档案馆内部审计制度

档案馆内部审计制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国档案法》《企业内部控制基本规范》及相关行业准则制定，同时遵循集团母公司关于强化风险防控、规范业务流程的总体要求。结合公司档案管理实际，旨在通过系统化、常态化的内部审计机制，防范档案管理风险，确保档案安全、完整、有效利用，提升档案工作规范化水平。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖档案收集、整理、鉴定、保管、利用、移交等全流程管理活动，以及相关信息系统、存储介质、人员操作等配套管理场景。第三条本制度下列术语含义如下：（一）“档案专项管理”指针对档案形成、收集、保管、利用等环节制定的管理制度、操作规程及监督执行的活动，强调系统性、合规性与动态性；（二）“档案管理风险”指因制度缺陷、操作失误、技术故障、外部因素等可能导致档案损毁、泄露、失窃或利用不当的风险事件；（三）“档案合规”指档案管理活动严格遵循国家法律法规、行业规范及企业内部制度要求，确保合法合规、权责清晰。第四条档案专项管理遵循以下核心原则：（一）全面覆盖原则：确保档案管理各环节、各层级纳入制度管控范围，不留盲区；（二）责任到人原则：明确各级管理主体与执行岗位的职责边界，实现责任闭环；（三）风险导向原则：聚焦高风险环节，实施差异化管控措施；（四）持续改进原则：通过动态评估与优化，提升档案管理效能。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对档案专项管理工作负总责，承担统筹规划、资源保障、重大风险处置等最终决策责任；分管档案管理工作的领导为直接责任人，负责具体组织协调、制度落实及监督考核。第六条设立档案专项管理领导小组，由公司主要负责人牵头，分管领导主持，成员包括档案管理部门、信息技术部门、内审部门及重点业务部门代表。领导小组职能包括：（一）审议档案专项管理制度与重大风险防控方案；（二）协调跨部门档案管理事项，解决重大问题；（三）监督制度执行效果，提出优化建议。第七条档案管理部门（牵头部门）职责：（一）负责档案专项管理制度体系建设，定期修订完善；（二）组织开展档案管理风险识别与评估，编制风险清单；（三）监督各部门档案管理合规情况，实施考核；（四）组织档案管理培训与宣贯，提升全员意识。第八条信息技术部门（专责部门）职责：（一）负责档案管理系统开发、运维与安全保障；（二）开展技术风险评估，防范系统故障、数据泄露风险；（三）提供档案数字化、备份等技术服务。第九条各部门及下属单位（业务部门）职责：（一）落实档案管理制度要求，明确本领域归档范围与保管期限；（二）建立档案日常管理台账，定期自查，及时报告异常情况；（三）配合完成档案专项审计与整改。第十条基层执行岗位（档案管理员、业务人员等）职责：（一）严格遵守档案操作规程，落实“谁形成、谁整理”原则；（二）履行岗位合规承诺，对所经手档案的真实性、完整性负责；（三）发现档案风险或违规行为时，立即上报并协助处置。第三章专项管理重点内容与要求第十一条档案收集管理：业务操作标准：严格按照档案分类目录收集，形成后X日内移交档案管理部门，涉及重大事项的档案须同步归档；禁止性行为：严禁遗漏归档范围、伪造或篡改档案内容；重点防控：防范因收集不及时导致的档案遗失或关键信息缺失。第十二条档案整理与编目：业务操作标准：采用“来源原则”进行分类，统一采用电子编号与纸质标签，编目信息须完整准确；禁止性行为：严禁擅自拆分、损毁档案，禁止编目信息与实际不符；重点防控：防止因整理标准不一导致的档案查找困难。第十三条档案保管安全：业务操作标准：采取温湿度控制、防火防虫措施，重要档案异地备份；禁止性行为：严禁非授权人员接触档案，禁止在库房内使用非档案专用设备；重点防控：防范自然灾害、技术故障导致的档案损毁。第十四条档案利用与借阅：业务操作标准：建立利用登记制度，涉密档案实行分级审批，利用结果存档备查；禁止性行为：严禁擅自复印涉密档案、超范围提供利用；重点防控：防范因管理疏漏导致的档案泄露。第十五条档案鉴定与销毁：业务操作标准：定期开展档案价值鉴定，对无保存价值的档案编制销毁清册，经审批后合规销毁；禁止性行为：严禁擅自销毁档案，销毁过程须双人监督；重点防控：防止因鉴定不当导致的合规风险。第十六条档案数字化管理：业务操作标准：优先完成重要档案数字化，建立数字档案与原始档案的关联索引；禁止性行为：严禁未经授权修改数字档案元数据，禁止泄露数字化成果；重点防控：防范数据篡改、丢失风险。第十七条档案信息安全：业务操作标准：对涉密档案实施物理隔离，重要系统部署入侵检测；禁止性行为：严禁通过公共网络传输涉密档案，禁止使用个人设备处理档案信息；重点防控：防范黑客攻击、内部人员泄密风险。第四章专项管理运行机制第十八条制度动态更新机制：档案管理部门每年联合内审部门评估制度适用性，根据法规变化、业务调整同步修订，重大修订需经领导小组审议。第十九条风险识别预警机制：每季度开展档案管理风险排查，采用“风险矩阵法”进行分级（一级：重大风险；三级：一般风险），每月发布预警通报。第二十条合规审查机制：将档案管理审查嵌入采购、项目建设等关键流程，实行“双随机、一公开”抽查，审查不合格的环节不得进入下一阶段。第二十一条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门自行整改，档案管理部门跟踪验证；（二）重大风险由领导小组成立专项组，制定应急预案，限期整改；（三）紧急事件须在X小时内上报至分管领导，启动应急程序。第二十二条责任追究机制：（一）违规情形：包括档案遗失、泄露、销毁未审批档案等；（二）处罚标准：视情节轻重给予通报批评、经济处罚、降级或纪律处分；（三）责任追究需联动绩效考核，连续两次违规的直接责任人不得评优。第二十三条评估改进机制：每年委托第三方机构开展档案管理体系有效性评估，评估结果作为制度优化依据，重点改进低分项。第五章专项管理保障措施第二十四条组织保障：各级领导须在月度会议上报告档案管理进展，将档案专项管理纳入述职考核。第二十五条考核激励机制：将档案管理得分计入部门年度评优，个人得分与绩效挂钩，设立“档案管理先进个人”奖项。第二十六条培训宣传机制：每半年组织全员档案合规培训，关键岗位需通过考核；利用内刊、宣传栏发布典型案例，营造合规氛围。第二十七条信息化支撑：升级档案管理系统，实现操作日志自动记录、异常行为实时告警，与OA、ERP系统数据共享。第二十八条文化建设：编制《档案合规手册》，要求新员工入职前签署承诺书，通过知识竞赛、征文活动强化意识。第二十九条报告制度：（一）风险事件报告：发生档案异常时，X小时内提交《突发事件报告表》，包括事由、处置措施、责任部门；（二）年度管理报告：每年X月30日前提交《年度档案管理报告》