公路工程档案制度范本

PAGE公路工程档案制度范本一、总则（一）目的为加强公路工程档案管理，确保档案的完整、准确、系统和有效利用，为公路工程建设、维护、管理及相关决策提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织所承担的各类公路工程项目，包括新建、改建、扩建的公路工程及其附属设施建设项目。（三）档案定义本制度所称公路工程档案，是指在公路工程规划、设计、施工、监理、验收等全过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。（四）管理原则1.统一领导、分级管理原则。公司/组织设立专门的档案管理机构，负责统筹管理公路工程档案工作，各部门、各项目组按照职责分工，负责本部门、本项目档案的收集、整理、归档等工作。2.完整准确、系统规范原则。确保档案内容真实反映公路工程建设全过程，符合档案管理的规范要求，保持档案的系统性和完整性。3.便于利用原则。建立科学合理的档案分类体系和检索工具，方便档案的查询、借阅和利用，提高档案的服务效能。二、档案管理职责（一）档案管理机构职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善公司/组织公路工程档案管理制度。2.负责对公路工程档案工作进行统筹规划、组织协调和监督指导，定期检查档案管理工作情况。3.集中统一管理公司/组织重要的公路工程档案，对档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等工作进行全面管理。4.组织开展档案业务培训和宣传教育活动，提高档案管理人员的业务水平和全员的档案意识。5.参与公路工程建设项目的竣工验收，对档案资料的完整性、准确性进行审查。（二）项目负责人职责1.负责组织本项目档案管理工作，确保项目档案管理工作与项目建设同步进行。2.明确项目各部门、各岗位的档案管理职责，督促相关人员及时收集、整理、归档项目档案资料。3.协调解决项目档案管理工作中出现的问题，对档案管理工作进行定期检查和指导。4.对项目档案的完整性、准确性和系统性负责，审核项目档案的移交清单，确保档案按时、完整移交。（三）档案管理人员职责1.熟悉档案管理业务，掌握档案管理的法律法规和行业标准，严格按照规定的程序和方法开展档案管理工作。2.负责收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常档案管理工作，确保档案资料的规范、有序存放。3.对档案进行定期检查和清点，做好档案的安全保管工作，防止档案损坏、丢失、泄密等情况发生。4.建立档案检索工具，负责档案的查询、借阅、归还等服务工作，及时为利用者提供所需档案资料。5.参与档案的鉴定、销毁工作，对已到保管期限且无保存价值的档案提出鉴定意见，按照规定程序进行销毁。三、档案收集（一）收集范围1.公路工程项目前期文件，包括项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告、设计任务书等。2.工程设计文件，包括初步设计、施工图设计文件、设计变更文件等。3.工程施工文件，包括施工组织设计、施工技术交底、工程测量记录、原材料及构配件质量证明文件、试验检测报告、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量检验评定记录等。4.工程监理文件，包括监理规划、监理实施细则、监理月报、监理日志、工程质量监理文件、工程进度监理文件、工程费用监理文件等。5.工程竣工验收文件，包括竣工验收报告、工程质量鉴定报告、竣工决算报告、工程总结等。6.与公路工程建设相关的其他文件，如征地拆迁文件、合同协议文件、会议纪要、来往信函等。（二）收集要求1.各部门、各项目组应明确专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料及时、准确、完整地收集。2.档案资料应字迹清晰、图表整洁、签字盖章手续完备，采用耐久性强的书写材料和载体。3.对收集到的档案资料应进行分类整理，按照不同的类别和时间顺序进行编号，便于管理和查找。4.收集过程中应注意对电子文件的收集，确保电子文件格式规范、内容完整，并与纸质文件相对应。四、档案整理（一）整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法公路工程档案按照工程项目前期、设计、施工、监理、竣工验收等阶段进行一级分类，在每个一级分类下再根据文件的性质、内容等进行二级分类。例如：1.工程项目前期文件：按照项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告等类别进行分类。2.工程设计文件：按照初步设计、施工图设计、设计变更等类别进行分类。3.工程施工文件：按照施工组织设计、施工技术交底、工程测量记录等类别进行分类。4.工程监理文件：按照监理规划、监理实施细则、监理月报等类别进行分类。5.工程竣工验收文件：按照竣工验收报告、工程质量鉴定报告、竣工决算报告等类别进行分类。（三）编号规则档案编号采用“项目名称分类代码文件顺序号”的形式，例如：“XX公路工程SJ001”，其中“XX公路工程”为项目名称，“SJ”为设计文件分类代码，“001”为该类文件的顺序号。（四）装订要求1.归档文件应采用A4幅面纸张，左侧装订，装订应牢固、整齐，便于保管和利用。2.对于纸张规格不符合要求的文件，应进行折叠或裱糊处理，使其符合A4幅面标准。3.装订时应去除文件上的金属物，如订书钉、回形针等。五、档案归档（一）归档时间1.项目前期文件应在项目批准立项后及时归档。2.工程设计文件应在设计文件审查通过后归档。3.工程施工文件应随工程进度同步归档，每月定期整理归档一次。4.工程监理文件应每月定期整理归档一次。5.工程竣工验收文件应在工程竣工验收合格后三个月内归档。（二）归档程序1.各部门、各项目组在档案资料整理完毕后，填写档案移交清单，一式两份，一份由移交部门留存，一份随档案资料移交档案管理机构。2.档案管理机构对移交的档案资料进行审核，检查档案资料的完整性、准确性和规范性，对不符合要求的档案资料退回移交部门进行补充完善。3.审核通过后，档案管理机构接收档案资料，并按照规定的分类方法和编号规则进行上架存放，建立档案台账。六、档案保管（一）保管场所应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。（二）保管设备配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器、防虫药品等，定期对保管设备进行检查和维护，确保其正常运行。（三）保管期限公路工程档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：涉及公路工程建设重要决策、重大变更、关键技术资料、竣工验收报告等具有长期保存价值的文件。2.长期保管的档案：保存期限为20年以上（含20年）的文件，如工程设计文件、施工技术资料、监理文件等。3.短期保管的档案：保存期限为20年以下的文件，如一般性的来往信函、会议纪要等。（四）档案清点与统计1.档案管理人员应定期对档案进行清点，每年至少进行一次全面清点，确保档案数量准确、存放位置正确。2.建立档案统计台账，对档案的收进、移出、保管数量、利用情况等进行统计，定期向上级主管部门报送档案统计报表。七、档案利用（一）利用范围公司/组织内部人员因工作需要可查阅、借阅公路工程档案；外部单位因工作需要查阅档案的，应按照国家有关规定办理相关手续。（二）利用程序1.内部人员查阅、借阅档案时，应填写档案查阅、借阅申请表，注明查阅、借阅的档案名称、用途、期限等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理机构办理查阅、借阅手续。2.档案管理机构根据申请表提供档案资料，并做好查阅登记和借阅登记工作，记录查阅、借阅人员姓名、部门、时间、档案名称等信息。3.外部单位查阅档案的，应提交查阅申请函，说明查阅目的、内容、范围等，经公司/组织主管领导批准后，由档案管理机构安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。如需借阅档案，应按照国家有关规定签订借阅协议，明确双方权利义务，办理借阅手续。4.查阅、借阅人员应爱护档案资料，不得擅自涂改、抽取、撤换、损坏档案，不得在档案上圈划、批注、污损，如需摘录或复制档案内容，应经档案管理机构同意，并注明出处。5.查阅、借阅期限届满后，查阅、借阅人员应及时归还档案资料，档案管理机构应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，追究相关人员责任。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理机构负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，按照国家有关规定和公司/组织档案管理制度进行鉴定。（三）鉴定程序1.档案管理机构定期对到期档案进行清理，列出需要鉴定的档案清单。2.档案鉴定小组对清单中的档案进行逐一审查，根据鉴定标准确定档案的存毁意见。3.对拟销毁的档案编制档案销毁清册，注明档案名称、编号、日期存放位置等信息，经档案鉴定小组组长签字确认后，报公司/组织主管领导审批。4.经批准销毁的档案，由档案管理机构指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，监销人员应在档案销毁清册上签字。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立公路工程档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数字化扫描对重要的公路工程档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合档案管理要求，确保扫描图像清晰、完整。（三）数据录入与挂接将扫描后的档案图像进行数据录入，建立电子档案数据库，实现电子档案与纸质档案的对应挂接，方便档案的查询和利用。（四）系统功能档案信息化管