总部工程改造制度

总部工程改造制度第一章总则为规范公司总部工程改造项目的管理，确保改造工程的质量、安全、进度和投资效益，建立科学、高效、透明的工程改造管理体系，特制定本制度。本制度适用于公司总部所有办公场所、公共区域、配套设施等涉及结构、装修、机电、消防、智能化等系统的改造、修缮、升级项目（以下简称“改造工程”）。所有相关部门及人员，包括但不限于行政部、工程部、财务部、使用部门及外部合作单位，均须严格遵守。改造工程管理遵循以下基本原则：安全第一，质量为本；计划先行，预算控制；权责清晰，流程规范；公开透明，廉洁高效；科学决策，持续优化。所有工程改造活动必须在保障人员安全、建筑结构安全和运营安全的前提下进行，以提升办公环境、优化功能布局、保障设施可靠、促进节能环保为核心目标。第二章组织与职责公司成立工程改造领导小组（以下简称“领导小组”），作为改造工程的最高决策与协调机构。领导小组由公司分管行政或资产的副总裁担任组长，成员包括行政部、财务部、法务部、信息技术部、安全保卫部及相关业务部门负责人。其主要职责是：审批年度工程改造计划及重大单项工程方案；审定重大项目的预算与招标结果；协调解决工程实施过程中的重大问题和资源冲突；监督工程的整体实施情况。行政部是工程改造的归口管理部门，下设工程管理科具体负责日常事务。其主要职责包括：负责收集、汇总、初审各部门的改造需求，编制年度工程改造计划草案；组织或委托进行项目可行性研究、方案设计及概算编制；办理政府报批报建手续（如需要）；组织工程招标、采购及合同签订；对工程实施全过程进行质量、安全、进度和投资管理；组织工程验收、结算及资料归档；负责改造后项目的移交及保修期内的协调工作。使用部门是指提出改造需求或改造后直接使用的业务部门。其职责包括：提出明确、合理的改造需求及功能要求；参与改造方案的设计讨论与确认；在施工期间配合做好区域搬迁、人员安排等工作；参与隐蔽工程验收、竣工验收及项目移交。财务部负责工程改造资金的统筹安排、预算审核、支付审批及决算审计。法务部负责相关合同的合法性审查。安全保卫部负责施工期间的消防安全、人员出入及安全保卫监督。信息技术部负责涉及网络、通信、智能化等专业系统的技术方案审核与验收。所有工程项目须明确指定项目负责人，对项目的全过程负直接责任。第三章改造工程流程管理第一节需求提出与计划立项每年第三季度，由行政部向全公司发布下一年度工程改造需求征集通知。各部门如有改造需求，须详细填写《工程改造项目需求申请表》，说明改造原因、预期目标、基本要求、初步设想及紧迫性，经部门负责人签字后提交行政部。行政部工程管理科对收集的需求进行初步筛选、分类和现场勘查，从公司整体规划、安全必要性、投资效益、实施可行性等方面进行综合评估。在评估基础上，行政部牵头编制下一年度《总部工程改造计划草案》，草案应包括项目名称、主要内容、估算投资、必要性分析、预期效益、初步实施时间等。该草案需提交领导小组审议批准，形成正式的年度工程改造计划。未列入年度计划的临时性、应急性改造项目，需由使用部门提出专项申请，经行政部审核并报领导小组特批后方可实施。第二节方案设计与预算编制计划内项目正式启动后，由行政部根据项目复杂程度，决定由内部技术力量或委托具有相应资质的设计单位进行方案设计。方案设计应至少提供两个以上可比选方案，内容需包括设计说明、平面布置图、主要立面图、关键部位详图、主要材料设备清单及技术规格要求。方案设计必须符合国家及地方相关法规、规范及标准，充分考虑消防安全、建筑结构安全、节能环保、人性化使用及与现有系统的衔接。设计方案完成后，行政部应组织使用部门、信息技术部、安全保卫部等相关方进行评审会签，充分吸收各方意见并修改完善，最终形成报批方案。方案确定后，由行政部或委托造价咨询单位编制详细的项目概算或预算。预算应尽可能细化，包含工程费、设备购置费、设计费、监理费、不可预见费等所有可能发生的费用。预算金额需根据公司授权体系，报行政部负责人、分管领导或领导小组审批。第三节采购与合同管理工程项目的采购应严格遵守公司《采购管理办法》。根据项目预算金额及性质，采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价或直接委托等方式确定施工单位及主要设备材料供应商。招标工作由行政部牵头组织，财务部、法务部及使用部门参与。评标过程应坚持公平、公正、科学、择优的原则，重点评审投标单位的资质、业绩、技术方案、报价、工期及项目经理能力。中标单位确定后，由行政部会同法务部起草工程合同。合同条款必须清晰、严谨，明确工程范围、质量标准、工期（含开工、竣工日期及关键节点）、合同价款及支付方式、材料设备供应、双方权利义务、验收标准、质量保修期（通常不低于两年）、违约责任、安全文明施工责任、变更及索赔处理程序等。合同经法务部审核、授权领导审批后正式签订。合同签订后，行政部项目负责人应向施工单位进行合同交底，明确管理要求。第四节施工过程管理施工单位进场前，必须办理施工许可（若需）、施工人员登记、缴纳安全保证金，并提交详细的施工组织设计、进度计划、专项施工方案（如深基坑、高空作业等）供行政部审批。行政部应组织施工单位、使用部门、物业单位召开工程启动会，明确施工界面、管理流程、沟通机制、安全要求及注意事项。施工期间，行政部项目负责人及指派的现场工程师应对工程进行日常监督与检查。重点监管内容包括：施工单位是否按图施工、按规范施工；进场材料设备是否与合同约定品牌、规格、质量相符，并履行报验手续；施工进度是否符合计划，及时协调解决延误问题；施工现场安全措施是否到位，包括用电安全、动火管理、安全防护、垃圾清运等；是否做好对未施工区域的保护及对周边办公环境的影响控制（如噪音、粉尘）。所有检查应留有记录。严格管理工程变更。任何对已批准设计方案、施工范围、材料标准的修改或增减，均须履行变更审批程序。由提出方（可能是使用部门、施工单位或行政部）填写《工程变更申请单》，说明变更原因、内容、对造价和工期的影响，经设计单位确认（如涉及结构或重大调整）、监理单位审核（如有）、行政部项目负责人评估后，根据变更涉及的金额大小，报相应权限领导审批。未经书面批准的变更，不得施工，且不得计入最终结算。第五节验收与结算工程完工后，施工单位首先进行自检，合格后向行政部提交完整的竣工资料及竣工验收申请。行政部组织进行预验收，对发现问题要求施工单位整改。预验收合格后，由行政部牵头，组织使用部门、设计单位、施工单位、监理单位（如有）及相关职能部门（如信息技术部、安全保卫部）进行正式竣工验收。验收小组依据合同、施工图纸、设计变更及国家验收规范，对工程实体质量、使用功能、观感效果及竣工资料进行全面检查与测试。验收合格后，各方在《竣工验收报告》上签字确认。对于验收中发现的问题，需明确整改责任人和完成时限，整改完成后进行复验。工程竣工验收合格并移交使用部门后，进入质量保修期。施工单位应在保修期内对施工质量缺陷负责并及时维修。行政部负责保修期内的协调与监督。工程结算在竣工验收合格后进行。施工单位提交完整的结算资料，包括竣工图、竣工资料、合同、变更签证、材料设备合格证明等。行政部初步审核后，可委托第三方造价咨询机构进行审计，或由公司内部审计部门进行审计。结算审计应坚持客观公正原则，以合同为依据，对工程量、单价、取费进行严格审核。审计报告经财务部、行政部及公司领导审批后，作为最终支付工程尾款及质量保证金的依据。第六节资料归档与后评估工程全部结束后，行政部项目负责人负责将项目全过程的资料收集、整理并归档。归档资料应包括但不限于：需求申请与批文、设计文件与图纸、招标投标文件、合同协议、施工过程记录（日志、检查记录、影像资料）、变更签证、验收文件、结算审计报告、设备说明书及保修卡等。归档工作应确保资料的真实性、完整性和系统性，便于日后查考和维护。对投资规模大、技术复杂或影响面广的重点改造项目，可在运行使用一年后，由行政部组织进行后评估。评估内容主要包括：项目目标实现程度、投资效益分析、使用部门满意度、施工质量与设计回顾、管理经验与教训总结等。后评估报告应反馈给领导小组及相关部門，作为未来改进工程管理工作的重要参考。第四章质量管理所有改造工程必须坚持“质量第一”的方针。质量管理的目标是通过全过程控制，确保工程实体质量符合国家、行业标准及合同约定，满足使用功能要求，消除质量隐患。设计阶段是质量控制的源头。设计方案必须由具备资质的设计单位完成，并经过充分的内部评审和外部专家咨询（如必要），确保其技术可行、安全可靠、经济合理。材料设备的质量是工程质量的基础。所有主要材料和设备必须符合设计及合同要求的品牌、规格、型号和技术标准。进场前，施工单位必须报验，提供出厂合格证、质量检验报告等证明文件，由行政部现场工程师或监理人员进行核查，必要时进行抽样送检，不合格材料严禁用于工程。施工过程的质量控制是关键。施工单位必须建立完善的质量自检体系。行政部及监理单位（如有）通过巡检、旁站、平行检验等方式，对关键工序、隐蔽工程（如水电管线预埋、防水层施工）进行重点监控。隐蔽工程覆盖前，必须经检查验收合格并签字确认。定期召开工程例会，协调解决质量问题。竣工验收是质量控制的最后关口。必须严格执行验收程序，对不合格项坚决要求返工，直至合格。质量保修期内，施工单位须履行保修义务。第五章安全管理安全是工程改造不可逾越的红线。安全管理贯彻“预防为主，综合治理”的方针，覆盖施工全过程，确保施工人员、公司员工及物业设施的安全。落实安全生产责任制。行政部对施工现场安全负监督管理责任，施工单位对施工现场安全负直接主体责任。施工合同必须明确安全责任条款，施工单位须缴纳安全保证金，并提交详细的安全施工方案和应急预案。强化施工现场安全管理。施工单位必须为施工人员提供合格的安全防护用品，并进行安全教育。施工现场须设置明显的安全警示标志，实施封闭或隔离管理。严格管理动火作业、高空作业、临时用电、有限空间作业等危险工序，必须办理审批手续，安排专人监护。保持施工现场整洁，材料堆放整齐，通道畅通，及时清运建筑垃圾，消除火灾隐患。加强对外来施工人员的管理。所有施工人员须登记备案，办理临时出入证件。行政部应会同安全保卫部，定期对施工现场进行安全检查，对发现的安全隐患下达整改通知单，限期整改，情节严重的可要求停工整顿或进行经济处罚。发生安全事故时，须立即启动应急预案，并按国家规定及时报告。第六章投资与进度控制工程改造投资必须控制在批准的预算范围内。行政部是投资控制的主要责任部门。在方案设计阶段，通过多方案比选优化，控制设计标准和规模。在采购阶段，通过规范的招标竞争，确定合理合同价。在施工阶段，严格控制工程变更，特别是可能引起费用大幅增加的变更必须审慎论证、从严审批。在结算阶段，通过严格的审计核减不合理费用。所有项目均需编制详细的进度计划，明确总工期和关键