开始。例如，2023年度党群类的第5份档案编号为：DQ2023005。四、档案的收集与归档（一）收集范围学校各部门应按照档案管理的要求，全面收集本部门在工作中形成的具有保存价值的文件材料，包括纸质文件、电子文件、声像资料、实物等。具体收集范围如下：1.上级机关下发的与学校工作相关的文件、指示、通知等。2.学校制定的各类规章制度、工作计划、总结、报告、会议纪要等。3.教学、科研活动中形成的教案、讲稿（PPT）、实验报告、论文、著作、科研项目申报书及成果鉴定材料等。4.学生的学籍档案、成绩单、奖惩记录、毕业实习报告、毕业论文等。5.教师的个人档案材料、教学业务档案、科研成果档案、培训进修材料等。6.学校基本建设项目的规划、设计、施工、验收等过程中形成的文件材料。7.学校设备购置、使用、维护等方面的文件，如设备采购合同、设备清单、设备维修记录等。8.学校财务工作的各类文件，如财务预算、决算报告、会计凭证、账簿、报表等。9.学校组织的各类活动、会议、讲座、演出等形成的照片、录音、录像等声像资料。10.学校获得的各类奖杯、奖牌、证书、纪念品等实物档案。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应及时收集本部门的文件材料，确保文件材料的齐全完整。2.对收集到的文件材料进行初步整理，剔除重复、无用的文件，按照档案分类标准进行分类。3.电子文件应按照规定的格式和命名规则进行整理，确保文件的可读性和可利用性。4.声像资料应注明拍摄时间、地点、内容等信息，并进行分类整理。5.实物档案应进行详细登记，注明名称、来源、日期等信息，并妥善保管。（三）归档时间1.当年形成的文件材料，在次年上半年完成归档工作。2.基建项目、设备购置等专项工作完成后，应及时将相关文件材料归档。3.学生毕业、教师退休等人员变动后，应在规定时间内将其个人档案材料归档。（四）归档程序1.各部门兼职档案员将整理好的档案材料移交综合档案室，并填写档案移交清单，双方签字确认。2.综合档案室档案管理人员对移交的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和规范性。3.对审核合格的档案进行分类、编号、编目、装订等整理工作，上架存放。五、档案的整理与保管（一）整理要求1.遵循档案形成的规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，便于保管和利用。2.按照档案分类标准进行分类整理，同一类档案应按照时间顺序或重要程度排列。3.对纸质档案进行装订时，应拆除金属物，采用三孔一线或缝纫机装订，确保整齐牢固。4.电子档案应按照档案管理系统的要求进行整理，建立清晰的目录结构，便于检索和利用。（二）保管期限学校档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。具体划分如下：1.永久保管凡是反映学校主要职能活动和历史面貌的重要文件材料，如学校章程、重要会议记录、重大改革方案、教学评估报告、科研成果奖励文件等，应永久保管。2.长期保管对学校工作有重要查考利用价值的文件材料,如学校工作计划、总结、规章制度、教学大纲、教材、教师业务档案等，保管期限为30年。3.短期保管在一定时期内对学校工作有参考价值的文件材料，如一般性会议记录、临时性通知、学生成绩册等，保管期限为10年。（三）保管条件1.综合档案室应具备专门的档案库房，库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃二十℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等设施设备，如灭火器、防盗门、除湿机、防虫药、鼠夹等。3.档案架应坚固耐用，排列整齐，便于档案的存放和查找。档案应分类上架存放，标识清晰。4.电子档案应存储在安全可靠的存储介质上，并定期进行备份，异地存放。同时，应配备必要的电子档案管理软件，确保电子档案的安全管理和有效利用。六、档案的利用与借阅（一）利用原则1.档案利用应遵循保密、高效、便捷的原则，确保档案的安全和合理利用。2.凡因工作需要查阅档案的人员，必须遵守档案管理制度，履行查阅手续。（二）利用范围1.学校内部各部门在教学、科研、管理等工作中需要查阅档案的。2.学校教职工因个人工作需要查阅本人业务档案的。3.外单位因工作需要查阅学校档案的，须经学校档案管理领导小组批准。（三）借阅手续1.本校人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、查阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室查阅。2.外单位人员查阅档案，须持单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、查阅期限等信息，经学校档案管理领导小组批准后，方可查阅。3.借阅档案一般不得带出档案室，如需带出，须经综合档案室负责人批准，并办理借阅登记手续，限期归还。4.借阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换、拆散档案，不得擅自复制档案内容。如发现档案损坏或丢失，应及时报告综合档案室，并承担相应责任。（四）利用登记综合档案室应建立档案利用登记制度，对每一次档案利用情况进行详细记录，包括查阅日期、查阅人姓名、所在部门、查阅目的、档案名称、查阅期限等信息。档案利用登记册应妥善保管，以备查考。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织学校成立档案鉴定小组，由档案管理领导小组成员及相关部门负责人组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案存毁意见。（三）鉴定方法1.逐卷逐件审查档案内容，分析档案的价值和保管期限是否合理。2.结合学校工作实际，判断档案对当前和今后工作的查考利用价值。3.参考国家有关档案保管期限的规定和同类学校档案鉴定的经验。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行审核，提出销毁意见，报学校档案管理领导小组批准。2.经批准销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，注明档案名称、年度、保管期限、数量等信息。3.档案销毁应在指定地点进行，由两人以上监销，并在《档案销毁清册》上签字确认。4.销毁后的《档案销毁清册》应永久保存，以备查考。八、档案信息化建设（一）建设目标逐步实现学校档案管理的信息化、数字化，提高档案管理效率和服务水平，为学校各项工作提供更加便捷、高效的档案信息支持。（二）建设内容1.建立档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、编目、存储、检索、利用等全过程的信息化管理。2.对纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现纸质档案与电子档案的同步管理和相互印证。3.加强档案信息安全管理，采取数据备份、加密存储、用户认证等措施，确保档案信息的安全可靠。（三）实施步骤1.规划阶段制定学校档案信息化建设规划，明确建