样品档案管理制度

PAGE样品档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司样品档案的管理，确保样品档案的完整性、准确性和安全性，便于样品的追溯、查询和使用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有样品档案的管理，包括但不限于产品研发样品、生产过程中的测试样品、客户提供的样品以及对外展示的样品等。（三）定义1.样品档案：指与公司样品相关的各种文件、资料、记录等的集合，包括样品的基本信息、来源、用途、测试数据、处理情况等。2.保管期限：根据样品的性质和重要程度，确定不同样品档案的保管期限，分为短期、中期和长期。（四）管理原则1.集中管理原则：公司设立专门的样品档案管理部门或岗位，负责统一收集、整理、保管和维护样品档案。2.分类管理原则：按照样品的类别、项目、时间等进行分类，便于查找和管理。3.安全保密原则：确保样品档案的安全，防止泄露、丢失和损坏，对涉及商业秘密和技术秘密的样品档案严格保密。4.动态更新原则：随着样品的流转、使用和处理，及时更新样品档案的相关信息。二、样品档案的收集与整理（一）收集范围1.样品的原始资料，如样品的设计图纸、技术文件、规格说明书等。2.样品的采购合同、发票、运输单据等相关凭证。3.样品的测试报告、检验记录、质量分析报告等。4.样品的使用记录、维护记录、维修记录等。5.样品的处理记录，如报废申请、销毁记录等。6.与样品相关的其他文件和资料。（二）收集要求1.样品档案的收集应及时、准确、完整，确保不漏掉任何重要信息。2.对于纸质文件，应保持整洁、清晰，不得随意涂改、损坏。3.对于电子文件，应进行备份，并确保文件格式的兼容性和可读性。（三）整理方法1.按照样品的类别和项目进行分类，建立分类目录。2.对每份样品档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查询和管理。3.对样品档案进行排序，按照时间顺序或重要程度进行排列。4.对样品档案进行装订或归档，确保文件的整齐和牢固。三、样品档案的保管（一）保管部门公司设立专门的样品档案保管库或档案室，由专人负责样品档案的保管工作。（二）保管条件1.保管库或档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保样品档案的安全。2.保管库或档案室应保持适宜的温度和湿度，防止文件受潮、发霉或变形。3.保管库或档案室应配备必要的设备，如文件柜、货架、温湿度计、灭火器等。（三）保管期限1.短期保管期限：一般为1年至3年，适用于一般性的样品档案，如生产过程中的测试样品等。2.中期保管期限：一般为3年至5年，适用于重要的样品档案，如产品研发样品、客户提供的重要样品等。3.长期保管期限：一般为5年以上，适用于具有长期保存价值的样品档案，如涉及公司核心技术和商业秘密的样品档案等。（四）保管期限的确定与调整1.保管期限由样品档案管理部门根据样品的性质和重要程度提出建议，报公司领导审批后确定。2.在保管期限届满前，样品档案管理部门应进行评估，如认为仍有保存价值，可提出延长保管期限的申请，报公司领导审批。（五）档案的借阅与归还1.公司内部人员因工作需要借阅样品档案时，应填写《样品档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等，经部门负责人审批后，到样品档案管理部门办理借阅手续。2.借阅人员应按照规定的期限归还样品档案，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管样品档案，不得擅自涂改、损坏、转借或丢失，如有违反，应承担相应的责任。（六）档案的查阅与复印1.公司内部人员因工作需要查阅样品档案时，应填写《样品档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅范围等，经部门负责人审批后，到样品档案管理部门办理查阅手续。2.查阅人员应在指定的地点查阅样品档案，不得擅自将档案带出保管库或档案室。3.如需复印样品档案，应填写《样品档案复印申请表》，注明复印内容、用途等，经部门负责人审批后，到样品档案管理部门办理复印手续。4.复印人员应按照规定的数量和格式进行复印，不得擅自扩大复印范围。四、样品档案的使用与流转（一）使用流程1.使用部门根据工作需要，填写《样品使用申请表》，注明样品名称、规格、数量、使用时间、使用目的等，经部门负责人审批后，到样品档案管理部门领取样品。2.样品档案管理部门根据申请表，核对样品的编号、名称、规格等信息，确保无误后，办理样品的发放手续。3.使用部门在使用样品过程中，应按照规定的操作规程进行操作，做好使用记录，如使用时间、使用人员、使用情况等。4.使用完毕后，使用部门应及时将样品归还样品档案管理部门，并填写《样品归还登记表》。（二）流转记录1.样品在公司内部流转时，应填写《样品流转申请表》，注明流转原因、流转时间、流转部门等，经相关部门负责人审批后，办理流转手续。2.样品档案管理部门应及时更新样品档案的相关信息，记录样品的流转情况，确保样品档案的准确性和完整性。（三）样品的标识与追溯1.对每件样品应进行标识，标识内容应包括样品编号、名称、规格、来源、用途等，确保样品的可追溯性。2.在样品的流转、使用和处理过程中，应保持标识的清晰和完整，不得随意涂改或损坏标识。五、样品档案的处理（一）处理原因1.样品已完成使用目的，不再需要保存。2.样品已超过保管期限，且无保存价值。3.样品因损坏、变质等原因无法继续使用。4.其他原因需要处理样品。（二）处理方式1.报废：对于已无使用价值的样品，经相关部门鉴定后，填写《样品报废申请表》，报公司领导审批后，进行报废处理。2.销毁：对于涉及商业秘密和技术秘密的样品，经相关部门鉴定后，填写《样品销毁申请表》，报公司领导审批后，进行销毁处理。销毁过程应进行记录，确保销毁彻底。3.转让：对于仍有使用价值的样品，经相关部门评估后，可进行转让处理。转让过程应签订转让协议，明确双方的权利和义务。（三）处理记录1.样品档案管理部门应及时记录样品的处理情况，包括处理原因、处理方式、处理时间、处理人员等。2.处理记录应作为样品档案的重要组成部分，与样品档案一同保存。六、监督与检查（一）监督部门公司设立专门的监督部门，负责对样品档案管理制度的执行情况进行监督检查。（二）检查内容1.样品档案的收集、整理、保管、使用和流转等环节是否符合本制度的规定。2.样品档案的标识是否清晰、完整，追溯性是否良好。3.样品档案的保管期限是否符合规定，是否及时进行评估和调整。4.样品档案的借阅、查阅和复印等手续是否齐全，是否符合规定。5.样品档案的处理是否符合规定，处理记录是否完整。（三）检查频率监督部门应定期对样品档案管理制度的执行情况进行检查，每年至少进行一次全面检查。对于重点样品档案或重要环节，可进行不定期抽查。（四）问题整改1.对于检查中发现的问题，监督部门应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.责任部门应认真分析问题产生的原因，制定整改措施，并按时将整改情况报告监督部门。3.监督部门