采购订单处理及审批流程指南

采购订单处理及审批流程指南一、指南适用说明本指南旨在规范企业内部采购订单的全流程管理，保证采购行为合规、高效，同时明确各部门及岗位在采购申请、审批、执行、归档等环节的职责分工。适用于企业各部门因生产经营、办公需求或项目实施产生的各类采购活动，涵盖物料采购、服务采购、设备采购等场景，旨在通过标准化流程降低采购风险、提升采购效率、保障资源合理配置。二、采购订单全流程操作步骤（一）采购需求发起与初审需求提报申请人（部门经办人）根据实际需求，填写《采购申请单》，详细注明采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途说明、期望交付日期及供应商信息（若有初步意向）。附件要求：若采购物品涉及技术参数、图纸或服务需求，需附相关技术文档或需求说明；若为大额采购（如超过元，具体金额企业自定），需附至少3家供应商的书面报价单或市场询价记录。部门初审申请人将《采购申请单》及附件提交至部门负责人（如部门经理/主管）审核。审核重点：需求合理性（是否符合部门工作计划）、预算匹配性（是否在部门年度预算额度内）、采购必要性（是否存在替代方案或闲置资源可利用）。初审通过后，部门负责人在《采购申请单》上签字确认，流转至采购部；若不通过，需注明原因并退回申请人调整。（二）采购部审核与供应商匹配采购合规性审核采购部接收《采购申请单》后，重点审核以下内容：采购物品/服务是否属于企业集中采购目录（若有）；预估金额是否符合采购审批权限（如小额采购由采购部直接审批，大额采购需提交更高层级）；附件是否完整（技术文档、报价单等）。若材料不全或不符合要求，采购部应在2个工作日内退回申请人补充。供应商筛选与确认根据采购需求类型，采购部通过以下方式确定供应商：常规物料/服务：从企业合格供应商名录中选择，优先考虑合作良好、性价比高的供应商；新供应商/特殊采购：通过公开招标、邀请招标或竞争性谈判方式确定，需留存供应商资质文件（营业执照、相关行业许可证等）；紧急采购：经需求部门负责人及分管领导签字确认后，可从合格供应商中临时选定，但需在事后补全供应商评估流程。采购部将确定的供应商信息及报价明细填入《采购申请单》，转交财务部复核。（三）财务部预算与合规复核预算复核财务部核对《采购申请单》中的预算金额与部门实际可用预算，保证采购支出不超预算；若超预算，需需求部门提交书面预算调整申请，经分管财务领导审批后proceed。财务合规性检查审核采购条款是否符合财务制度（如付款方式、发票类型、质保条款等）；核查供应商报价是否合理（参考历史采购价格、市场公允价），防止价格虚高；复核采购项目是否涉及税务风险（如是否需要代扣代缴税费等）。复核通过后，财务部在《采购申请单》上签字，流转至最终审批人；若不通过，注明原因并退回采购部与需求部门沟通调整。（四）分级审批与订单分级审批执行根据采购金额及物品类型，按以下权限审批（企业可根据自身规模调整）：小额采购（如金额≤元）：由采购部负责人审批；中额采购（如元＜金额≤元）：由分管采购副总/总监审批；大额采购（如金额＞元）：由总经理/总经理办公会审批；特殊采购（如战略物资、涉密采购）：需额外经法务部或合规部审核，报最高负责人审批。审批人需在1-3个工作日内完成审批，逾期未反馈视为默认通过。采购订单审批通过后，采购部根据《采购申请单》及供应商信息，在ERP系统或采购管理系统中《采购订单》（PO），明确以下信息：订单编号、订单日期、供应商全称及联系方式；采购物品/服务的名称、规格型号、数量、单价、总金额、交付地址；交付时间、付款方式、质量标准、验收条款、违约责任等。采购部负责人核对订单信息无误后，加盖采购专用章，通过系统或书面形式发送至供应商确认；供应商需在2个工作日内回复确认，若有异议需及时沟通调整。（五）订单执行与交付验收订单跟踪采购部下达订单后，指定专人跟踪供应商生产/备货进度，保证按期交付；若遇延期风险（如供应商产能不足、物流问题等），需提前3个工作日通知需求部门，协调解决方案（如调整交付日期、更换供应商等）。交付与验收供应商按订单约定交付物品/服务时，需求部门需组织验收：物品验收：核对数量、规格型号是否与订单一致，检查外观、质量（必要时送检或委托第三方机构检测），填写《物品验收单》；服务验收：根据服务标准（如完成时限、成果质量）进行验收，由需求部门负责人及使用人共同签字确认，填写《服务验收单》。验收不合格时，需求部门需在1个工作日内反馈采购部，采购部与供应商协商处理（如退换货、整改、扣减款项等），直至验收合格。（六）付款结算与归档付款申请验收合格后，采购部收集《采购订单》《验收单》《供应商发票》（需与订单信息一致），填写《付款申请单》，附相关凭证，提交财务部审核。付款审批与执行财务部核对付款凭证的完整性与合规性，按企业付款流程审批后，通过银行转账等方式支付款项；付款后，在系统中标记订单状态为“已完成”。资料归档采购部负责将《采购申请单》《采购订单》《供应商报价单》《验收单》《付款申请单》《发票》等资料整理成册，按订单编号分类归档，保存期限不少于5年（涉密资料按保密规定保存），保证后续可追溯。三、采购订单模板参考模板一：采购申请单字段名称填写说明申请部门需求所属部门（如：行政部、生产部）申请人经办人姓名（*）申请日期提交申请的年月日（如：2023-10-08）采购类型□物料□服务□设备□其他（请注明）物品/服务名称详细名称（如：办公用A4纸、年度清洁服务）规格型号技术参数或服务标准（如：80g500张/包、每周2次日常清洁+1次深度清洁）数量采购数量预估单价（元）单项物品/服务的预估价格预算金额（元）总预估金额（数量×预估单价）用途说明采购具体用途（如：用于日常办公消耗、生产车间设备维护）期望交付日期需求部门要求的到货/服务开始日期供应商信息意向供应商名称（如：办公用品有限公司）、联系人（*）、联系方式（虚拟）附件清单□技术文档□报价单（3家）□其他：_________________________部门负责人意见签字：__________日期：__________采购部审核意见签字：__________日期：__________财务部复核意见签字：__________日期：__________最终审批意见签字：__________日期：__________模板二：采购订单审批流程表审批环节审批人审批内容审批意见审批时间需求部门初审*经理（部门负责人）需求合理性、预算匹配性同意/不同意2023-10-08采购部审核*主管（采购部）采购合规性、供应商选择合理性同意/不同意2023-10-09财务部复核*总监（财务部）预算准确性、财务条款合规性同意/不同意2023-10-10分管领导审批*副总（分管采购）中额采购审批同意/不同意2023-10-11总经理审批*总经理大额采购审批（如适用）同意/不同意2023-10-12订单最终确认*经理（采购部）订单信息核对、盖章已确认2023-10-13四、流程执行关键注意事项（一）严格遵循预算管理要求所有采购活动必须在部门年度预算内执行，超预算采购需提前提交预算调整申请，经审批后方可开展；预算执行过程中，若遇市场价格大幅波动导致预算不足，需由采购部与财务部共同核实，报分管领导审批后调整采购方案。（二）保证信息准确完整《采购申请单》中物品/服务名称、规格型号、数量等关键信息需与实际需求一致，避免因信息错误导致采购不符；供应商信息需核实准确，包括名称、统一社会信用代码、联系方式等，防止供应商资质造假或信息错误。（三）审批流程时效控制各审批环节需在规定时限内完成（如部门初审1个工作日、采购部审核2个工作日等），避免因流程延误影响采购进度；紧急采购需求可启动“绿色通道”，但需需求部门负责人书面说明紧急原因，事后补齐正常审批流程。（四）供应商资质与绩效管理优先选择企业合格供应商名录中的供应商，新供应商引入前需完成资质审核（营业执照、行业许可证、质量体系认证等）及现场考察（如必要）；定期对供应商进行绩效评估（包括交付准时率、合格率、服务响应速度等），将评估结果作为后续合作的重要依据。（五）合同与订单一致性对于重大采购项目（如金额超过元或涉及长期服务），需在《采购订单》基础上签订正式采购合同，明确双方权利义务；合同条款需与《采购订单》保持一致，若有变更需经双方书面确认，并由法务部审核（如必要）。（六