行政工作流程手册模板

日常行政工作流程手册模板本手册旨在规范公司日常行政工作的标准化操作，提升行政事务处理效率与质量，保证各项工作有序开展。手册适用于公司各部门及行政相关人员，涵盖会议组织、办公用品管理、文件归档、访客接待、差旅申请等高频行政场景，可作为行政工作的操作指引与培训参考。第一章会议组织与管理流程1.1工作目标保障会议筹备高效、流程规范、记录完整，保证会议目标明确、参会人员清晰，促进信息有效传递与问题解决。1.2适用范围适用于公司内部各类会议（如周例会、月度总结会、项目研讨会、外部对接会等）的组织、召开及后续跟进工作。1.3操作步骤步骤一：会议需求提出由会议发起人*填写《会议需求表》，明确以下信息：会议主题、目的及预期成果；建议召开时间（具体到上/下午）、时长；参会部门/人员（含是否需邀请外部嘉宾）；所需场地、设备（如投影仪、麦克风、白板等）；其他特殊需求（如茶歇、翻译等）。会议需求表需提前3个工作日提交至行政专员*。步骤二：会议方案确认行政专员*收到需求后，1个工作日内完成以下工作：根据会议重要性、参会人数协调场地（优先使用内部会议室，外部场地需提前2个工作日预订）；检查并准备所需设备，保证设备正常运行；如需茶歇或特殊物料，提前联系供应商确认供应细节；与发起人*确认最终会议方案（时间、地点、议程等），如有调整需及时沟通。步骤三：会议通知发布行政专员*根据确认方案，提前2个工作日通过公司内部通讯工具（如企业钉钉）发布会议通知，内容需包含：会议主题、时间、地点；参会人员名单及主持人*；会议议程（含各环节时长）；需提前准备的资料（如PPT、数据报表等）；联系人及联系方式（行政专员*）。重要会议需同步发送纸质通知至各部门负责人，并要求参会人员确认是否出席。步骤四：会前准备工作会议召开前1小时，行政专员*完成以下准备：布置会场（调试设备、摆放座椅、设置席卡、准备会议资料等）；确认茶歇或特殊物料的到位时间（如需）；提醒主持人*及关键参会人员会议安排。步骤五：会议服务与记录会议期间，行政专员*负责：引导参会人员签到（如需），维护会场秩序；协助主持人*控制会议节奏，提醒各环节时间；记录会议要点（含讨论决议、待办事项、责任人及完成时限），形成《会议纪要（初稿）》；处理临时需求（如设备故障、人员迟到等突发情况）。步骤六：会后整理与跟进会议结束后2个工作日内，行政专员*完成：整理《会议纪要（终稿）》，经主持人*审核确认后，分发至所有参会人员及相关部门；督促责任人落实待办事项，每周跟踪进度并更新至《会议待办事项跟踪表》；归档会议资料（需求表、通知、纪要、签到表等），保存期限不少于2年；清理会场，回收设备与物料，保证场地复原。1.4配套模板表1-1会议需求表序号项目内容说明填写人提交日期1会议主题例：2024年Q3销售目标研讨会张三*2024-07-012会议目的明确Q3销售目标分解与资源需求张三*-3建议时间2024-07-0514:00-16:00张三*-4参会人员销售部全体、市场部经理、财务部主管张三*-5所需设备投影仪、麦克风、白板张三*-6其他需求无张三*-表1-2会议纪要表会议主题时间地点主持人记录人2024年Q3销售目标研讨会2024-07-0514:00-16:00301会议室李四*王五*议程及内容决议事项责任人完成时限备注1.销售部汇报Q2业绩（15:00-15:20）Q3销售目标分解为三个区域指标赵六*2024-07-10需结合市场部调研数据2.市场部资源支持方案（15:20-15:40）增加线上推广预算5万元周七*2024-07-08预算需财务部审批3.财务部费用说明（15:40-16:00）同意增加推广预算，同步监控费用使用吴八*长期每周提交费用报表1.5关键提示会议需提前确认场地与设备可用性，避免临时冲突；会议议程需简洁明确，避免偏离主题；会议纪要需突出“决议”与“待办”，保证责任到人；重要会议的待办事项需定期跟踪，直至闭环。第二章办公用品申领与管理流程2.1工作目标规范办公用品的申领、采购、发放与盘点流程，保障员工办公需求，同时控制物料成本，避免资源浪费。2.2适用范围适用于公司各类办公用品（如文具、耗材、清洁用品、小型设备等）的日常管理。2.3操作步骤步骤一：月度需求统计每月25日前，各部门助理*统计本部门次月办公用品需求，填写《办公用品月度需求表》，列明物品名称、规格、预估用量、用途。需求表需经部门负责人审核后，提交至行政专员。步骤二：需求汇总与采购行政专员收到各部门需求后，2个工作日内完成汇总，结合当前库存编制《办公用品月度采购计划》，报行政经理审批。审批通过后，行政专员*联系合格供应商进行采购（优先选择公司协议供应商），保证采购物品质量合格、价格合理。采购物品到货后，行政专员*与供应商核对清单，确认数量、规格无误后签收。步骤三：入库与登记行政专员*对采购物品进行分类整理，贴好标签后入库，并在《办公用品库存台账》中登记：物品名称、规格、单位、入库数量、入库日期、供应商；库存数量（实时更新）。步骤四：申领与发放员工申领办公用品时，填写《办公用品申领表》，注明申领部门、申领人*、物品名称、数量、用途。申领表需经部门负责人审批后，提交至行政专员。行政专员核对审批通过的申领表，从库存中发放物品，并在《办公用品库存台账》中扣减相应数量，同时让申领人签字确认。急用物品可先口头申领，后补手续（需在1个工作日内完成补填）。步骤五：库存盘点与清查每月最后1个工作日，行政专员*对办公用品库存进行盘点，核对台账数量与实际库存，填写《月度库存盘点表》。如发觉盘盈或盘亏，需分析原因（如损耗、漏登记等），并在3个工作日内形成盘点报告，报行政经理*处理。对于临近保质期或损坏的物品，及时隔离并上报，按规定进行报废或处置。2.4配套模板表2-1办公用品月度需求表申领部门填表人填表日期序号物品名称规格预估用量用途备注市场部郑九*2024-06-251A4纸80g5包日常打印无市场部郑九*-2签字笔0.5mm10支会议使用黑色技术部王十*-1U盘32G2个数据传输无表2-2办公用品库存台账序号物品名称规格单位入库数量入库日期供应商申领数量库存数量登记人1A4纸80g包202024-07-01XX文具515王五*2签字笔0.5mm支502024-07-01XX文具1040王五*3U盘32G个102024-07-02XX数码28王五*2.5关键提示申领办公用品需按需申请，避免过度囤积；高价值物品（如U盘、计算器等）需登记使用人，离职时需回收；定期盘点库存，保证账实相符，防止积压或短缺；供应商选择需遵循“质优价廉、服务稳定”原则。第三章公司文件归档管理流程3.1工作目标规范公司各类文件的分类、编号、归档、借阅与销毁流程，保证文件完整、安全、便于查阅，满足合规性要求与工作追溯需求。3.2适用范围适用于公司所有具有保存价值的纸质文件与电子文件（如合同、制度、会议纪要、报告、函件等）。3.3操作步骤步骤一：文件分类与编号行政专员*牵头制定《公司文件分类标准》，将文件分为以下类别（可根据公司实际情况调整）：管理制度类（如行政管理制度、财务制度）；会议纪要类（如例会、专题会纪要）；合同协议类（如采购合同、服务合同）；报告总结类（如年度总结、项目报告）；函件资料类（如外部函件、客户资料）。文件需按“类别-年份-序号”规则编号（如“制度-2024-001”），编号规则需在公司内部公示。步骤二：文件收集与整理各部门负责人为本部门文件归档第一责任人，每月末将本部门形成的需归档文件整理后，提交至行政专员。行政专员*对收集的文件进行核对，保证文件内容完整、手续齐全（如审批签字、盖章等），对缺失部分及时补充。步骤三：文件归档与存储纸质文件：按编号顺序装入档案盒，标注档案名称、编号、归档日期、保管期限，存入指定文件柜（按类别分区存放）；电子文件：按分类建立文件夹，以“编号-文件名称”格式命名（如“制度-2024-001-行政管理制度”），存储至公司指定服务器或云端盘，定期备份（每周1次）。涉密文件需单独存放，设置访问权限，仅允许授权人员查阅。步骤四：文件借阅与使用员工因工作需要借阅文件时，填写《文件借阅申请表》，注明借阅文件名称、编号、用途、借阅期限、借阅人，经部门负责人审批后提交至行政专员*。行政专员*核对审批通过后，办理借阅手续（纸质文件需签字登记，电子文件需开通临时访问权限）。借阅期限一般不超过5个工作日，到期需归还；如需续借，需提前1个工作日申请。借阅人*需妥善保管文件，不得涂改、复制、外传（涉密文件禁止复制），归还时需检查文件完整性。步骤五：文件鉴定与销毁对于超过保管期限的文件，行政专员每年末组织一次鉴定，会同行政经理、法务专员*（如需）确认是否仍有保存价值。无保存价值的文件，需填写《文件销毁申请表》，列明文件名称、编号、数量、销毁原因，报行政经理*审批。审批通过后，由行政专员*监督销毁过程（纸质文件需使用碎纸机，电子文件需彻底删除并清除备份），并填写《文件销毁记录表》，销毁人、监销人签字确认。3.4配套模板表3-1文件归档目录表文件编号文件名称类别归档日期保管期限存放位置经办人备注制度-2024-001行政管理制度管理制度类2024-01-05长期文件柜A1王五*无会议-2024-015Q3销售目标研讨会纪要会议纪要类2024-07-063年文件柜B3王五*涉密合同-2024-008办公设备采购合同合同协议类2024-05-105年文件柜C2王五*已扫描存电子档表3-2文件借阅申请表借阅人*部门借阅日期归还期限文件编号文件名称借阅用途审批人*李四*销售部2024-07-102024-07-15制度-2024-001行政管理制度查考考勤制度规定张三*赵六*市场部2024-07-112024-07-12会议-2024-015Q3销售目标研讨会纪要整理项目资料张三*3.5关键提示文件归档需及时，避免拖延（建议次月5日前完成上月文件归档）；电子文件需定期备份，防止数据丢失；涉密文件需严格控制借阅权限，保证信息安全；文件销毁需履行审批手续，严禁私自丢弃或外传。第四章访客接待与服务流程4.1工作目标规范访客接待流程，展现公司良好形象，提供高效、周到的接待服务，保证访客到访与离开顺畅有序。4.2适用范围适用于所有外部访客（如客户、合作伙伴、应聘者、部门人员等）的接待服务。4.3操作步骤步骤一：访客预约登记访客需提前1个工作日通过电话、企业等方式联系对接人*（一般为业务部门人员），明确到访时间、事由、人数、身份等信息。对接人将访客信息填写《访客预约登记表》，提交至行政专员，内容包括：访客姓名、单位、职务、联系方式；到访时间、预计停留时长；访客事由、对接部门/人员；特殊需求（如是否需车辆接送、翻译等）。步骤二：接待准备与确认行政专员*收到预约信息后，1个工作日内完成：根据访客级别与事由确定接待规格（如是否需领导陪同、是否准备茶水/茶歇）；预约访客接待区域（如前台洽谈区、会议室），如需会议室需提前确认空闲；准备访客所需资料（如公司介绍、产品手册、合同草案等）；通知对接人*及相关部门接待人员，确认到访细节。步骤三：访客迎接与引导访客到访当日，行政专员*或前台接待人员需提前10分钟到达接待区域，准备迎接：主动问候访客（“您好，欢迎来到XX公司，请问您是来拜访XX部门的XX先生/女士吗？”）；核对访客身份（与预约信息一致后），引导访客至洽谈区或会议室；为访客提供饮用水（夏季可提供冰水/茶水，冬季提供热水），如需茶歇提前安排。步骤四：接待服务与沟通对接人*或接待人员需在约定时间到达接待区域，与访客进行业务沟通：保持专业、礼貌的态度，认真倾听访客需求；如需其他部门配合，及时联系相关人员到场；重要沟通内容需做好记录（可使用录音或笔记，需提前征得访客同意）。步骤五：送别与后续跟进访客离开时，对接人或行政专员需送至公司门口或电梯口，礼貌道别（“感谢您的到访，期待下次再见！”）；行政专员*在《访客接待记录表》中登记访客离开时间，并对接待情况进行总结；对接人需在1个工作日内将接待结果反馈至行政专员，重要访客需形成《访客接待报告》报行政经理*。4.4配套模板表4-1访客预约登记表预约日期预约时间访客姓名访客单位访客职务联系方式到访时间停留时长访客事由对接人*特殊需求2024-07-0810:00陈十一*XX科技销售总监XXXX2024-07-0914:002小时商谈合作项目李四*无2024-07-0909:30刘十二*人社局科长0755-XXXX2024-07-1010:001小时政策咨询王五*需准备会议室投影表4-2访客接待记录表接待日期访客姓名到访时间离开时间接待区域对接人*接待内容备注2024-07-09陈十一*14:0016:15301会议室李四*商谈Q4产品合作意向，对方对价格条款提出疑问，需进一步沟通已提供产品手册2024-07-10刘十二*10:0011:00前台洽谈区王五*解答最新社保政策，已发放政策文件复印件无4.5关键提示访客预约信息需准确核对，避免到访后出现接待疏漏；接待区域需保持整洁、舒适，营造良好第一印象；对待访客需热情周到，注意言行举止，展现公司专业形象；重要访客的接待需提前制定详细方案，保证万无一失。第五章员工差旅申请与报销流程5.1工作目标规范员工因公出差的申请、审批、预订与报销流程，保证差旅行为合规、费用合理，提升员工出行体验与费用管控效率。5.2适用范围适用于公司员工因公外出（如客户拜访、项目支持、参加会议等）的差旅申请与费用报销。5.3操作步骤步骤一：出差申请与审批员工需提前3个工作日填写《出差申请表》，详细注明：出差人*、所属部门、出差事由；出差地点、起止时间（含往返交通方式）；预估差旅费用（交通、住宿、餐饮、市内交通等）；出差行程安排（含拜访对象、会议内容等）。《出差申请表》需按审批权限逐级审批：部门负责人*审批出差必要性及行程合理性；行政专员*审核交通与住宿标准是否符合公司规定；财务专员*审核费用预算合理性；行政经理*（或授权人）最终审批。审批通过后，员工凭《出差申请表》办理后续预订手续；如需变更，需重新提交审批。步骤二：差旅预订与安排员工根据审批通过的《出差申请表》，由行政专员*协助或自行完成以下预订（优先选择公司协议供应商）：交通：机票/火车票（经济舱，提前7天以上预订可享折扣）、高铁/动车（二等座）；住宿：标准间（一线城市不超过400元/晚，二线城市不超过300元/晚，特殊情况需备注说明）；市内交通：优先选择公共交通，紧急情况下可预约网约车（需注明事由）。预订信息需及时反馈至员工，保证行程衔接顺畅；如遇预订失败，需调整行程并重新审批。步骤三：出差执行与记录员工出差期间需遵守公司纪律，按计划完成出差任务，并记录实际行程与费用（保留票据原件）；如遇行程变更（如延长出差时间、增加出差地点），需及时联系部门负责人与行政专员，补充审批手续；出差期间需保持通讯畅通，每日向部门负责人*汇报工作进展（如需）。步骤四：费用报销与提交员工出差返回后3个工作日内，整理差旅费用票据（需为正规发票，抬头为公司全称），填写《差旅费用报销单》，附上：《出差申请表》（审批件）；交通票据（机票行程单、车票等）；住宿票据（发票、入住登记单）；市内交通及其他费用票据（需注明用途）。《差旅费用报销单》需经部门负责人审核签字后，提交至财务专员。步骤五：费用审核与支付财务专员*收到报销单后，3个工作日内完成审核：核查票据真实性