行政文书写作规范及示例工具

行政文书写作规范及示例工具一、适用范围与常见应用场景行政文书是组织内部及对外传递信息、部署工作、沟通协调的正式载体，广泛应用于企业、事业单位、机关等场景。常见应用场景包括：内部事务通知：如会议安排、工作部署、制度宣贯、放假通知等；请示与汇报：如向上级请求指示或批准（如预算请示、项目立项请示）、向领导汇报工作进展（如月度工作总结、专项工作汇报）；对外函件沟通：如与合作单位商洽事务、向相关机构咨询或回复问题（如商请函、复函）；事务性记录：如会议纪要、工作计划、调研报告等。二、文书撰写标准化流程行政文书写作需遵循“目的明确—信息准备—框架搭建—内容撰写—审核修改—定稿印发”的标准化流程，保证文书规范、高效、准确。（一）明确文书目的与受众核心目的：清晰撰写文书需传递的核心信息（如通知事项、请示事项、汇报内容），避免内容模糊；受众定位：根据文书类型确定受众（上级、下级、平级或外部单位），调整语言风格（对上级需谦逊严谨，对下级需明确具体，对外需礼貌得体）。（二）收集与整理基础信息信息来源：通过会议记录、数据报表、政策文件、沟通记录等渠道收集准确信息，保证数据、事实无误；信息筛选：剔除冗余信息，聚焦核心内容，突出重点（如请示需明确“事项+理由+请求”，通知需明确“时间+地点+要求”）。（三）确定文种与框架结构文种选择：根据内容性质选择恰当文种（如部署工作用“通知”，请求批准用“请示”，汇报工作用“报告”，商洽事务用“函”），避免文种混用（如“请示”与“报告”不可混用，“请示”需上级批复，“报告”无需批复）；框架搭建：按“标题—主送机关——附件（如有）—发文机关—成文日期”标准结构搭建各部分要素完整：简洁明了，一般包含“事由+文种”（如“关于召开年度工作总结会议的通知”）；主送机关：顶格书写，指文书的主要接收对象（如“各部门”“各科室”）；逻辑清晰，通常按“开头（背景/目的）—主体（事项/内容）—结尾（要求/请求）”展开；附件：如有补充材料（如会议议程、数据报表），在后注明“附件：1.XXX”；发文机关：写单位全称或规范化简称（如“行政部”“综合管理部”）；成文日期：用阿拉伯数字书写，如“2023年10月26日”。（四）撰写初稿语言规范：使用书面语，避免口语化、网络用语（如“搞定”“没问题”等），用词准确（如“特此通知”不可写为“就这样通知”）；逻辑连贯：主体部分分点阐述时，使用“一、”“（一）”“1.”“（1）”等序号分层，保证条理清晰；内容完整：涵盖所有必要信息（如通知需明确时间、地点、参会人员、注意事项；请示需明确“请上级批准什么事项”）。（五）审核与修改自查重点：检查格式是否规范（标题居中、主送顶格、落款右对齐等）、内容是否完整、数据是否准确、有无错别字、语言是否得体；他查审核：涉及跨部门事务的需经相关部门会签，重要文书需经部门负责人或分管领导审批，保证内容无歧义、无风险。（六）定稿与印发排版规范：标题用二号小标宋简体，用三号仿宋GB2312，一级标题用三号黑体，二级标题用三号楷体GB2312，行距28磅，页码位于页脚居中；印发要求：正式文件需加盖单位公章，公章清晰、不压；电子版需保存为PDF格式，纸质版按份数分送相关部门。三、常用文书模板与填写示例（一）通知类模板及示例模板[事由]的通知主送机关：为[目的/背景]，根据[依据]，现将[事项]通知一、[具体事项一]（内容：时间、地点、要求等）二、[具体事项二]（内容：流程、分工、注意事项等）特此通知。发文机关：成文日期：XXXX年XX月XX日示例：关于召开年度工作总结会议的通知行政部主送机关：各部门为总结2023年度工作成果，规划2024年工作目标，经研究决定召开年度工作总结会议，现将有关事项通知一、会议时间二、会议地点公司总部三楼第一会议室三、参会人员各部门负责人、各科室主管（名单见附件1），请提前10分钟入场。四、会议内容总经理作2023年度工作总结报告；各部门负责人汇报年度工作完成情况；讨论并确定2024年度工作计划。五、注意事项请参会人员提前准备汇报材料（PPT格式，时长不超过8分钟）；会议期间请将手机调至静音或关闭状态；确需请假者，请于12月14日17:00前向行政部*申请。特此通知。发文机关：行政部成文日期：2023年12月10日（二）请示类模板及示例模板关于[事项]的请示主送机关：为[目的/背景]，根据[依据]，我部门[单位]拟开展[事项]。现将有关情况请示一、[事项背景/必要性]（说明开展事项的原因、依据或重要性）二、[具体方案]（内容包括时间、地点、人员、预算、实施步骤等）三、[请示事项]（明确请求上级批准的具体内容，如“请批准预算”“请批示方案”）妥否，请批示。发文机关：成文日期：XXXX年XX月XX日示例：关于采购办公设备的请示采购部主送机关：总经理为满足市场部业务拓展需求，提升办公效率，根据《公司固定资产管理办法》（XX发〔2023〕5号）规定，我部拟采购一批办公设备。现将有关情况请示一、采购背景及必要性目前市场部现有笔记本电脑使用年限已达5年，存在运行卡顿、电池续航不足等问题，影响客户接待及外出办公效率，需更换新设备5台。二、采购方案设备类型：联想ThinkPadX1Carbon（i5处理器/16G内存/512G固态硬盘）；数量：5台；预算金额：每台8800元，合计44000元；资金来源：部门年度办公经费；采购方式：通过集中采购平台公开招标采购。三、请示事项请批准采购上述办公设备，并授权采购部组织实施。妥否，请批示。发文机关：采购部负责人：*成文日期：2023年11月20日（三）报告类模板及示例模板[事由]的报告主送机关：[时间/阶段]，我部门[单位]围绕[工作目标]，开展了[工作内容]。现将有关情况报告一、工作完成情况（分点阐述具体工作成果，可附数据支撑）二、存在问题与不足（客观分析工作中存在的问题，如资源不足、流程待优化等）三、下一步工作计划（针对问题提出改进措施或下一阶段工作安排）特此报告。发文机关：成文日期：XXXX年XX月XX日示例：关于2023年第三季度安全生产工作情况的报告安全生产办公室主送机关：分管副总经理一、工作完成情况安全检查：完成厂区全面检查3次，重点检查生产车间、仓库、配电室等区域，发觉隐患12项，整改完成10项，剩余2项（消防器材老化、车间通道堆放杂物）已制定整改计划，预计10月31日前完成；培训演练：组织安全生产培训2次（覆盖150人次），消防应急演练1次，员工安全意识及应急处置能力得到提升；制度完善：修订《安全生产管理制度》，新增“外来人员安全管理规定”，已发布执行。二、存在问题与不足部分员工安全意识仍需加强，存在违规操作现象（如未按规定佩戴劳保用品）；隐患整改跟踪机制不够完善，存在整改延迟风险。三、下一步工作计划开展“安全生产月”主题活动，通过案例宣讲、知识竞赛等形式强化员工安全意识；建立隐患整改台账，实行“销号管理”，明确责任人及完成时限；计划11月组织一次危化品泄漏应急演练，提升突发事件处置能力。特此报告。发文机关：安全生产办公室负责人：*成文日期：2023年10月8日（四）函件类模板及示例模板关于[事由]的函主送机关：为[目的/背景]，现就[事项]函告一、[具体事项一]（说明商洽、询问或告知的内容）二、[具体事项二]（提出请求、建议或回复）专此函达（如为复函，用“特此函复”）。发文机关：成文日期：XXXX年XX月XX日示例：关于商请协助提供XX项目数据的函财务部主送机关：市场部为编制2023年度财务决算报告，需核对“XX市场拓展项目”相关数据。现就有关事项商请贵部协助一、需提供的数据内容项目2023年1—9月实际支出明细表（需按“市场推广费、差旅费、物料费”分类）；项目客户签约清单（含客户名称、签约金额、签约日期）；项目投入产出分析报告（如有）。二、回复时限请于2023年10月30日前将上述材料（加盖部门公章）扫描件及电子版发送至财务部邮箱（内部邮箱），或交至财务部*处。专此函达。发文机关：财务部成文日期：2023年10月20日四、文书撰写关键注意事项（一）格式规范，要素齐全严格遵循标准标题、主送机关、附件、发文机关、成文日期六要素缺一不可；排版整洁，段落分明，避免涂改、错字（如需修改，应在修改处加盖校对章或说明“此处修改”）。（二）语言准确，庄重得体用词精准，避免歧义（如“原则上同意”不可写为“大概同意”，“务必参加”不可写为“最好参加”）；语体正式，禁用俚语、网络用语（如“搞定”改为“完成”“落实”）；对外函件需注意礼貌用语（如开头用“贵单位”，结尾用“感谢支持”）。（三）内容务实，逻辑清晰突出重点，避免空话套话（如汇报工作需用数据、案例支撑，请示事项需明确具体请求）；逻辑连贯，按“背景—内容—要求”或“问题—原因—措施”顺序展开，避免内容交叉重复。（四）流