高校学生档案管理操作指南

高校学生档案管理操作指南引言高校学生档案作为学生在校期间学习、生活及各种社会实践的真实记录，是学校人才培养工作的重要组成部分，也是国家人事档案的重要基础。科学规范地管理学生档案，不仅关系到学生个人的切身利益，也对学校的教学管理、学生服务以及社会人才评价具有不可替代的凭证价值和参考作用。本指南旨在结合高校学生档案管理的实际需求，从档案的建立、接收、日常管理、利用、转递到数字化建设等关键环节，提供一套系统、严谨且具操作性的规范指引，以期助力各高校提升学生档案管理工作的质量与效率，确保档案的真实性、完整性、安全性和可利用性。第一章高校学生档案管理概览与基本原则1.1档案的定义与构成要素高校学生档案是指学校在招生录取、学籍管理、学业考核、奖惩、党团建设、社会实践、毕业就业等工作中形成的，以文字、图像、声像等不同形式记录学生个人经历、政治思想、道德品行、学习情况、专业技能、身心健康状况以及家庭状况、社会关系等信息的历史材料的总和。其构成要素应包括反映学生个人基本情况、学习过程、思想品德表现、奖惩情况、党团材料、社会实践与实习、体检、毕业就业等方面的各类原始材料。1.2档案管理的核心原则高校学生档案管理工作必须严格遵循以下核心原则：真实性原则：档案材料必须是客观事实的真实反映，严禁任何形式的伪造、篡改或虚假信息。完整性原则：确保档案材料收集齐全，从学生入学到毕业（或离校）的各个关键环节形成的重要材料均应纳入档案。规范性原则：档案的建立、收集、整理、装订、保管、利用、转递等各个环节均需按照统一的标准和规范操作。保密性原则：严格遵守国家有关档案保密的法律法规，保护学生个人隐私，未经授权不得擅自泄露档案内容。服务性原则：在确保档案安全的前提下，为学校教学科研、学生发展、用人单位考察以及社会管理等提供必要的档案信息服务。第二章学生档案的建立与接收2.1新生档案的接收与审核新生档案是学生档案的基础，其接收与审核工作的质量直接影响后续管理。接收流程：在新生入学季，档案管理部门应与招生部门紧密协作，明确档案接收的时间节点、方式（邮寄、自带等）和责任人。对于邮寄档案，需逐一核对邮寄清单与实物，确保数量无误；对于学生自带档案，应指导学生现场提交，并在指定登记表上签字确认。审核要点：重点审核档案材料的完整性、规范性和真实性。完整性方面，检查是否包含高中学籍档案、高考报名登记表、体检表、志愿表等关键材料；规范性方面，查看材料填写是否清晰、签章是否齐全、材料是否符合归档要求；真实性方面，留意是否有涂改、伪造嫌疑，发现问题及时与生源地相关部门或学生本人核实。对审核中发现的材料缺失或不合格情况，应及时通知相关学生或部门限期补充、完善。2.2在校生档案材料的收集与归档在校生档案材料的持续收集与规范归档是保证档案完整性的关键。收集范围：包括但不限于学籍变动材料（如休学、复学、转学、转专业审批表等）、学业成绩材料（含学期成绩单、奖惩审批材料、优秀学生/奖学金评选材料、违纪处分决定等）、党团材料（如入党志愿书、入党申请书、转正申请书、党员登记表、民主评议材料、团组织关系材料等）、社会实践与实习材料（如重要社会实践鉴定、实习报告及鉴定表等）、个人经历材料（如重要社会兼职、参与重大活动表现材料等）以及其他有参考价值的材料。收集责任与时限：明确各相关部门（如教务处、学生处、团委、各院系）及辅导员在材料收集与移交中的职责。一般而言，学期成绩单、奖惩材料等应在相关事项结束后一个月内移交档案管理部门；党团材料应在发展或变动手续办理完毕后及时移交。档案管理部门需建立定期催交机制。归档要求：移交的材料应为办理完毕的正式材料，手续齐全，内容真实，字迹清楚。档案管理人员对接收的材料要认真清点、登记，并按照档案整理规则及时归入相应学生档案。2.3档案材料的鉴别与整理对收集到的档案材料进行科学鉴别与系统整理，是提高档案质量和利用效率的基础。鉴别：审查材料的真实性、有效性和完整性。剔除重复、虚假、无效或不具保存价值的材料。对于手续不全或内容不清的材料，应退回形成部门或个人补充完善。整理：按照《干部档案整理工作细则》等相关标准，对材料进行分类、排序、编目、装订。通常可分为学籍类、成绩奖惩类、党团类、社会实践类等几大类。材料排序应遵循时间顺序与逻辑顺序相结合的原则。每份材料应编写页码，填写卷内目录，并装入规范的档案袋或档案盒，填写档案袋（盒）封面信息。第三章学生档案的日常管理与维护3.1档案库房管理与保管条件档案库房是档案实体存放的核心场所，其管理和保管条件直接关系到档案的安全与寿命。库房要求：应符合《档案馆建筑设计规范》，具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等“七防”条件。库房应保持适宜的温度（一般控制在14℃-24℃）和相对湿度（一般控制在45%-60%），配备必要的温湿度调控设备（如空调、除湿机）和消防器材（如灭火器、烟感报警器），并定期检查其有效性。库房管理：建立严格的库房出入制度，非档案管理人员未经许可不得进入。档案管理人员进入库房应履行登记手续。库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品。档案存放应做到分类有序，上架规范，便于存取。定期对库房进行清洁和安全检查，做好防虫、防霉、防鼠等工作。3.2档案的查阅与借阅制度档案的查阅与借阅是发挥档案利用价值的重要途径，必须在严格管理下进行。查阅范围与权限：因教学、科研、管理、政审、升学、就业等正当理由，并按规定程序审批后，方可查阅相关档案。查阅者一般仅限查看与自身权限和事由相关的内容。学生本人一般不得查阅本人档案中的奖惩、鉴定等敏感内容，确有特殊需要的，须经严格审批。查阅手续：查阅档案须填写《档案查阅申请表》，注明查阅单位、查阅人身份、查阅事由、查阅档案范围及份数等，经相关负责人审批后方可查阅。查阅时应在指定地点进行，档案管理人员应在场监督。借阅规定：档案原则上不得带出档案库房。确因特殊情况（如公检法机关办案等）需要借阅的，须经更高层级领导审批，明确借阅期限，办理借阅登记手续，并由借阅单位出具保函或责任人签字。借阅档案应妥善保管，不得转借、复制、勾画、涂改、抽换、增删档案材料。到期必须按时归还，档案管理人员应对归还档案进行仔细检查。查阅纪律：查阅者应爱护档案，不得损坏。查阅摘抄的材料须经档案管理人员核实并加盖证明章。严禁利用档案材料进行人身攻击、诬告陷害或从事其他违法违纪活动。3.3档案的转递学生档案的转递是学生毕业、转学、退学等异动情况下的重要环节，关系到档案的安全转移和后续管理。转递方式：档案转递应通过机要交通或派专人送取，严禁个人自带或通过普通邮寄方式转递。对于符合规定可进行数字化转递的，应通过安全可靠的电子档案管理系统进行。转递手续：转出档案前，档案管理人员应对档案材料进行最后一次全面核对、整理、封装，并填写《档案转递通知单》，注明材料份数、页数等。接收单位在收到档案后，应在《档案转递通知单》回执上签字盖章并及时寄回或交回转出单位，转出单位据此确认档案已安全送达。不同情况的转递处理：毕业生档案应根据就业报到证地址、升学院校地址或生源地人社部门要求进行转递；转学学生档案转递至接收院校；退学学生档案一般转递至生源地人社部门或家庭所在地街道办事处。对于未就业毕业生档案，按规定可由学校暂存一定期限，或转递至指定的公共就业和人才服务机构。3.4档案的保密与安全管理档案内容涉及学生个人隐私和学校管理信息，保密与安全管理是档案工作的生命线。保密教育：定期对档案管理人员进行保密纪律和法律法规教育，增强保密意识，签订保密承诺书。制度保障：建立健全档案保密制度，明确涉密档案的范围和管理要求。严禁在非保密计算机上处理、存储档案信息，严禁将档案材料带出规定范围或向无关人员泄露档案内容。安全防范：加强档案库房及办公区域的安全保卫措施，安装监控设备和防盗门窗。对档案管理系统的访问应设置严格的权限控制和密码保护，定期进行数据备份和安全检查，防止信息泄露、丢失或被篡改。第四章学生档案的异动处理与毕业归档4.1学生异动情况下的档案处理学生在校期间可能发生休学、复学、转学、转专业、退学、开除学籍等异动情况，档案管理部门需及时进行相应处理。休学与复学：学生办理休学手续后，其档案由学校档案管理部门负责保管。复学后，应将休学期间如有需要归档的材料（如医院康复证明等）归入档案。转学与转专业：转学学生档案按转递规定办理。转专业学生，应将转专业审批表等相关材料及时归入其档案，并在档案目录中注明。退学与开除学籍：此类学生档案应在办理完毕离校手续后，及时按规定转递。同时，将退学审批表、开除学籍处分决定等关键材料整理齐全归入档案。4.2毕业生档案的最终整理与转递毕业生档案是学生档案的最终形态，其整理质量和转递效率直接影响学生的就业和后续发展。毕业材料收集：在学生毕业前夕，集中收集毕业生的就业报到证（或就业协议书）副本、毕业证书复印件、学位证书复印件、毕业论文（设计）评审表、毕业生登记表等关键毕业材料，并确保齐全、规范。全面审核与整理：对毕业生档案进行一次全面系统的审核，检查材料是否完整、手续是否齐全、整理是否规范。对发现的问题及时查漏补缺。按照毕业生档案的统一要求进行最终装订、封装。分类转递与跟踪：根据毕业生的去向（就业单位、升学院校、生源地等），分类进行档案转递。建立毕业生档案转递登记台账，详细记录转递时间、方式、接收单位、回执情况等信息，并对未及时收到回执的档案进行跟踪查询，确保“档随人走”。第五章档案管理的现代化与信息化建设5.1档案数字化建设的意义与目标随着信息技术的发展，档案数字化已成为提升档案管理水平和服务效能的必然趋势。其目标是将纸质档案转化为数字信息，实现档案的计算机辅助管理、网络查询利用和长期安全保存，提高档案管理的效率、安全性和共享性，为学校管理决策和学生服务提供更便捷、高效的支持。5.2档案数字化的主要流程与规范档案数字化是一项系统工程，应遵循相关国家标准和行业规范。数字化前处理：对纸质档案进行清点、整理、修复（如去除装订物、修补破损页面、字迹加固等），确保扫描质量。扫描与图像处理：根据档案材料的幅面、纸张状况选择合适的扫描设备和扫描分辨率（一般文本材料不低于300dpi），采用黑白或灰度模式扫描。对扫描图像进行去污、纠偏、裁剪、拼接等处理，确保图像清晰、完整、不失真。著录与标引：按照档案著录规则，对数字化档案的内容特征和形式特征进行结构化著录，形成元数据，便于检索和管理。数据存储与备份：将数字化图像和著录数据存储在安全可靠的服务器或存储介质中。建立完善的数据备份机制，定期进行全量备份和增量备份，防止数据丢失。质量验收：对数字化成果进行严格的质量检查，包括图像质量、著录准确性、数据完整性等，确保符合规定标准。5.3电子档案的管理与利用电子档案的管理与利用应遵循《电子档案管理基本术语》《电子文件归档与电子档案管理规范》等要求。元数据管理：确保电子档案元数据的完整性、准确性和一致性，实现对电子档案全生命周期的有效管理。长期保存：针对电子档案易变质、技术依赖性强的特点，采取技术措施（如格式转换、载体更新、迁移等）确保其长期可读性。安全保障：建立电子档案安全管理制度，采用身份认证、权限控制、加密技术、日志审计等手段，保障电子档案在生成、传输、存储和利用过程中的信息安全，防止非授权访问和篡改。第六章档案管理人员的职责与素养档案管理人员是档案工作的具体承担者，其专业素养和责任心直接决定档案管理工作的水平。政治素养：拥护党的路线方针政策，具有较高的政治觉悟和政策理论水平，严守政治纪律和政治规矩。业务能力：熟悉档案工作的法律法规、方针政策和业务知识，掌握档案收集、整理、保管、利用、转递等基本技能，具备一定的计算机操作和信息化应用能力，能够熟练使用档案管理系统。职业道德：热爱档案事业，具有强烈的事业心和责任感，工作认真细致，严谨求实，廉洁奉公，严守保密纪律，尊重和保护学生隐私。继续教育：档案管理人员应积极参加各类业务培训和学习交流活动，不断更新知识结构，提升专业技能和管理水平，适应档案事业发展的新要求。第七章档案管理工作的监督与检查为确保学生档案管理工作各项制度落到实处，必须建立健全监督与检查机制。内部检查：学校档案管理部门应定期对档案管理的各个环节进行自查，重点检查制度执行情况、档案材料的完整性与规范性、库房安全状况、保密措施落实情况等，及时发现问题并加以整改。上级督查：学校应接受上级主管部门（如教育行政部门、档案行政管理部门）对学生档案管理工作的监督、检查与指导。问题整改与责任追究：对检查中发现的问题，要制定