数字档案管理系统应用操作手册

数字档案管理系统应用操作手册引言欢迎使用本数字档案管理系统（以下简称“系统”）。本手册旨在为系统用户提供全面、详尽的操作指引，帮助您快速掌握系统的各项功能，高效、规范地完成档案管理工作。无论您是档案管理员，还是需要查阅、利用档案的相关人员，通过本手册的学习，都能顺利开展工作。本手册将详细介绍系统的登录、档案著录、上传、整理、查询、利用、保管及系统管理等操作流程与注意事项。请在使用系统前仔细阅读本手册，并建议将其保存在便于查阅的位置，以备日后参考。1.1手册目的本手册的主要目的是：*指导用户正确、高效地操作系统，完成日常档案管理任务。*规范档案管理流程，确保档案信息的准确性、完整性、安全性和可利用性。*帮助用户解决在系统使用过程中可能遇到的常见问题。1.2适用对象本手册适用于所有经授权使用本数字档案管理系统的用户，包括但不限于：*档案管理部门的专职管理员。*各业务部门负责档案形成、整理和移交的兼职档案员。*需要查询和利用档案信息的单位内部员工及其他授权人员。1.3前提条件在开始使用本系统前，请确保：*您已获得系统管理员分配的合法用户名和初始密码。*您的计算机已连接至单位内部网络（或指定外部网络），并能正常访问系统服务器。*您的计算机已安装兼容的浏览器（建议使用主流浏览器的较新版本，以获得最佳体验）。*您对计算机基本操作有一定了解。系统概述本数字档案管理系统是一款集档案信息采集、整理、存储、保管、统计、查询、利用、销毁等全生命周期管理于一体的专业信息化平台。系统旨在取代传统的纸质档案管理模式，通过数字化手段提升档案管理的效率与水平，确保档案资源的安全与共享。2.1主要功能模块系统主要包含以下功能模块：*档案著录与上传：实现档案元数据的录入与电子文件的上传。*档案整理与组织：对档案进行分类、组卷、排列、编号等整理操作。*档案保管与安全：对档案的存储、备份、权限控制、日志审计等进行管理。*系统管理：包括用户管理、角色权限、字典管理、流程配置等系统级设置。2.2基本运行环境*客户端：*操作系统：Windows系列或macOS的主流版本。*浏览器：推荐使用Chrome、Firefox、Edge等浏览器的最新稳定版本。系统登录与界面导览3.1系统登录1.打开浏览器：在您的计算机上启动推荐的浏览器。2.访问登录页面：在浏览器地址栏中输入系统管理员提供的系统访问地址（通常是一个URL），按回车键后进入系统登录页面。3.输入登录信息：*在“用户名”输入框中，输入您的用户名。*在“密码”输入框中，输入您的初始密码（首次登录后请立即修改密码）。*如系统启用了验证码功能，请根据页面提示输入正确的验证码。4.登录系统：点击“登录”按钮。若用户名、密码及验证码无误，系统将验证通过并跳转至系统主界面。>注意：>*如果连续多次输入错误密码，账号可能会被临时锁定，请稍后再试或联系系统管理员解锁。>*请妥善保管您的账号和密码，切勿泄露给他人。3.2忘记密码3.3主界面导览成功登录后，您将看到系统的主界面。主界面通常包含以下几个主要区域：*顶部导航栏：通常包含系统名称、用户信息、消息通知、帮助中心、退出登录等功能入口。*左侧菜单栏：系统的主要功能模块列表，点击相应模块名称可进入该模块的操作界面。根据用户权限的不同，显示的菜单项目可能会有所差异。*中央工作区：当前操作模块的具体功能界面和数据展示区域，是用户进行主要操作的场所。*底部状态栏：可能显示系统版本信息、当前登录用户、服务器时间等辅助信息。熟悉各区域的功能布局，有助于您更高效地操作系统。档案著录与上传档案著录与上传是将档案信息录入系统并将电子文件保存到系统中的过程，是档案数字化管理的基础环节。4.1档案著录档案著录是指对档案的内容特征和形式特征进行分析、选择和记录的过程，形成档案的元数据。1.进入著录界面：在左侧菜单栏中，找到并点击“档案著录”或类似功能项（如“新增档案”、“档案录入”），进入档案著录表单界面。2.选择档案类别：根据待著录档案的实际情况，从下拉菜单中选择正确的档案门类、年度、保管期限、档案类型等基础分类信息。这些信息通常是档案分类和检索的重要依据。3.填写著录项：根据系统提供的著录表单，逐项填写档案的元数据信息。著录项通常包括：*基本信息：如档案题名、形成单位、形成日期、文号、页数、关键词、摘要等。*责任者信息：如撰稿人、审核人、批准人等。*其他特征信息：根据档案类型的不同，可能会有特定的著录项。>注意：带“*”号的项目通常为必填项，必须准确、完整填写。填写时应遵循相关的档案著录规则和单位制定的标准，确保信息的规范性和一致性。4.保存著录信息：填写完毕后，仔细核对信息无误，点击“保存”或“暂存”按钮。“保存”通常指完成当前著录并提交，“暂存”可能指保存当前填写进度，以便后续继续编辑。4.2电子文件上传在完成档案元数据著录后（或在著录过程中，根据系统设计），需要将档案对应的电子文件上传至系统。1.选择上传方式：系统通常提供多种上传方式，如：*单个文件上传：点击“上传文件”或“选择文件”按钮，在弹出的文件选择对话框中，选择本地计算机中需要上传的单个电子文件。*多个文件上传：类似单个文件上传，但允许一次选择多个文件。*文件夹上传：对于有多层级文件夹结构的电子档案，可以选择直接上传整个文件夹（部分浏览器支持）。*拖拽上传：将本地文件或文件夹直接拖拽到指定的上传区域。2.选择文件并上传：根据所选的上传方式，选择相应的电子文件。选中后，系统将显示上传进度。3.等待上传完成：请耐心等待文件上传，尤其是大文件或多个文件时，上传时间可能较长，请勿在上传过程中关闭浏览器或刷新页面。4.确认上传结果：上传完成后，系统会提示上传成功与否。若成功，通常会在界面上显示已上传的文件名列表。若失败，请查看失败原因提示，并根据提示进行重试或处理（如文件格式不支持、文件过大等）。>注意：>*系统通常对可上传的文件格式和大小有一定限制，请在上传前确认待上传文件符合要求。常见的支持格式包括PDF、DOC、DOCX、XLS、XLSX、PPT、PPTX、JPG、PNG、TIF等。>*对于纸质档案，需先通过扫描等方式转化为电子文件后再进行上传。扫描时应保证图像清晰、端正，符合档案数字化扫描规范。档案整理与组织档案整理与组织是按照一定的原则和方法，对著录上传后的档案进行系统化排列、组合、编号和编目，使其条理化、有序化的过程。5.1档案分类档案分类应遵循单位既定的档案分类方案（如年度-机构-问题分类法等）。1.进入分类管理界面：在左侧菜单栏中找到“档案整理”或“档案分类”模块。2.查看分类体系：系统中通常已预设或由管理员搭建了基础的档案分类层级结构（如全宗、门类、年度等）。3.调整档案所属分类：在档案列表中，选中需要调整分类的档案，通过“移动到”、“调整分类”等功能按钮，将档案拖拽或选择至正确的分类节点下。5.2案卷管理（若适用）对于以案卷为管理单位的档案，可以进行案卷的创建和管理。1.创建案卷：在相应的分类节点下，点击“创建案卷”，填写案卷名称、案卷号、起止日期、保管期限等案卷级元数据。2.添加卷内文件：将已著录的单份档案（文件级）添加到相应的案卷中，形成卷内文件目录。可以通过勾选文件后点击“加入案卷”或直接拖拽的方式操作。3.调整卷内顺序：在案卷内部，可以对卷内文件的排列顺序进行调整。5.3档案编号系统通常会根据预设的编号规则，在档案著录或整理过程中自动为档案分配档号。若需手动干预或修改：1.手动编号/修改编号：在档案详情编辑界面或档案列表的批量操作中，找到“档号”字段，按照编号规则进行填写或修改。2.批量编号：对于多个未编号或需重新编号的档案，可以使用“批量编号”功能，选择编号规则后统一处理。>注意：档案编号应具有唯一性和规范性，一旦确定，不应随意更改。档案查询与利用档案查询与利用是档案管理系统的核心价值之一，旨在方便用户快速找到所需档案并进行合理使用。6.1档案查询系统提供多种查询方式，以满足不同的查询需求。1.简单查询：*在系统首页或专门的“档案查询”模块的查询区域，通常有一个默认的简单查询框。*在查询框中输入您要查询的关键词（如档案题名、文号、责任者、关键词等）。*点击“查询”或“搜索”按钮，系统将在默认的范围内（如全库或当前分类）进行检索，并在下方列出符合条件的档案列表。2.高级查询：*若简单查询无法满足需求，可点击“高级查询”或类似按钮，展开高级查询条件面板。*高级查询允许您设置多个查询条件（如按年度、保管期限、形成单位、文件类型等），并可对条件进行“与”、“或”等逻辑组合。*逐项选择或输入查询条件后，点击“查询”按钮，系统将返回更精确的检索结果。3.分类导航查询：*在左侧菜单栏或查询界面的分类树中，您可以通过逐级展开档案分类体系，浏览查看某一分类节点下的所有档案。4.组合查询与保存：部分系统支持将常用的高级查询条件组合保存为“查询模板”，以便日后快速调用。6.2查询结果处理查询结果通常以列表形式展示，包含档案的基本信息（如档号、题名、形成单位、日期等）。*查看详情：点击档案列表中的档案题名或“详情”按钮，可查看该档案的完整元数据信息和已上传的电子文件列表。*排序：可点击列表的表头（如“形成日期”、“档号”）对查询结果进行升序或降序排列。*筛选：在结果列表上方或侧方，可能提供进一步的筛选条件，如按保管期限、文件格式等。*二次检索：在当前查询结果的基础上，可以输入新的关键词进行二次检索，缩小查找范围。1.档案预览：*在档案详情界面，找到已上传的电子文件列表。*对于系统支持在线预览的文件格式（如PDF、图片、纯文本等），点击文件名或“预览”图标，通常会在新窗口或当前窗口的预览面板中打开文件内容。6.4档案借阅（若系统支持流程化借阅）对于需要线下借阅实体档案或对电子档案有特定使用权限控制的场景，系统可能提供借阅管理功能。1.发起借阅申请：在档案详情界面或查询结果列表中，选中需要借阅的档案，点击“借阅申请”按钮。2.填写借阅信息：在弹出的借阅申请表单中，填写借阅期限、借阅用途、联系电话等必要信息。3.提交申请：确认信息无误后提交，系统将按照预设的借阅审批流程发送给相关负责人审批。4.查看借阅状态：在“我的借阅”或类似功能模块中，可以查看自己发起的借阅申请的当前审批状态。5.借阅审批（针对审批人）：收到借阅审批通知后，进入审批界面，查看借阅详情，根据实际情况选择“同意”或“不同意”并填写审批意见。6.借阅归还：借阅到期或借阅结束后，应及时办理归还手续。可在“我的借阅”中找到已借出的档案，点击“归还”按钮完成操作（若为实体档案，需同时将实体档案交还档案管理部门）。>注意：档案利用应遵守国家相关法律法规和单位的档案管理规定，不得擅自复制、传播、篡改档案内容，保护档案的知识产权和保密信息。档案保管与维护档案保管与维护旨在确保档案的长期安全存储、完整无缺，并对档案进行必要的日常管理。7.1档案状态管理档案在其生命周期内可能会有不同的状态，如“待审核”、“已入库”、“借阅中”、“已销毁”等。*查看档案状态：在档案列表或档案详情中，可以查看档案的当前状态。*状态变更：根据档案管理流程，某些操作会触发档案状态的自动变更（如借阅后变为“借阅中”，归还后变为“已入库”）。部分状态变更可能需要管理员手动操作或通过特定审批流程。7.2档案版本管理（若系统支持）对于需要多次修改和更新的电子档案，系统可能提供版本管理功能。*上传新版本：在档案详情界面，找到“上传新版本”或“版本管理”按钮，上传更新后的电子文件，并可填写版本说明。7.3档案销毁管理（谨慎操作）档案销毁是指对已超过保管期限且无继续保存价值的档案，按照规定程序进行处理的过程。1.档案鉴定：由档案鉴定小组对到期档案进行鉴定，确定是否销毁。2.销毁清册：对确定销毁的档案，编制档案销毁清册。3.销毁审批：销毁清册需经过相关领导审批。4.执行销毁：在系统中，通常通过“档案销毁”模块，选择已审批通过的销毁清册，执行销毁操作（系统内通常为逻辑删除或标记为销毁状态，物理删除需谨慎并符合规定）。>警告：档案销毁操作不可逆，请务