企事业单位合同管理制度手册

企事业单位合同管理制度手册第1章总则1.1合同管理制度的制定依据合同管理制度的制定依据主要来源于《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，如《民法典》中关于合同订立、履行、变更与解除的规定，确保制度符合国家法律框架。依据《合同法》第10条，合同当事人应当遵循平等、自愿、公平、诚实信用的原则，制度设计需体现这一基本原则。企业合同管理需结合行业特性与管理需求，如《企业合同管理规范》（GB/T36831-2018）中对合同管理流程的规范要求，确保制度具有可操作性。合同管理制度的制定应参考国内外先进企业的管理经验，例如ISO37304《合同管理标准》中对合同生命周期管理的指导原则。通过制度设计，确保合同管理符合企业战略目标，如《企业战略管理》中提到的“战略导向”原则，提升合同管理的系统性和有效性。1.2合同管理制度的适用范围本制度适用于企事业单位在合同签订、履行、变更、解除及归档等全过程的管理活动。合同管理范围涵盖采购、销售、租赁、服务、技术合作等各类合同类型，确保管理覆盖企业主要业务活动。适用于各类合同主体，包括法人、自然人、第三方机构等，确保管理的全面性。适用于合同金额较大或涉及重大利益的企业，如合同金额超过一定标准（如50万元）的合同需进行专项管理。适用于合同涉及法律风险较高的领域，如知识产权、安全生产、环境保护等，确保合同管理的合规性与风险防控能力。1.3合同管理制度的职责分工合同管理制度的制定与执行由企业管理层负责，确保制度的权威性和执行力。合同承办部门负责合同的起草、审核、签署及履行跟踪，确保合同内容的准确性和合规性。法律部门负责合同的合法性审查，确保合同内容符合法律法规及企业内部制度。审计与合规部门负责合同执行过程的监督与评估，确保合同管理的规范性与透明度。信息管理部门负责合同档案的归档与管理，确保合同资料的完整性和可追溯性。1.4合同管理制度的实施原则的具体内容合同管理制度的实施应遵循“合法、合规、高效、风险可控”的原则，确保合同管理的合法性与有效性。合同管理应以“风险防控”为核心，通过合同条款设计、履约监督、争议解决机制等手段降低法律风险。合同管理应注重“流程标准化”，通过流程图、操作手册等工具实现合同管理的规范化与可操作性。合同管理应结合“数字化转型”，利用信息化系统实现合同的电子化、自动化管理，提高管理效率。合同管理应注重“持续改进”，通过定期评估、反馈机制和培训，不断提升合同管理的科学性与适应性。第2章合同的订立与履行2.1合同订立的基本原则合同订立应遵循平等自愿、公平诚信的原则，确保双方在法律框架内达成一致，避免一方利用优势地位损害另一方利益。这一原则可参考《民法典》第467条，明确合同订立应基于真实意思表示，不得违背公序良俗。合同订立需遵循合法、合规、有效的原则，确保合同内容符合国家法律法规及行业规范，避免因违法或无效条款导致合同无效。根据《合同法》第5条，合同应具备必要条款，如当事人、标的、数量、价款等。合同订立应注重风险防控，明确双方权利义务，避免因条款模糊或未约定导致后续纠纷。例如，合同应明确违约责任、争议解决方式等，以降低履约风险。合同订立过程中，应注重信息对称与透明，确保双方充分了解合同内容，避免因信息不对称引发争议。根据《民法典》第496条，合同当事人应真实、全面地表达意思，不得隐瞒重要事实。合同订立后，应由双方签署并加盖公章，确保合同具有法律效力。根据《合同法》第10条，合同须由当事人签字或盖章，且内容不得违反法律强制性规定。2.2合同订立的程序与要求合同订立应遵循协商一致的原则，双方应通过书面形式达成一致，避免口头协议带来的法律风险。根据《民法典》第473条，合同应以书面形式确立，内容具体明确。合同订立应包括主体、标的、数量、价格、履行方式、违约责任等内容，确保合同条款完整、清晰。根据《合同法》第10条，合同应具备必要条款，避免因条款缺失导致合同无效。合同订立过程中，应由双方代表签署并加盖单位公章，确保合同的法律效力。根据《合同法》第10条，合同须由当事人签字或盖章，且内容不得违反法律强制性规定。合同订立后，应由单位内部法务或合同管理部门进行审核，确保合同内容合法、合规，避免因合同无效或无效条款导致后续纠纷。合同订立完成后，应由双方签订书面合同，并保存原件，以备日后查阅和争议解决。根据《民法典》第500条，合同应以书面形式确立，且应妥善保存。2.3合同履行的注意事项合同履行应遵循诚信原则，双方应按照合同约定全面履行义务，不得擅自变更或解除合同。根据《民法典》第563条，合同履行应遵循诚信原则，不得损害对方合法权益。合同履行过程中，应注重履行方式的明确性，如交付时间、地点、方式等，避免因履行方式不清导致争议。根据《民法典》第584条，合同履行应遵循约定，不得擅自变更。合同履行应注重履行过程的记录与管理，如签订合同、履行过程、验收、付款等，确保履行过程可追溯。根据《合同法》第110条，合同履行应注重履行过程的记录与管理。合同履行过程中，应定期检查履行情况，及时发现并解决潜在问题，避免因履行不力导致合同无效或违约。根据《合同法》第111条，合同履行应注重及时性与有效性。合同履行应注重履约质量与效率，确保合同目的得以实现。根据《民法典》第585条，合同履行应注重质量与效率，避免因履行不当导致合同目的无法实现。2.4合同履行中的争议解决的具体内容合同履行中的争议应优先通过协商解决，双方应本着平等自愿的原则，通过沟通达成一致。根据《民法典》第583条，争议应优先通过协商解决，避免进入诉讼程序。若协商不成，可依法向合同履行地的人民法院提起诉讼，或申请仲裁。根据《民事诉讼法》第111条，争议应通过法定程序解决，确保争议处理的合法性与公正性。合同履行中的争议解决应遵循公平原则，确保双方权利义务对等，避免因争议解决方式不当导致矛盾升级。根据《民法典》第584条，争议解决应遵循公平原则，保障双方合法权益。合同履行中的争议解决应明确争议解决的主体、方式、程序等内容，确保争议处理的规范性与可操作性。根据《合同法》第54条，争议解决应明确各方责任与义务。合同履行中的争议解决应注重保密与及时性，避免因争议处理不当导致信息泄露或影响合同履行。根据《民法典》第585条，争议解决应注重保密与及时性，保障合同顺利履行。第3章合同的变更与解除1.1合同变更的条件与程序合同变更需遵循法定程序，通常需经双方协商一致，且不得违反法律法规或合同约定。根据《民法典》合同编相关规定，合同变更应以书面形式确认，确保变更内容明确、具体，避免歧义。重大变更如涉及合同主体、内容、履行方式等，需经双方签署书面协议，并可能需报上级主管部门备案，以确保变更的合法性和可追溯性。根据《合同法》及《民法典》相关规定，合同变更应以书面形式作出，且变更内容应符合合同约定的变更条件。若变更内容超出原合同范围，需重新签订合同或达成补充协议。在合同履行过程中，如一方提出变更请求，另一方应认真审查变更的合法性与可行性，若变更可能影响合同履行或产生争议，应充分沟通并达成一致。企业应建立合同变更审批流程，明确变更审批权限和责任，确保变更过程的合规性与可操作性。1.2合同解除的条件与程序合同解除需满足法定或约定的解除条件，如一方违约、不可抗力、合同目的无法实现等。根据《民法典》相关规定，合同解除需具备法定或约定的解除事由，并需符合程序要求。若合同解除涉及重大利益变动，如合同终止后产生债务清偿、资产清算等，需依法进行相关程序，确保解除行为的合法性和有效性。根据《合同法》及《民法典》相关规定，合同解除应以书面形式作出，且需明确解除原因、时间及双方权利义务的终止事项。企业应建立合同解除审批机制，明确解除条件、程序及责任划分，避免因解除不当导致的法律风险或经济损失。在合同解除过程中，应妥善处理相关债务、资产、人员安置等问题，确保合同解除后的法律关系依法终止，避免后续纠纷。1.3合同解除的法律后果合同解除后，双方的权利义务关系终止，但已履行部分的履行效力仍应保留，除非合同另有约定。合同解除后，若一方已履行主要义务，另一方应支付相应对价或补偿，否则可能构成违约。根据《民法典》相关规定，合同解除后，若一方存在根本性违约，另一方可主张解除合同并要求赔偿损失。合同解除后，若涉及第三方利益，如担保、保证等，应依法处理相关责任，避免因合同解除引发连带责任。企业应建立合同解除后的善后处理机制，确保合同解除后的法律关系依法终止，避免后续法律纠纷。1.4合同变更与解除的记录与归档的具体内容合同变更与解除的文件应包括变更或解除的书面协议、审批记录、双方签字盖章的文件、合同变更或解除的日期、双方确认的变更内容等。企业应建立合同变更与解除的档案管理制度，确保所有变更和解除文件的完整性和可追溯性，便于后续查阅和审计。合同变更与解除的记录应包括变更或解除的审批流程、责任人、审批时间、执行情况等信息，确保变更与解除过程的透明和可查。企业应定期对合同变更与解除的档案进行归档和整理，确保档案内容完整、分类清晰，便于后续查阅和管理。合同变更与解除的记录应保存不少于五年，以备法律纠纷或审计检查之需，确保企业合规运营。第4章合同的归档与管理1.1合同资料的收集与整理合同资料的收集应遵循“全面、及时、准确”的原则，确保所有与合同相关的文件、资料、记录均完整归档，包括合同文本、补充协议、往来函件、履约记录、验收单据、付款凭证等。收集过程中需建立分类体系，按合同类型（如采购、服务、租赁等）、签订单位、合同编号、时间等维度进行归类，便于后续查找与管理。合同资料的整理应使用标准化的表格或电子档案系统，确保信息清晰、格式统一，避免因格式混乱导致的检索困难。对于涉及多方签署的合同，应保留签署人签字页、授权书、身份证明等附件，确保合同的合法性和有效性。合同资料的整理需定期进行归档审查，确保其时效性和完整性，避免因资料缺失或过期而影响合同管理的效率。1.2合同资料的归档要求合同资料的归档应按照“分类、编号、存储、检索”四步法进行，确保资料有序存放，便于查阅与调阅。归档应采用电子与纸质相结合的方式，电子档案应定期备份，纸质档案应存放在干燥、避光、防尘的环境中，确保长期保存。归档过程中需遵循“谁产生、谁负责”的原则，确保资料的完整性和准确性，避免因责任不清导致的管理漏洞。归档文件应标注合同编号、签订日期、责任人、归档人等信息，便于后续查阅与追溯。合同资料的归档应符合国家或行业相关法规要求，如《档案法》《企业档案管理规定》等，确保合法合规。1.3合同资料的保管期限合同资料的保管期限应根据合同类型、金额、重要性等因素确定，一般分为短期、中期和长期三类。对于金额较大、涉及重大决策或长期履行的合同，保管期限应不少于10年，以确保其法律效力和审计需求。合同资料的保管期限应明确标注在合同文本中，并在合同签订时由双方确认，确保责任落实。保管期限届满后，合同资料应按规定进行销毁或移交，确保档案安全与保密。保管期限的确定应结合企业实际业务情况，避免因保管期限过短或过长而影响合同管理的效率。1.4合同资料的调阅与使用的具体内容合同资料的调阅需遵循“先审批、后调阅”的原则，涉及合同履行、审计、法律审核等场景时，需经相关责任人审批后方可调阅。调阅合同资料时应填写调阅登记表，记录调阅人、调阅时间、调阅内容、用途等信息，确保调阅过程透明可追溯。合同资料的使用应严格遵守保密规定，涉及商业秘密、敏感信息的合同资料需采取加密、权限控制等措施，防止信息泄露。合同资料的使用应与合同管理流程相衔接，确保调阅、使用、归档等环节的闭环管理，提升合同管理的规范性和效率。合同资料的调阅与使用应定期进行检查，确保资料的完整性、安全性和可用性，避免因调阅不当导致管理风险。第5章合同的监督检查与考核5.1合同管理制度的监督检查合同管理制度的监督检查是确保合同管理全过程合规、有效运行的重要保障。根据《合同法》及相关法律法规，监督检查应涵盖合同签订、履行、变更、解除等关键环节，确保各环节符合法律规范和企业内部管理要求。监督检查通常由企业法务部门牵头，结合内部审计、合规管理及第三方评估机构进行，以提高检查的客观性和权威性。常见的监督检查方式包括定期检查、专项审计、合同履约跟踪及合同风险评估，能够有效识别合同管理中的漏洞和风险点。依据《企业内部控制基本规范》，企业应建立合同管理的内部控制体系，明确职责分工，确保监督检查覆盖所有合同类型和业务部门。通过定期开展监督检查，企业可以及时发现并纠正管理缺陷，提升合同管理的整体水平和风险防控能力。5.2合同执行情况的考核机制合同执行情况的考核机制是衡量合同管理成效的重要指标，应结合合同金额、履行周期、履约率等关键数据进行量化评估。考核机制通常包括合同履行率、履约成本、违约率、执行时效等指标，可参考《企业合同管理绩效评估指南》制定具体考核标准。考核结果应与部门绩效、个人奖惩挂钩，推动合同管理由“被动执行”向“主动管理”转变。企业应建立合同执行考核档案，记录合同履行过程中的各项数据和问题，为后续改进提供依据。根据《合同管理绩效评估模型》，考核机制应注重过程管理与结果导向，确保合同执行的持续优化。5.3合同执行中的问题处理合同执行过程中出现的问题，应按照《合同纠纷处理办法》及时、妥善处理，避免矛盾升级。问题处理应遵循“分级响应、分类处置”的原则，重大问题需上报管理层并启动专项处理流程。企业应建立合同问题处理台账，明确问题类型、处理责任人、处理时限及后续跟进措施，确保问题闭环管理。依据《企业合同纠纷处理规范》，合同执行中的争议应通过协商、调解、仲裁或诉讼等方式依法解决，确保公平公正。建立合同问题处理反馈机制，定期总结经验，优化合同执行流程，提升整体管理水平。5.4合同管理制度的改进与完善的具体内容合同管理制度的改进应结合企业实际业务发展和外部环境变化，定期开展制度修订与优化。改进内容应包括合同管理流程、责任分工、风险控制、信息化建设等方面，确保制度与企业战略相匹配。企业应建立合同管理制度的动态更新机制，结合年度审计、合同履约评估及外部政策变化进行制度调整。改进后的制度应通过培训、宣贯、考核等方式落实执行，确保制度落地见效。根据《企业合同管理制度建设指南》，制度改进应注重科学性、系统性与可操作性，确保管理效率与风险防控并重。第6章合同的法律责任与纠纷处理6.1合同违约的法律责任根据《中华人民共和国民法典》第五百七十七条，合同当事人违反合同义务应当承担违约责任，包括继续履行、赔偿损失等。违约金的设定应符合公平原则，且不得高于合同标的额的20%。《最高人民法院关于审理合同纠纷案件适用法律问题的解释》规定，违约方应承担违约金、赔偿损失等民事责任，且违约金不得过分高于损失。在企业合同管理中，违约行为可能引发行政责任，如《合同法》第一百一十四条规定的违约金调整机制，以及《企业国有资产法》中对国有企业合同违约的特别规定。2023年《全国法院民商事审判工作会议纪要》指出，合同违约应以实际损失为基础，结合合同履行情况和违约方过错程度，合理确定赔偿范围。根据国家发改委2022年发布的《关于加强合同管理工作的若干意见》，企业应建立合同违约预警机制，明确违约责任条款，避免因违约引发的法律纠纷。6.2合同纠纷的处理途径合同纠纷可通过协商解决，依据《民法典》第五百二十五条，双方应本着自愿、平等的原则，通过谈判达成一致。若协商不成，可向合同履行地的基层人民法院提起诉讼，依据《民事诉讼法》第一百二十四条的规定，法院将依法审理并作出裁判。企业也可选择仲裁途径，依据《中华人民共和国仲裁法》第二条，仲裁机构具有终局性裁决权，且仲裁程序通常比诉讼更快、更高效。《仲裁法》第五条明确，仲裁委员会应独立行使仲裁权，不干预当事人之间的协议内容。根据《最高人民法院关于适用〈中华人民共和国仲裁法〉若干问题的解释》，仲裁裁决具有强制执行力，可直接申请法院执行。6.3合同纠纷的调解与仲裁《民事诉讼法》第九十九条明确规定，当事人可以申请调解，调解达成协议的，应制作调解书，具有法律效力。《仲裁法》第三条指出，仲裁是解决合同纠纷的常见方式，仲裁庭由三名仲裁员组成，裁决书应载明仲裁请求、事实、理由及裁决结果。《合同法》第十一条规定，当事人可以约定争议解决方式，如仲裁或诉讼，且约定应具体明确。根据《最高人民法院关于审理民事案件适用仲裁法若干问题的规定》，仲裁裁决如被法院裁定撤销或不予执行，当事人可重新申请仲裁或提起诉讼。仲裁程序一般比诉讼更快，且仲裁员通常由专业人员担任，有利于提高纠纷解决效率。6.4合同纠纷的法律救济途径的具体内容法律救济途径主要包括违约责任、损害赔偿、合同解除等，依据《民法典》第五百六十三条，违约方需赔偿守约方实际损失及预期利益。《最高人民法院关于审理合同纠纷案件适用法律问题的解释》规定，赔偿范围应包括直接损失、间接损失及可得利益损失，但不得超过合同标的额的20%。根据《企业国有资产法》第四十二条，国有企业合同违约可由上级主管部门追究行政责任，情节严重的可能面临罚款或停产整顿。《民法典》第六百七十九条规定，合同解除后，尚未履行的债务应终止，已履行的债务则需根据履行情况处理。2021年《关于加强合同管理工作的若干意见》强调，企业应建立合同纠纷处理机制，明确责任划分，避免因合同纠纷导致企业信誉受损或经济损失。第7章附则1.1本制度的解释权归属本制度的解释权属于单位的合同管理职能部门，具体由法务部门或法律事务办公室负责，依据《合同法》相关规定，合同解释应遵循“文义解释”与“目的解释”相结