档案馆务虚会会议制度

档案馆务虚会会议制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》等行业法规及集团母公司关于风险防控与合规管理的要求制定，结合公司档案管理实际需求，旨在规范档案业务流程，防控专项风险，提升档案管理质效，保障档案资产安全完整，促进企业可持续发展。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖档案收集、整理、鉴定、保管、利用、数字化等全生命周期管理场景，以及涉及档案管理的各类业务活动。第三条本制度中下列术语含义：（一）“档案专项管理”指公司围绕档案管理建立的目标导向、流程规范、风险防控、责任落实的管理体系，包括制度建设、业务操作、监督考核等环节。（二）“档案风险”指因管理疏漏或行为不当可能导致档案丢失、损毁、泄密、违规使用等负面影响的可能性。（三）“档案合规”指档案管理活动符合法律法规、行业准则及公司内部制度要求的状态。（四）“档案全生命周期管理”指对档案从形成到销毁的全过程实施系统性管理，确保档案价值实现。第四条档案专项管理遵循以下原则：（一）全面覆盖原则：档案管理要求嵌入业务流程，不留管理空白。（二）责任到人原则：明确各层级管理职责，确保责任可追溯。（三）风险导向原则：聚焦高风险环节，优先配置管控资源。（四）持续改进原则：动态优化管理机制，适应内外部环境变化。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对档案专项管理负总责，承担统筹决策、资源保障、重大风险处置等最终责任；分管领导承担直接责任，负责制度落实、日常监督、考核奖惩等具体工作。第六条设立档案专项管理领导小组，由公司主要负责人任组长，分管领导任副组长，成员包括牵头部门、专责部门及业务部门代表，主要履行以下职能：（一）统筹协调：制定档案管理战略，解决跨部门协作难题。（二）决策审批：审议重大档案管理事项及风险处置方案。（三）监督评价：定期检查制度执行情况，推动管理优化。第七条明确三类主体职责：（一）牵头部门（档案管理办公室）：1.统筹档案管理制度体系建设，修订完善专项制度；2.组织开展档案风险识别与评估，制定防控方案；3.监督检查制度执行，开展考核与改进；4.负责档案业务培训与宣传，提升全员合规意识。（二）专责部门（法务合规部、信息技术部）：1.法务合规部：审核档案管理业务的合规性，提供法律支持；2.信息技术部：保障档案系统安全运行，实施数字化风险防控。（三）业务部门/下属单位：1.落实档案收集归档责任，确保归档材料完整性；2.实施本领域档案风险排查，及时上报异常情况；3.配合专项检查，落实整改要求。第八条基层执行岗位（档案管理员、业务经办人员等）承担以下合规责任：（一）遵守操作规程，确保档案管理行为符合制度要求；（二）签署岗位合规承诺书，明确个人责任边界；（三）主动上报档案风险隐患，协助处置突发事件。第三章专项管理重点内容与要求第九条档案收集管理：业务操作合规标准：按档案分类目录规范收集，确保来源可靠、要素齐全。禁止性行为：严禁选择性收集、瞒报遗漏重要档案。重点防控点：重大活动、重要决策类档案的完整性。第十条档案整理与鉴定：业务操作合规标准：遵循“来源可靠、程序规范、成果适用”原则，实施分类编目。禁止性行为：严禁随意更改档案原始信息、伪造档案材料。重点防控点：涉密档案鉴定程序的严肃性。第十一条档案保管与安全：业务操作合规标准：建立“三分三库”管理（纸质、胶片、电子，库房、阅览、保管），实施温湿度监控。禁止性行为：严禁擅自调阅、复制涉密档案。重点防控点：异地备份与灾难恢复机制。第十二条档案利用与开放：业务操作合规标准：实行“三审三查”制度（审批、登记、监督、审核、查询、反馈），确权后提供利用。禁止性行为：严禁违规提供商业性利用、泄露商业秘密。重点防控点：利用记录的完整性。第十三条档案数字化管理：业务操作合规标准：遵循“先处理后扫描、边采集边脱敏”原则，实施数据校验。禁止性行为：严禁数字化过程中信息篡改、元数据缺失。重点防控点：电子档案长期保存技术要求。第十四条档案鉴定与销毁：业务操作合规标准：按“五结合”原则（与业务、保管期限、法规、技术、需求结合）开展鉴定，规范销毁程序。禁止性行为：严禁擅自销毁应保管档案、销毁记录不完整。重点防控点：鉴定结论的权威性。第十五条档案保密管理：业务操作合规标准：明确涉密等级，落实“三分三密”（物理隔离、人员隔离、网络隔离、定密、授权、清密）。禁止性行为：严禁非授权人员接触涉密档案。重点防控点：密级变更的动态管理。第十六条档案移交与接收：业务操作合规标准：按《档案移交清单》规范交接，双方签署确认书。禁止性行为：严禁遗漏移交档案、交接记录造假。重点防控点：移交档案的完整性。第四章专项管理运行机制第十七条制度动态更新机制：（一）牵头部门每年联合专责部门评估制度适用性，每年至少修订一次；（二）遇重大法规调整或业务变革，三十日内启动修订程序；（三）修订后三十日内发布新版，并组织全员培训。第十八条风险识别预警机制：（一）每年第一季度牵头部门组织专项风险排查，结果报领导小组审定；（二）高风险环节（如数字化迁移、涉密档案利用）实行月度排查；（三）风险等级分为一般、重大两级，发布预警时附应对指引。第十九条合规审查机制：（一）将档案合规审查嵌入“三重一大”决策流程，未经审查事项不得实施；（二）专责部门每月抽查业务部门档案合规记录，比例不低于10%；（三）审查结果纳入部门绩效考核，问题突出的取消评优资格。第二十条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门限期整改，专责部门跟踪验证；（二）重大风险启动应急预案，分管领导牵头成立处置组，48小时内上报领导小组；（三）应急处置中需联动其他部门时，由牵头部门协调资源。第二十一条责任追究机制：（一）违规情形分为一般（如操作疏漏）、严重（如泄密）两级，对应处罚力度；（二）处罚措施包括通报批评、扣减绩效、纪律处分，情节严重移交司法机关；（三）建立免责条款，主动上报并有效处置风险的可酌情减轻处罚。第二十二条评估改进机制：（一）每年第四季度牵头部门组织体系评估，采用“管理成熟度模型”评分；（二）评估结果分A/B/C三等，C级单位必须制定整改方案；（三）评估报告中应包含制度漏洞清单及优化建议。第五章专项管理保障措施第二十三条组织保障：（一）各级领导实行“一岗双责”，分管领导每季度至少听取一次专项工作汇报；（二）建立联席会议制度，每半年召集一次跨部门协调会。第二十四条考核激励机制：（一）将档案合规情况纳入部门年度考核，权重不低于5%；（二）设立“档案管理奖”，对突出贡献者给予专项奖励；（三）连续两年考核不合格的部门，负责人需向公司述职。第二十五条培训宣传机制：（一）管理层每年接受合规履职培训，内容涵盖法律法规与内控要求；（二）一线员工每半年参加操作规范培训，考核合格后方可上岗；（三）通过内网发布典型案例，每月更新合规知识库。第二十六条信息化支撑：（一）档案管理系统应实现“五化”管理（数字化、自动化、智能化、标准化、安全化）；（二）系统对接OA、ERP等业务系统，实现档案数据实时同步；（三）每年投入不低于预算5%的IT资源，保障系统安全。第二十七条文化建设：（一）发布《档案合规手册》，图文并茂阐释制度要求；（二）新员工入职必须签署《档案管理承诺书》；（三）设立“档案月”活动，评选年度优秀案例。第二十八条报告制度：（一）风险事件报告：重大风险24小时内书面上报，紧急情况即时通报；（二）年度管理报告：次年3月31日前提交，包含数据统计、问题分析、改进计划；（三）报告内容应附整改前后对比图，增强说服力。第六章附则第二十九条