档案资料移交制度

档案资料移交制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》等行业法规，参照集团母公司档案管理标准化要求，结合公司档案管理实际需求，为规范档案资料移交行为、防控管理风险、提升档案资源利用效率制定。制度旨在通过明确职责分工、完善运行机制、强化保障措施，确保档案资料移交工作的合规性、安全性与时效性，为公司持续健康发展提供基础支撑。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖档案资料在形成、收集、整理、鉴定、保管、利用及销毁等全生命周期的移交环节。业务场景包括但不限于项目移交、部门合并、人员离职、系统切换、年度归档等情形。第三条本制度下列术语含义：（一）“档案资料专项管理”指公司为确保档案资料移交符合法律法规及内部制度要求，围绕风险识别、流程控制、责任落实、监督考核等环节开展系统性管理活动；（二）“档案资料移交风险”指因移交程序不规范、资料缺失或损毁、责任主体不明确等导致的档案资料安全隐患或合规风险；（三）“档案资料合规”指档案资料移交行为符合国家法规、行业准则及公司内部制度要求，确保资料的完整性、真实性、安全性。第四条档案资料专项管理遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”原则，通过系统化管控实现档案资料移交工作标准化、规范化、信息化。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对档案资料专项管理负总责，统筹推动制度落实；分管领导为直接责任人，负责组织协调、资源保障及监督考核。第六条设立档案资料专项管理领导小组，由公司主要负责人牵头，分管领导、各主要部门负责人及下属单位代表组成。领导小组负责统筹协调档案资料移交工作，审批重大事项，监督评价管理成效，每季度召开例会。第七条明确三类主体职责：（一）牵头部门（档案管理部门）：负责专项管理制度建设、风险识别与评估、流程优化、监督考核、培训宣贯及信息化建设；（二）专责部门（法务合规部、财务部等）：负责档案资料移交的合规性审核、业务流程优化、风险处置及专业咨询；（三）业务部门/下属单位：负责落实专项管理要求，开展日常风险防控，确保本领域档案资料完整、准确、安全移交。第八条基层执行岗（档案管理员、业务人员等）需履行以下责任：（一）严格遵守档案资料移交流程，确保资料完整性；（二）按要求进行资料验收、登记，及时反馈问题；（三）履行风险上报义务，对发现的违规行为或潜在风险及时向专责部门报告。第三章专项管理重点内容与要求第九条档案资料移交前的准备环节：需明确移交范围、时间节点，完成资料整理、鉴定及数字化加工，确保移交清单与实物一致。第十条档案资料移交的流程规范：需采用书面或电子形式签订移交协议，注明移交内容、数量、责任主体及违约责任，双方签字盖章后存档。第十一条档案资料移交的验收环节：接收方需核对移交清单与实物，对缺损资料提出整改要求，并在验收单上签字确认。第十二条档案资料移交的风险防控：重点关注资料损毁、丢失、泄密风险，采用加密存储、双份备份等措施，对涉密资料实行分级管理。第十三条档案资料移交的归档管理：移交后需在系统中更新状态，建立档案目录，确保电子档案与纸质档案同步管理。第十四条档案资料移交的责任界定：因移交方未履行义务导致接收方损失的，移交方承担相应责任；因接收方保管不当造成损毁的，接收方承担相应责任。第十五条档案资料移交的争议处理：如双方对移交内容存在争议，由牵头部门组织调解，必要时提交领导小组裁决。第四章专项管理运行机制第十六条制度动态更新机制：每年至少开展一次制度评估，根据法规变化、业务调整及时修订，修订后需发布通知并组织培训。第十七条风险识别预警机制：每半年开展一次专项风险排查，对高风险环节发布预警通知，并制定应急预案。第十八条合规审查机制：将档案资料移交审查嵌入业务决策、合同签订、项目启动等关键节点，实行“未经审查不得实施”原则。第十九条风险应对机制：对一般风险由业务部门自行处置，重大风险由领导小组组织协同处置，并及时上报管理层。第二十条责任追究机制：对违规行为界定处罚标准，轻者通报批评，重者取消评优资格，涉嫌违纪的移交纪律委员会处理。第二十一条评估改进机制：每年开展一次管理成效评估，通过问卷调查、实地检查等方式收集反馈，优化流程漏洞。第五章专项管理保障措施第二十二条组织保障：各层级领导需定期研究档案资料专项管理工作，确保资源投入与管理协同。第二十三条考核激励机制：将专项合规情况纳入部门/个人年度考核，与绩效、评优挂钩，对表现突出的予以奖励。第二十四条培训宣传机制：分层级开展专项培训，管理层侧重合规履职，一线员工侧重操作规范，每年不少于两次。第二十五条信息化支撑：通过档案管理系统实现流程自动化、风险实时监控，提升管理效率。第二十六条文化建设：发布专项合规手册，组织签订合规承诺书，营造全员合规氛围。第二十七条报告制度：每月报送风险事件及整改情况，每年报送年度管理报告，内容包括但不限于管理成效、问题分析及改进措施。