协会上墙档案制度范本

PAGE协会上墙档案制度范本一、总则（一）目的为加强协会档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于协会各部门及全体工作人员在工作中形成的各类档案。（三）档案定义协会档案是指协会在各项活动中直接形成的，对协会工作、历史研究和社会发展具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：协会档案由综合办公室集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则：档案内容必须真实反映协会工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集协会在工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。5.便于利用原则：优化档案整理和保管方式，提高档案检索效率，方便档案的查阅利用。二、档案分类与编号（一）分类协会档案分为以下几大类：1.综合管理类：包括协会章程、会员代表大会文件、理事会会议文件、年度工作计划与总结、重要活动方案与总结、内部管理制度、人事档案、财务档案等。2.业务活动类：涵盖协会开展的各类业务活动资料，如项目申报书、项目实施报告、调研报告、学术交流资料、培训资料、会议纪要、活动照片与视频等。3.会员管理类：涉及会员入会申请、会员信息变更、会员会费缴纳记录、会员表彰与处罚等资料。4.对外联络类：包含与政府部门、其他社会组织、企业等的往来文件、合作协议、邀请函、接待记录等。5.宣传推广类：协会宣传资料、新闻报道、宣传海报、网站内容更新记录等。（二）编号1.档案编号采用“大类代码年度流水号”的形式。2.大类代码：综合管理类（ZG）、业务活动类（YW）、会员管理类（HY）、对外联络类（WL）、宣传推广类（XC）。3.年度：采用公元纪年，如2023年表示为“2023”。4.流水号：按档案形成时间顺序依次编排，从001开始。例如，2023年综合管理类的第5份档案编号为：ZG2023005。三、档案收集（一）收集范围1.协会各部门在工作中形成的各类文件、资料、报表、记录等。2.协会工作人员在履行职责过程中产生的个人工作记录、调研报告、总结等。3.协会组织的各类会议、活动、培训等形成的文件、照片、视频等资料。4.会员提交的各类申请材料、建议意见、反馈信息等。5.协会与外部单位往来的文件、函件、协议、合同等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案及时、准确、完整地收集。2.档案形成部门或个人应在工作完成后[X]个工作日内，将相关档案整理后移交综合办公室。3.对于重要档案或紧急档案，应及时移交，不得延误。4.移交档案时，应填写《档案移交清单》，详细注明档案名称、数量、形成时间、移交部门或个人等信息。四、档案整理（一）整理原则遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分类整理：按照档案分类标准，将收集到的档案进行分类。2.装订：对纸质档案进行装订，去除金属物，保持档案整齐美观。3.编页号：在每份档案的首页右上角编写页号，便于查阅和统计。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。5.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年度、起止编号等信息。五、档案保管（一）保管场所设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案的安全保管。（二）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。5.严格遵守国家有关保密规定，非档案管理人员未经批准不得进入档案库房。六、档案查阅与利用（一）查阅权限1.协会工作人员因工作需要查阅档案的，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到综合办公室查阅。2.外单位人员查阅协会档案的，需持单位介绍信，经协会秘书长批准后，方可查阅。查阅重要档案的，还需经协会法定代表人同意。3.查阅档案应在综合办公室指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出指定地点。（二）利用方式1.查阅人员可根据需要复印、拍照、摘录档案内容，但必须经档案管理人员同意，并在规定的范围内使用。2.如需借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经相关领导批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。如发现档案丢失或损坏，应及时报告档案管理人员，并承担相应责任。（三）登记与记录档案管理人员应对档案查阅、利用情况进行详细登记，包括查阅时间、查阅人员、查阅内容、利用方式等信息。登记记录应妥善保存，以备查询。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则根据档案的保存价值和保管期限，定期对档案进行鉴定，确保档案的真实性、完整性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由协会秘书长担任组长，综合办公室负责人及相关部门代表为成员。（三）鉴定方法1.档案鉴定小组根据档案的形成时间、内容、重要性等因素，对档案进行逐件审查，确定档案的保管期限。2.保管期限分为永久、长期（[X]年以上）、短期（[X]年以下）三种。3.对已超过保管期限且无保存价值的档案，填写《档案销毁申请表》，报协会秘书长批准后进行销毁。（四）销毁程序1.档案销毁应在档案鉴定小组的监督下进行，确保销毁过程的合规性。2.采用粉碎、焚烧等方式对档案进行销毁，不得随意丢弃。3.档案销毁时，应填写《档案销毁清册》，详细记录档案名称、数量、销毁时间、销毁方式等信息。《档案销毁清册》应永久保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步建立协会档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）数字化扫描对协会重要档案进行数字化扫描，扫描分辨率应不低于[X]dpi，确保扫描图像清晰可读。（三）数据录入与挂接将扫描后的档案图像进行数据录入，建立档案数据库，实现档案信息的电子化存储。同时，将档案电子数据与档案实体进行挂接，方便档案的查