项目合同管理与审批流程表

适用范围与典型应用场景本流程表适用于各类项目中合同的全生命周期管理，涵盖工程项目、服务外包、采购合作、技术开发等多种业务场景。无论是新签合同、补充协议还是重大合同变更，均可通过标准化流程实现规范管理，保证合同条款合规、审批高效、责任明确，有效规避合同风险，保障项目顺利推进。例如在工程项目中，需明确施工范围、付款节点及违约责任的合同；在服务外包项目中，涉及服务标准、验收流程及保密条款的合同，均适用本管理流程。项目合同全流程操作步骤详解一、合同发起与草拟责任主体：业务部门（如项目负责人、业务经办人）操作内容：根据项目需求，由业务部门牵头草拟合同文本，明确合同双方基本信息（名称、地址、法定代表人等）、合同标的（服务内容、货物规格、工程范围等）、合同金额（含计价方式、税费条款）、履行期限（开始/结束时间、关键节点）、双方权利义务、违约责任、争议解决方式等核心条款。对于复杂项目（如大型工程或技术合作），可邀请法务部门、技术部门提前介入，协助完善专业条款。输出成果：《合同草案》（含电子版及纸质版初稿）。二、部门内部审核责任主体：业务部门负责人*操作内容：业务部门负责人对合同草案进行初审，重点审核合同内容是否符合项目目标、条款是否与前期沟通一致、是否存在业务风险（如履约能力不足、需求不明确等）。审核通过后，在《合同审批流程表》中签署意见并提交至法务部门；若存在需修改内容，退回业务部门调整后重新提交。输出成果：《合同审批流程表》（部门负责人签字确认）。三、法务合规审核责任主体：法务部门*操作内容：法务部门从法律合规性角度审核合同条款，重点关注：主体资格：对方单位是否具备签约资质（如营业执照、行业许可证等）；条款合法性：是否存在违反法律法规或公司规章制度的条款；风险点：违约责任是否明确、争议解决方式是否约定管辖、知识产权归属是否清晰等。审核通过后，在流程表中签署“同意”意见；若存在法律风险，出具《法务审核意见书》列明修改建议，业务部门据此调整后重新提交。输出成果：《法务审核意见书》（若有）、《合同审批流程表》（法务部门签字确认）。四、财务审核责任主体：财务部门*操作内容：财务部门审核合同中的财务相关条款，重点包括：金额准确性：合同总金额、分阶段付款比例是否与预算一致；付款方式：支付条件、票据类型（如增值税专用发票）、账户信息是否规范；税务合规：是否明确税费承担方、发票开具要求等；资金风险：大额付款是否设置履约担保（如保证金、保函）等。审核通过后，在流程表中签署意见；若存在财务风险（如资金支付风险），反馈财务部门意见并要求修改。输出成果：《合同审批流程表》（财务部门签字确认）。五、管理层审批责任主体：分管副总、总经理（根据合同金额或重要性分级审批）操作内容：根据公司《合同管理办法》，对不同金额/类型的合同设置审批权限：金额≤10万元：由分管副总审批；金额＞10万元：由总经理审批；重大战略合同（如长期合作、金额超50万元）：需提交总经理办公会集体审议。管理层从项目整体效益、公司战略匹配度等角度审批，最终签署“同意”或“否决”意见。若否决，需明确理由并退回业务部门。输出成果：《管理层审批意见》（签字确认）。六、合同签署与用印责任主体：行政部/综合管理部*操作内容：审批通过后，业务部门将最终版合同文本提交至行政部，申请用印。行政部核对合同内容与审批流程是否一致，确认无误后加盖公司公章或合同专用章（严禁在空白或未审批合同上用印）。用印完成后，将合同正本交业务部门，副本由行政部、财务部、法务部各留存一份。输出成果：正式签署版合同（正本+副本）。七、合同分发与执行跟踪责任主体：业务部门*操作内容：业务部门将合同正本送达对方单位，并留存签收回执；同步将合同关键信息录入《合同执行台账》，记录合同编号、对方单位、履行期限、付款节点、责任人等。在合同履行过程中，业务部门需跟踪对方履约情况（如工程进度、服务质量、交付时间等），按约定节点发起付款申请、验收确认等流程，并留存相关凭证（如验收报告、沟通函件）。输出成果：《合同执行台账》、履约过程文件（验收单、付款凭证等）。八、合同归档责任主体：档案管理部门*操作内容：合同履行完毕或终止后，业务部门将合同正本及所有相关材料（审批流程表、法务意见、财务凭证、履约文件等）整理成册，提交至档案管理部门。档案管理部门对合同资料进行分类编号、登记造册，按照公司档案管理规定保存（电子版存入档案系统，纸质版入柜保管），保存期限一般不少于10年（涉及重大项目的合同可延长保存期限）。输出成果：《合同归档清单》、档案编号。项目合同审批流程表（模板）合同编号合同名称合同类型（新签/变更/续签）合同对方单位合同金额（大写/小写）合同期限发起部门发起日期审批环节审批人审批意见审批时间备注业务部门负责人法务部门财务部门分管副总总经理归档信息归档日期档案编号保管部门使用过程中的关键注意事项合同条款完整性：草拟合同时需保证核心要素齐全，避免遗漏关键信息（如争议解决方式、违约责任），防止后续履约纠纷。审批时效管理：各部门需在收到合同后2个工作日内完成审核（紧急合同可缩短至1个工作日），超时未反馈视为默认通过，但需在备注栏说明原因。用印规范：合同用印必须附完整的《合同审批流程表》，严禁“先盖章后审批”或“用印后再补流程”，行政部需定期核查用印记录。变更与解除：合同履行中如需变更或解除，必须重新履行审批流程，签订补充协议或解除协议，原合同相关条款同