唐山局档案工作制度汇编

PAGE唐山局档案工作制度汇编一、总则（一）目的为加强唐山局档案工作的规范化、科学化管理，有效保护和利用档案资源，为全局各项工作提供有力支持，特制定本档案工作制度汇编。（二）适用范围本制度适用于唐山局机关各部门、直属单位及其工作人员在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的行为规范。（三）基本原则1.统一领导、分级管理原则档案工作实行统一领导，由局办公室负责统筹协调，各部门、直属单位按照职责分工，做好本部门档案工作的管理和指导。2.完整准确、系统安全原则确保档案的完整、准确、系统，维护档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。3.便于利用原则以方便利用为出发点，优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，充分发挥档案的价值。二、档案管理机构及职责（一）档案工作领导小组成立以局主要领导为组长，各分管领导为副组长，各部门负责人为成员的档案工作领导小组。负责研究决定档案工作的重大事项，协调解决档案工作中的重要问题，指导全局档案工作的开展。（二）局办公室作为全局档案工作的归口管理部门，负责制定档案工作计划、规章制度，组织档案业务培训，指导各部门档案工作；负责接收、整理、保管全局各类档案，提供档案利用服务；负责档案信息化建设，确保档案信息安全。（三）各部门、直属单位负责本部门、本单位档案的收集、整理、保管和移交工作，指定专人负责档案管理，确保档案工作与业务工作同步开展。三、档案的收集与归档（一）归档范围1.上级机关文件材料包括上级机关发来的与本局工作相关的各类文件、指示、通知、通报等。2.本局文件材料本局制发的各类文件、报告、请示、批复、会议纪要、工作计划、总结、统计报表等。3.会议文件材料本局召开的各类会议形成的会议通知、议程、报告、决议、记录等。4.人事档案材料干部职工的履历表、任免文件、考核材料、工资变动材料、奖惩材料等。5.业务档案材料各业务部门在工作中形成的项目文件、合同协议、技术资料、业务报表等。6.财务档案材料会计凭证、账簿、报表、审计报告等。7.声像档案材料本局组织的重要活动、会议、调研等形成的照片、录音、录像等资料。8.实物档案材料本局获得的荣誉证书、奖杯、奖牌、锦旗等实物。（二）收集要求1.各部门、直属单位应明确专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性、完整性。2.对办理完毕的文件材料，应及时进行整理、归档，不得积压。3.归档的文件材料应齐全完整、字迹清晰、签署完备，符合档案整理规范要求。（三）归档时间1.当年形成的文件材料，应在次年上半年完成归档。2.跨年度的项目文件材料，在项目结束后三个月内完成归档。3.人事档案材料应及时归档，确保档案信息的时效性。四、档案的整理（一）分类标准档案按照年度机构（问题）保管期限进行分类。1.年度按照文件材料形成的年度进行划分。2.机构（问题）根据本局内部机构设置或业务职能，将档案分为不同的类别，如综合类、业务类、人事类、财务类等。3.保管期限根据档案的重要程度和保存价值，将档案保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。（二）整理方法1.文书档案按照分类标准，对文件材料进行装订、编页、编号、编目、装盒等整理工作。2.业务档案根据业务特点，制定相应的整理方案，对项目文件、合同协议等进行分类整理，确保档案的系统性和完整性。3.人事档案按照人事档案管理规定，对干部职工档案进行分类、排序、编目、装订等整理工作。4.财务档案按照会计档案管理办法，对会计凭证、账簿、报表等进行分类整理，确保档案的规范有序。（三）编目要求1.编制档案目录，包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、目录号、案卷号、题名、日期、页数、备注等项目。2.目录应打印或手写清晰，一式两份，一份随档案装订成册，一份单独存放，便于检索利用。五、档案的保管（一）保管场所设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。（二）保管要求1.档案应分类存放，排列有序，便于查找。2.定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的完整和安全。3.对破损、褪色的档案，应及时进行修复或复制。4.做好档案库房的清洁卫生工作，保持适宜的温度、湿度环境。（三）档案数字化推进档案数字化建设，对重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的快速检索和利用。同时，加强电子档案的管理，确保电子档案的安全存储和有效利用。六、档案的利用（一）利用范围本局工作人员因工作需要，可查阅、借阅本局档案；外单位因工作需要查阅本局档案的，应按照规定办理相关手续。（二）利用手续1.本局工作人员查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，经部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。2.外单位查阅本局档案，应提前提交查阅申请函，说明查阅目的、范围等，经局办公室审核同意后，并按照规定办理查阅手续。查阅人员须由本局工作人员陪同，在指定地点查阅档案，不得擅自摘抄、复制、拍照等。3.借阅档案应严格遵守借阅期限，按时归还。如需延期，应办理续借手续。（三）利用登记档案管理部门应对档案利用情况进行详细登记，包括利用时间、利用人、查阅或借阅档案内容、归还时间等，以便对档案利用情况进行统计和分析。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则根据档案的保管期限和实际价值，定期对档案进行鉴定，确保档案的真实性、完整性和系统性，剔除失去保存价值的档案。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由局办公室、业务部门、档案管理人员等组成，负责对档案进行鉴定工作。（三）鉴定方法1.逐卷审查档案内容，根据档案的形成时间、来源、内容、重要程度等因素，判断档案的保存价值。2.对保管期限已满的档案，重点审查其是否仍具有查考利用价值，如涉及未了结事项、重要历史资料等，应适当延长保管期限。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，