样品订单制度

样品订单制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国反不正当竞争法》等国家法律法规，参照行业关于样品管理的技术规范及集团母公司关于风险防控的指导原则制定。为规范公司样品订单管理流程，有效防控操作风险、合规风险及财产损失风险，保障公司利益及市场秩序，结合企业内部管理需求，特制定本制度。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工在样品订单的申请、审批、执行、交付、验收等全生命周期管理活动中。具体适用场景包括但不限于：产品研发阶段的样品测试、市场推广阶段的样品展示、客户定制阶段的样品试制等业务场景。第三条本制度下列术语含义：（一）“XX专项管理”指针对样品订单管理活动，通过制度、流程、技术及文化手段实现风险识别、评估、控制、监督及改进的系统性管理活动。（二）“XX风险”指在样品订单管理过程中可能导致的财产损失、法律责任、声誉损害等不良后果的潜在不确定性因素。（三）“XX合规”指样品订单管理活动严格遵守国家法律法规、行业准则及公司内部规章制度，确保业务行为的合法性、正当性。第四条样品订单管理应遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”的核心原则。（一）全面覆盖：所有样品订单管理活动均须纳入制度管控范围，不留管理空白。（二）责任到人：明确各层级、各岗位的职责权限，确保责任可追溯。（三）风险导向：以风险防控为核心，重点管控高风险环节，优先化解重大风险。（四）持续改进：定期评估管理效果，优化流程漏洞，提升管理效能。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为本单位样品订单管理工作的第一责任人，对管理工作的全面有效性承担最终责任；分管领导为直接责任人，负责组织落实、监督检查及考核评价。第六条公司设立专项管理领导小组，负责统筹协调样品订单管理工作，主要职责包括：（一）审议样品订单管理制度及重大调整方案；（二）决策重大风险事件的处置措施；（三）监督考核各部门管理绩效；（四）推动管理体系的优化完善。领导小组由公司主要负责人、分管领导及牵头部门负责人组成，定期召开会议，原则上每季度召开一次。第七条设立专项管理办公室（由[牵头部门名称]承担），负责日常管理工作的具体执行，主要职责包括：（一）牵头制定、修订及解释本制度；（二）组织风险识别、评估及预警；（三）监督业务合规性，开展抽查检查；（四）收集管理反馈，推动持续改进。第八条明确三类主体的职责分工：（一）牵头部门（[牵头部门名称]）：1.统筹样品订单管理制度的建设与完善；2.每季度组织一次全公司范围的业务培训；3.每半年开展一次风险排查，形成分析报告；4.负责管理绩效考核指标的制定与实施。（二）专责部门（法务部、财务部等）：1.法务部：审核样品订单合同的法律合规性；2.财务部：监督样品订单的预算执行及资金审批；3.供应链部：负责样品采购的合规管理及供应商管控。（三）业务部门/下属单位：1.落实本领域样品订单管理要求，开展日常风险防控；2.按规定流程提交订单申请，配合完成验收；3.及时上报异常情况，参与风险处置。第九条基层执行岗（如样品管理员、业务员等）须履行以下合规操作责任：（一）严格按流程申请、执行及交付样品；（二）签署岗位合规承诺书，明确个人责任；（三）发现风险或异常情况须第一时间上报。第三章专项管理重点内容与要求第十条样品需求管理：业务部门须提前提交《样品需求申请表》，明确样品类型、数量、用途及交付要求，经部门负责人签字确认后方可执行。第十一条供应商管理：供应商选择须遵循“公平竞争、择优选择”原则，严禁关联交易或利益输送。建立供应商准入标准及动态评估机制每年，复核一次。第十二条订单审批管理：根据样品金额及用途设定审批权限，一般订单须经部门负责人+分管领导审批，金额超过X万元的订单须经主要负责人审批。第十三条样品采购管理：原则上通过公司采购平台执行，特殊情况需经专项管理办公室备案。采购过程须记录关键信息，包括供应商资质、价格谈判、合同签订等。第十四条合同签订管理：样品订单合同应包含样品规格、数量、交付时间、验收标准、违约责任等核心条款，由法务部审核备案。第十五条交付与物流管理：物流部门须核对样品信息，确保交付准确无误。特殊样品（如涉密、高价值样品）须采取专车运输或专人护送。第十六条验收管理：业务部门须在收到样品后X日内完成验收，填写《样品验收报告》，验收合格后方可使用。不合格样品须及时退回并说明原因。第十七条样品处置管理：超期未用或报废样品须按规定流程处置，包括销毁、回收等，处置过程须双人复核并记录存档。第十八条费用管理：样品相关费用须纳入部门预算，超出预算须重新审批。严禁以样品订单名义套取资金或虚列支出。第四章专项管理运行机制第十九条制度动态更新机制：专项管理办公室每年牵头修订一次制度，根据法规变化、业务调整及时发布更新版本。更新后的制度须全员学习，并纳入培训考核。第二十条风险识别预警机制：每季度开展一次专项风险排查，评估结果分为“低、中、高”三级，高风险项须制定整改方案并跟踪落实。预警信息通过内部平台发布，各单位须及时响应。第二十一条合规审查机制：将样品订单合规审查嵌入业务流程，关键节点包括需求申请、供应商选择、合同签订、交付验收等，未经审查的订单一律不得执行。第二十二条风险应对机制：（一）一般风险：由业务部门自行处置，处置结果报专项管理办公室备案；（二）重大风险：启动应急预案，由专项管理领导小组统筹处置，必要时上报上级单位。第二十三条责任追究机制：对违规行为界定处罚标准，包括但不限于：（一）违反供应商管理规定，处X万元以下罚款；（二）样品丢失或损坏，按价值赔偿并追究责任；（三）年度考核不合格的部门，取消评优资格。第二十四条评估改进机制：每年末开展管理绩效评估，评估内容包括制度执行率、风险控制效果、流程优化度等，评估结果作为制度修订的重要依据。第五章专项管理保障措施第二十五条组织保障：各级领导干部须明确管理职责，将样品订单管理纳入年度工作计划，确保人力、物力支持到位。第二十六条考核激励机制：将样品订单合规情况纳入部门及个人绩效考核，优秀案例予以表彰，不合格的部门负责人须约谈。第二十七条培训宣传机制：（一）管理层培训：每年至少开展一次合规履职培训，重点讲解责任及处罚标准；（二）一线员工培训：每月组织一次操作规范培训，考试合格后方可上岗。第二十八条信息化支撑：依托ERP系统实现样品订单全流程线上管理，包括需求提交、审批流转、物流跟踪等，确保数据实时可见、可追溯。第二十九条文化建设：通过内部宣传栏、合规手册等载体，营造“人人合规”的氛围。每年签署《合规承诺书》，强化责任意识。第三十条报告制度：（一）风险事件报告：须在2小时内上报专项管理办公室，24小时内形成初步分析；（二）年度管理报告：次年X月前提交，内容涵盖管理成效、问题整改、改进建议等。