建筑工程档案管理标准手册

建筑工程档案管理标准手册第一章总则1.1目的与依据为规范建筑工程档案管理工作，确保工程档案的真实性、完整性、系统性和安全性，充分发挥工程档案在工程建设、运营管理、维护修缮、改建扩建以及历史查考中的重要作用，依据国家及行业相关法律法规与标准规范，结合建筑工程管理实际，制定本手册。1.2适用范围本手册适用于各类新建、扩建、改建的建筑工程（包括土木工程、建筑工程、线路管道和设备安装工程及装修工程）的档案管理工作。参与工程建设的建设单位、勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位及其他有关单位，均应遵照本手册执行。1.3基本原则1.统一领导，分级管理：工程档案管理应在建设单位统一领导下，由各参建单位分级负责，明确各单位及相关人员的职责。2.全过程管理：工程档案管理应贯穿于工程建设项目的决策、勘察、设计、施工、监理、竣工验收及移交的全过程，与工程建设同步进行。3.真实性与准确性：工程档案必须真实反映工程建设的实际情况，数据准确，签字手续完备，不得弄虚作假、涂改伪造。4.完整性与系统性：工程档案应齐全完整，各项文件材料的收集应覆盖工程建设各个阶段和各个环节，并按其形成规律和内在联系进行系统整理。5.规范化与标准化：工程档案的收集、整理、组卷、编目、装订、保管、验收、移交等工作，均应符合本手册及相关规范的要求，做到规范化、标准化。6.安全与保密：建立健全档案安全保密制度，采取有效措施，确保工程档案在形成、流转、保管过程中的安全，防止失泄密事件发生。1.4管理职责1.建设单位：是工程档案管理的总负责单位，负责组织、协调和指导各参建单位的档案管理工作，监督本手册的执行，组织工程档案的验收，并向相关档案管理部门移交符合要求的工程档案。2.勘察、设计单位：负责收集、整理本单位在工程勘察、设计过程中形成的文件材料，并对其真实性、准确性和完整性负责，按规定向建设单位移交。3.施工单位：负责收集、整理本单位在工程施工过程中形成的文件材料，包括施工管理、技术、质量、安全、测量、试验等各类文件，并对其真实性、准确性和完整性负责，按合同约定和规范要求向建设单位或监理单位移交。4.监理单位：负责收集、整理本单位在工程监理过程中形成的文件材料，并对施工单位移交的工程档案进行审核、签署意见，协助建设单位做好工程档案的验收与移交工作。5.其他相关单位：应按合同约定和相关规定，负责收集、整理和移交各自职责范围内形成的工程档案材料。第二章档案的分类与构成2.1档案分类原则工程档案的分类应遵循工程建设的自然形成规律，结合工程专业特点和管理需求，做到层次分明、条理清晰、便于检索和利用。2.2档案基本类别建筑工程档案一般可分为以下几个基本类别：1.工程准备阶段文件（前期文件）：指工程开工前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等阶段形成的文件。2.监理文件：指监理单位在工程监理过程中形成的文件。3.施工文件：指施工单位在工程施工过程中形成的文件。4.竣工验收文件：指工程竣工后，在验收过程中形成的文件。5.竣工图：指工程竣工验收后，反映工程实际状况的图纸。6.声像及电子档案：指以录音、录像、照片、磁盘、光盘等为载体的档案。2.3各类档案主要内容1.工程准备阶段文件：包括项目建议书、可行性研究报告、立项批复、规划许可证、土地使用证、勘察设计合同、招投标文件、中标通知书、施工合同、监理合同等。2.监理文件：包括监理规划、监理实施细则、监理月报、监理会议纪要、监理通知及回复、旁站监理记录、质量评估报告等。3.施工文件：包括施工组织设计、施工方案、技术交底记录、原材料及构配件出厂合格证与检验报告、施工试验记录、测量记录、隐蔽工程验收记录、分部分项工程质量验收记录、施工日志、安全文明施工记录等。4.竣工验收文件：包括竣工验收申请报告、竣工验收会议纪要、验收组成员签字表、工程质量保修书、竣工结算文件、环保、消防、规划等专项验收文件。5.竣工图：包括建筑、结构、给排水、采暖通风、电气、智能建筑、燃气、电梯等各专业竣工图。竣工图应加盖竣工图章，并由相关责任人签字。6.声像及电子档案：包括反映工程建设过程的照片（如重要节点、隐蔽工程、竣工全貌等）、录像资料，以及各类纸质档案的电子扫描件或原生电子文件。第三章档案的收集、整理与移交3.1档案的收集1.及时性：各参建单位应从工程建设项目一开始，就指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的形成与工程进度同步。2.全面性：对工程建设各阶段、各环节形成的具有保存价值的各种载体文件材料，均应收集齐全，防止遗漏。3.规范性：收集的文件材料应符合国家和行业关于文件格式、纸张规格、书写材料等方面的要求。手写文件应字迹工整、清晰，使用蓝黑墨水或碳素墨水书写。3.2档案的整理1.组卷：应根据档案的形成规律和特点，按工程专业、阶段或文件内容进行组卷。同一项目的文件材料原则上应组合在一起，不同项目的文件材料不得混淆。2.卷内文件排列：卷内文件一般应按文件形成的时间顺序或逻辑关系排列。批复性文件在前，请示性文件在后；正文在前，附件在后；印件在前，定稿在后。3.编目：*卷内目录：每个案卷应编制卷内目录，列明序号、文件编号、文件名称、形成单位、形成日期、页次、备注等内容。*卷内备考表：说明卷内文件的总页数、各类文件页数，以及文件材料的完整性、有效性情况，由立卷人、审核人签字，并注明立卷日期。*案卷封面与脊背：案卷封面应注明工程名称、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级等。案卷脊背应注明工程名称、案卷号、案卷题名。4.装订：案卷应采用线装或符合档案管理要求的装订方式，做到整齐、牢固，便于翻阅。装订前应去除文件上的金属物。3.3档案的移交1.移交时间：工程竣工验收合格后，施工单位、监理单位等应在规定期限内（通常为工程竣工验收后三个月内），将整理合格的工程档案向建设单位移交。2.移交要求：移交的工程档案应为原件（特殊情况经建设单位同意可移交复印件，并注明原件存放处），且应符合本手册及相关规范的整理要求。3.移交手续：档案移交时，应办理移交手续，填写《工程档案移交书》，双方签字盖章，并注明移交日期、案卷数量、册数等。建设单位在收到完整的工程档案后，应按规定向当地城建档案管理部门移交。第四章档案的载体与保管4.1纸质档案1.纸张要求：归档的纸质文件材料应使用耐久性强的纸张，如70克以上的A4或A3幅面的复印纸、打印纸。2.书写材料：应使用符合档案保管要求的书写材料，如蓝黑墨水、碳素墨水、激光打印机墨粉、喷墨打印机专用墨水。严禁使用易褪色的书写材料，如纯蓝墨水、红墨水、圆珠笔、铅笔等。4.2电子档案1.格式要求：电子档案应采用通用、开放的文件格式，如PDF、JPEG、TIFF等。文字材料宜采用PDF格式，图纸宜采用PDF或CAD原生格式，照片宜采用JPEG或TIFF格式。2.存储介质：电子档案应存储在可靠性高、稳定性好的存储介质上，如只读光盘（CD-ROM、DVD-ROM）、移动硬盘等。重要电子档案应进行异地备份。3.元数据：电子档案应包含必要的元数据信息，如文件名称、创建者、创建时间、文件大小、格式、关联工程等。4.3声像档案1.照片档案：应选用清晰度高、反差适中的照片，重要照片应同时保存数码底片。照片应附有文字说明，注明事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等。2.录像档案：应保证图像清晰、声音清楚。录像带或光盘应标注录像内容、时间、拍摄者等信息。4.4档案保管条件1.库房要求：档案库房应具备防火、防潮、防虫、防鼠、防盗、防高温、防光、防尘等条件。保持适宜的温度（14℃-24℃）和相对湿度（45%-60%）。2.装具要求：档案应存放在符合国家标准的档案柜、档案架内。不同保管期限和密级的档案应分开存放。3.管理制度：建立健全档案库房管理制度，包括出入库登记、温湿度记录、定期检查、安全保卫等制度。非档案管理人员未经许可不得进入库房。第五章档案的利用与保密5.1档案利用1.利用范围：工程档案主要供工程建设、运营管理、维修改造、审计、司法等工作利用。2.利用手续：单位或个人查阅档案时，应出示有效证件，并办理查阅登记手续。查阅涉密档案，须经档案管理部门负责人批准。3.利用要求：查阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容。未经允许，不得擅自复制、拍摄、摘录档案。档案原件一般不得带出阅档室。4.档案复制：因工作需要复制档案，须经档案管理部门同意，并由档案管理人员负责复制，复制件应加盖档案证明章。5.2档案保密1.保密责任：档案管理人员及所有接触档案的人员，均有保守档案秘密的义务。2.密级划分：按照国家有关保密规定，对含有敏感信息或秘密内容的档案划定密级，并按相应密级进行管理。3.保密措施：建立档案保密制度，加强对涉密档案的管理，防止失泄密事件发生。涉密档案的查阅、复制、传递应严格遵守保密规定。第六章责任与奖惩6.1责任追究对于在工程档案管理工作中不认真履行职责，导致档案材料丢失、损坏、涂改、伪造，或未按规定及时移交档案，造成不良后果或损失的单位和个人，建设单位应根据情节轻重给予批评教育、经济