酒店年会策划合同模板

酒店年会策划合同模板甲方（委托方）：[甲方公司全称]法定代表人：[甲方公司法定代表人姓名]地址：[甲方公司地址]联系电话：[甲方公司联系电话]统一社会信用代码：[甲方公司统一社会信用代码]乙方（承接方）：[乙方公司全称或酒店名称]法定代表人：[乙方公司或酒店法定代表人姓名]地址：[乙方公司或酒店地址]联系电话：[乙方公司或酒店联系电话]统一社会信用代码：[乙方公司或酒店统一社会信用代码]鉴于甲方拟于[年会举办年份]年[年会举办月份]月[年会举办日期]日在乙方处举办年会，乙方具备相应的年会策划、组织和执行能力，双方经友好协商，达成如下协议：一、项目概况甲方委托乙方策划并执行于[年会举办年份]年[年会举办月份]月[年会举办日期]日在乙方位于[酒店具体地址]的[宴会厅名称]宴会厅举办的年会活动，年会主题为“[年会主题]”，预计参会人数约为[参会人数]人。二、乙方服务内容1.策划阶段乙方应根据甲方需求，进行年会需求调研，并在此基础上设计年会策划方案。方案应包括但不限于年会整体流程、环节设计、舞台背景及布置方案、灯光音响方案、餐饮菜单建议、演艺节目初步安排、礼品采购建议等。乙方需向甲方提交至少两版年会策划方案，并配合甲方进行方案沟通、修改和完善，直至甲方最终确认。甲方应在收到乙方提交的最终策划方案后[具体天数，例如：三]个工作日内予以书面确认。2.筹备阶段在甲方确认最终策划方案后，乙方应立即启动年会筹备工作，具体包括：a.根据确认的策划方案，负责年会场地的整体布置，包括但不限于舞台搭建、背景板制作与安装、灯光音响设备租赁、调试与运行保障、桌椅摆放、场地装饰物品采购与摆放、签到区设计等，确保符合年会主题及氛围要求。b.负责年会所需各类物料的设计、制作与采购，包括但不限于电子版及印刷版邀请函、签到背景板、会议议程/节目单、抽奖券、参会证、伴手礼的采购与包装等。c.负责协调并管理年会所需各类供应商，包括但不限于餐饮服务提供商、符合甲方要求的演艺人员或演出团队、礼仪模特、专业摄影摄像团队等，确保其服务质量符合甲方预期。d.对乙方自聘及酒店内部参与年会服务的工作人员（如主持人、礼仪、技术人员、服务人员等）进行年会流程、服务标准及应急处理的专项培训。e.组织关键环节的彩排，如主持人串场、节目衔接、灯光音响效果确认、抽奖流程演练等，确保年会现场流程顺畅、效果完美。3.执行阶段在年会举办当天，乙方应全面负责年会现场的组织、指挥与协调工作，确保年会按确认的流程顺利进行，具体包括：a.指定现场总负责人，全程监控年会各个环节的执行情况，及时处理现场突发状况。b.负责参会人员的接待工作，包括引导签到、入场就座、住宿安排（如涉及）等，确保接待流程专业、热情。c.严格按照确认的菜单及标准，负责协调餐饮供应商提供年会期间的餐饮服务，确保菜品质量、口味及上餐时间符合要求。d.负责协调、安排确认的演艺人员或演出团队按时按质进行节目演出，确保舞台效果。e.主持或协调执行抽奖环节，确保过程公平、公正、透明。f.安排并管理专业的礼仪人员，提供符合年会规格的礼仪服务。g.联合或指定摄影摄像团队，负责年会的全程拍摄与录像，留存活动影像资料。h.负责年会现场的安全管理，包括但不限于消防安全检查、现场秩序维护、与酒店安保部门的协调等，确保活动期间安全无事故。三、甲方的权利和义务1.甲方的权利：a.享有对乙方提供的年会策划方案进行审核、提出修改意见及最终确认的权利。b.享有对乙方在筹备和执行阶段提供的服务质量进行实时监督和评估的权利。c.享有要求乙方按照本合同约定及相关确认的方案提供服务，并对不符合要求的服务提出整改意见的权利。2.甲方的义务：a.按照本合同第五条约定，按时足额向乙方支付年会服务费用。b.应乙方要求，及时、准确提供举办年会所需的相关背景资料、参会人员名单、特殊要求等信息。c.积极配合乙方进行年会各项筹备工作，包括但不限于提供场地需求细节、协调内部参会人员、确认最终流程细节等。d.负责对年会举办场地的整体安全管理，确保符合消防及安全规定，并对参会人员的人身安全负责。四、乙方的权利和义务1.乙方的权利：a.享有按照本合同约定及甲方确认的方案收取年会服务费用的权利。b.有权要求甲方提供举办年会所需的必要资料和信息，以便乙方履行合同义务。c.享有对甲方提供的商业信息及年会相关资料进行保密的权利。d.在甲方未按合同约定支付费用时，有权要求甲方支付逾期款项及可能产生的滞纳金。2.乙方的义务：a.按照本合同第二条约定的服务内容、标准及甲方确认的方案，全面负责年会的策划、组织与执行工作，确保年会顺利进行。b.保证提供的服务质量符合行业标准及甲方预期，努力实现年会最佳效果。c.全程负责年会现场的安全管理，落实安全预案，配合相关部门进行安全检查，确保活动安全无虞。d.对甲方提供的所有非公开资料及年会信息严格保密，未经甲方书面同意，不得向任何第三方泄露。五、费用及支付方式1.本年会项目总费用为人民币[总金额]元（大写：[金额大写]整），该费用包含但不限于策划设计费、场地布置费、基础灯光音响租赁费、物料制作费、工作人员成本、基础餐饮服务费（或指明具体标准）、以及合同约定的其他服务费用。2.费用明细详见本合同附件一《年会费用预算表》（如已提供），或以双方最终确认的方案及报价为准。3.支付方式：a.预付款：本合同签订后[具体天数，例如：五]个工作日内，甲方应向乙方支付合同总金额的[百分比，例如：五十]%，即人民币[预付款金额]元（大写：[预付款金额大写]整），作为项目启动预付款。b.进度款：年会现场布置基本完成或年会结束后[具体天数，例如：十]个工作日内，甲方应向乙方支付合同总金额的[百分比，例如：三十]%，即人民币[进度款金额]元（大写：[进度款金额大写]整）。c.尾款：年会所有服务费用结清后[具体天数，例如：十]个工作日内，甲方应向乙方支付合同总金额的[百分比，例如：二十]%，即人民币[尾款金额]元（大写：[尾款金额大写]整），作为项目尾款。甲方支付尾款前提条件为乙方提交完整的发票。4.发票：乙方应在收到甲方每笔款项后，向甲方开具合法有效的等额发票。六、违约责任1.若甲方未能按时支付任何一期应付款项，每逾期一日，应按逾期支付金额的[百分比，例如：千分之零点五]向乙方支付违约金，逾期超过[具体天数，例如：三十]日，乙方有权暂停服务或解除合同，并要求甲方支付已产生的一切费用及违约金。2.若乙方未能按合同约定及确认的方案提供服务，或提供的服务严重不符合双方确认的标准，导致年会效果显著受损，甲方有权要求乙方限期整改；若乙方拒绝整改或整改后仍不符合要求，甲方有权要求减少相应服务费用，或解除合同，并要求乙方退还已支付但未提供相应服务的款项，并承担违约责任。因乙方原因导致年会无法按期举行或造成甲方重大损失的，乙方应承担相应的赔偿责任。七、不可抗力1.“不可抗力”是指双方在签订合同时不能预见、对其发生和后果不能避免并不能克服的事件，包括但不限于自然灾害（如地震、洪水、台风等）、战争、动乱、政府行为、疫情及其管控措施等。2.若发生不可抗力事件，导致合同部分或全部无法履行，双方互不承担违约责任。遇有不可抗力的一方应在事件发生后[具体天数，例如：五]个工作日内书面通知对方，并提供相关证明文件。双方应根据事件影响，协商决定是否延期履行、部分履行或解除合同。因不可抗力造成的损失，由双方各自承担。八、争议解决因本合同引起的或与本合同有关的任何争议，双方应首先通过友好协商解决。协商不成的，任何一方均有权向[选择仲裁或诉讼，例如：乙方所在地有管辖权的人民法院]提起诉讼。九、合同生效及期限1.本合同自双方授权代表签字并加盖公司公章（或合同专用章）之日起生效。2.本合同有效期限自甲方年会举办日期当日上午开始，至年会活动结束且所有后续服务（如物料回收、费用结算等）完成之日起[具体天数，例如：三十]日止。十、其他1.保密：双方应对本合同内容以及因履行本合同而获知的对方商业秘密、年会具体信息（包括但不限于参会名单、预算、流程、礼品等）承担保密义务，非经对方书面同意，不得向任何第三方泄露。此保密义务不因本合同的终止而失效。2.知识产权：基于本合同，乙方为甲方策划、设计的年会专属方案（包括但不限于创意构思、流程设计、视觉方案等）的知识产权归甲方所有。乙方保留在后续项目中进行经验借鉴和流程优化的权利，但不得将包含甲方具体商业信息的方案用于其他客户。3.附件：本合同附件（如有）是本合同不可分割的组成部分，与本合同具有同等法律效力。附件包括但不限于：《年会费用预算表》、《年会策划方案》、《参会人员名单》（如需要）等。若附件内容与合同正文有冲突，以合同正文为准。4.通知：双方之间的所有通知、请求、要求或其他通信均应以书面形式，通过书面信函、传真、电子邮件或双方约定的其他通讯方式发送至本合同首