化工公司办公软件管理办法

化工公司办公软件管理办法第一章总则

1.1制定依据与目的

1.1.1制定依据

本制度依据《中华人民共和国网络安全法》《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国个人信息保护法》等国家法律法规，参照ISO27001信息安全管理体系标准、GDPR等国际公约，结合《危险化学品安全管理条例》《企业内部控制基本规范》等行业标准及企业数字化转型战略，旨在规范化工公司办公软件管理，实现信息安全、风险防控与运营效率的协同提升。

1.1.2制定目的

针对当前企业办公软件使用中存在的权限混乱、数据泄露、流程冗长、合规风险等痛点，本制度通过构建“制度-流程-表单-责任”四维管理闭环，核心目标在于：

（1）实现办公软件全生命周期管理的标准化与规范化；

（2）建立动态风险防控机制，降低信息安全与合规风险；

（3）优化协同效率，适配国际化业务场景需求。

1.2适用范围与对象

1.2.1适用范围

本制度适用于公司总部及所有分支机构使用办公软件（含PC端、移动端、云服务）的场景，覆盖业务系统（ERP、CRM、PLM等）、通用办公系统（OA、邮箱、文档管理）及第三方协作工具。例外场景包括：

（1）临时性项目专用工具（需报备IT部审批）；

（2）经合规部认证的境外特定合规工具（需符合当地法律要求）。

1.2.2适用对象

（1）正式员工：承担使用规范责任，需通过年度信息安全考核；

（2）外包单位：纳入管理范围，需签订保密协议并接受同等监督；

（3）合作单位：通过系统接口或临时授权方式接入，需经法务部审批。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则

严格遵守国家法律法规及行业规范，确保系统功能、数据存储、跨境传输等环节合法合规。

1.3.2权责对等原则

明确各层级、岗位的权限与责任，严禁越权操作，建立责任追溯机制。

1.3.3风险导向原则

针对高风险场景（如敏感数据处理、跨国数据传输）实施重点管控。

1.3.4效率优先原则

1.3.5持续改进原则

建立动态评估机制，根据业务变化、技术迭代及风险事件优化制度。

1.4制度地位与衔接

1.4.1制度层级

本制度为基础性专项制度，与《公司内部控制手册》《信息安全管理制度》等关联制度构成管理矩阵。

1.4.2衔接关系

（1）与财务制度衔接：涉及合同审批、采购付款等场景需同步符合财务制度要求；

（2）与内控制度衔接：嵌入内控节点包括：系统权限变更审批、数据备份核查、跨境数据传输合规性评估。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司设立“董事会-管理层-职能部门-监督机构”四级管控体系。

（1）董事会：审议重大系统采购、跨境数据传输等事项；

（2）管理层（总经理办公会）：审批年度预算、重大权限调整；

（3）职能部门：IT部负责技术实施，合规部负责合规监督，各业务部门负责具体场景落地；

（4）监督机构：内控部、审计部通过审计程序实施监督。

2.2决策机构与职责

2.2.1股东会

决策范围：系统架构升级、年度预算超500万元采购项目。

议事规则：重大事项需三分之二以上股东同意。

2.2.2董事会

决策范围：跨境数据传输策略、第三方工具引入标准。

议事规则：需经独立董事审议通过。

2.3执行机构与职责

2.3.1IT部

（1）主责：办公系统建设与运维，负责权限配置、安全加固；

（2）配合：需配合合规部进行跨境数据合规性评估。

2.3.2各业务部门

（1）主责：制定本领域系统使用细则，如研发部需明确PLM系统数据提报标准；

（2）配合：需配合内控部开展流程优化。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部

（1）主责：嵌入三个关键内控环节：系统权限变更需经业务部门及合规部双签；

（2）方式：通过流程观察、数据分析开展监督。

2.4.2审计部

（1）主责：每年开展专项审计，重点核查高风险场景；

（2）责任：审计结果需提交管理层。

2.5协调与联动机制

建立“月度IT协同会”，由IT部牵头，合规部、业务部门参与，解决跨部门问题。

第三章专业领域管理标准

3.1管理目标与核心指标

（1）目标：系统使用合规率100%，数据泄露事件0次；

（2）KPI：权限配置准确率≥98%，审批时效≤3个工作日。

3.2专业标准与规范

3.2.1系统分类管控

（1）高风险系统（ERP、PLM）：实施双因素认证；

（2）中风险系统（OA）：要求定期密码变更。

3.2.2风险控制点及措施

|风险点|控制措施|

|---------------|--------------------------------------------------------------------------|

|跨境数据传输|需经合规部评估，优先选择本地化部署|

|敏感数据存储|采取加密存储，禁止非必要访问|

3.3管理方法与工具

（1）方法：实施全生命周期管理，采用PDCA循环优化；

（2）工具：通过OA系统实现权限申请线上化，ERP集成合同审批流程。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

办公软件使用流程分为“申请-配置-审批-使用-归档”五个阶段：

（1）申请阶段：通过OA系统提交需求，需明确系统类型、使用范围、负责人；

（2）配置阶段：IT部根据审批结果配置权限，需经合规部复核；

（3）审批阶段：按金额/风险等级分档审批，500万元以上需总经理办公会；

（4）使用阶段：需定期开展使用培训，每月抽查操作痕迹；

（5）归档阶段：系统使用终止后30日内完成数据备份与权限撤销。

4.2子流程说明

4.2.1权限变更流程

（1）发起：需填写《权限变更申请表》，说明变更原因；

（2）审批：IT部、业务部门双签，高风险变更需合规部参与。

4.2.2跨境数据传输流程

（1）评估：需提交《跨境数据传输评估报告》，包含数据类型、传输方式、存储地合规性分析；

（2）审批：法务部、合规部、IT部三签。

4.3流程关键控制点

（1）系统采购需经市场部、IT部、合规部双签；

（2）数据备份需由专人每月抽查，确保可用性。

4.4流程优化机制

每年12月由IT部牵头，结合业务需求及审计结果优化流程，优化方案需经合规部评估。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

权限分配遵循“按需授权、最小化原则”，具体标准：

（1）系统类型：ERP系统采购权限仅授权给财务部、采购部总监；

（2）金额分级：10万元以下由部门负责人审批，50万元以上需分管副总；

（3）岗位层级：高管仅可审批超出其直接上级权限的业务。

5.2审批权限标准

5.2.1审批层级

|金额区间|审批路径|

|----------------|-----------------------------|

|≤10万元|直接上级-部门负责人|

|10-50万元|直接上级-分管副总|

5.2.2特殊场景

紧急采购需通过加急通道，但金额不得超过50万元。

5.3授权与代理机制

（1）授权条件：需填写《授权书》，明确授权期限（最长6个月）；

（2）代理规范：临时代理需经直接上级审批，期限不超过15个工作日。

5.4异常审批流程

（1）触发条件：权限超限、系统故障等；

（2）审批要求：需附《异常情况说明》，经合规部评估后加急审批。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1操作规范

（1）密码管理：禁止使用生日、123456等弱密码，每年变更一次；

（2）痕迹留存：电子审批需保留审批日志，纸质文件需扫描存档。

6.2监督机制设计

6.2.1日常监督

由内控部每月抽查系统使用日志，重点关注高风险场景。

6.2.2专项监督

每年6月由审计部开展全流程审计，审计范围含系统权限、数据备份、跨境数据传输等环节。

6.3检查与审计

6.3.1检查频次

（1）专项审计：每年至少一次；

（2）日常检查：每月不少于一次。

6.3.2检查标准

核查系统日志是否完整、权限分配是否符合矩阵要求。

6.4执行情况报告

每月5日前由IT部向管理层提交《执行情况报告》，含异常事件、改进建议等。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

7.1.1考核内容

（1）定量指标：系统使用合规率、审批时效；

（2）定性指标：流程优化建议采纳率。

7.2评估周期与方法

（1）周期：考核周期为季度，年度汇总；

（2）方法：结合IT部数据统计与业务部门反馈。

7.3问题整改机制

7.3.1整改分类

（1）一般问题：7个工作日内整改；

（2）重大问题：30个工作日内整改。

7.4持续改进流程

（1）建议收集：通过OA系统收集业务部门优化建议；

（2）评估标准：由IT部每月汇总，合规部每季度评估。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

8.1.1奖励情形

（1）主动发现并报告系统漏洞；

（2）提出有效流程优化方案。

8.1.2奖励类型

（1）精神奖励：通报表扬；

（2）物质奖励：金额不超过1000元。

8.2违规行为界定

8.2.1分类标准

（1）一般违规：弱密码使用；

（2）较重违规：擅自导出敏感数据。

8.3处罚标准与程序

8.3.1处罚措施

（1）警告：适用于首次一般违规；

（2）降级：适用于较重违规。

8.4申诉与复议

8.4.1申诉条件

收到处罚决定后3个工作日内可申诉。

8.4.2复议流程

由合规部受理，5个工作日内出具复议结果。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

9.1.1应急组织

设立“应急小组”，由IT部、合规部、法务部组成。

9.1.2响应流程

（1）发现事件：2小时内启动响应；

（2）处置措施：隔离受影响系统，评估损失。

9.2例外情况处理

（1）例外场景：突发自然灾害、系统供应商中断；

（2）审批要求：需附《例外情况说明》，经分管副总审批。

9.3危机公关与善后

9.3.1公关责任

由法务部制定《危机公关预案》，明确沟通口径。

9.3.2善后措施

每月10日前由合规部复盘危机事件，优化预案。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本制度由公司合规部负责解释。

10.2相关制度索引

|制度名称|文号|

|---------