销售合同管理模板合同签订至执行全流程覆盖

销售合同管理全流程工具模板类内容一、适用范围与典型应用场景本工具模板适用于各类企业销售部门、法务部门及项目执行团队，覆盖从合同签订前准备到履行完毕的全周期管理。典型场景包括：企业与客户签订产品销售或服务提供合同，需规范合同条款、审批流程及执行跟踪；跨部门协作完成合同起草、审核、签订、交付、验收、回款等环节，保证流程可控；需系统化管理合同档案，防范法律风险、履约风险及财务风险，提升合同管理效率。二、合同全流程操作指南1.合同准备阶段：明确需求与起草文本操作步骤：（1）需求收集与确认：由销售业务员（某）与客户对接，明确合同核心要素，包括但不限于：标的物名称、规格型号、数量/服务范围；合同金额、付款方式（如预付款比例、分期节点、账期等）；履行期限（交付时间、服务周期）、交付地点及方式；质量标准、验收流程、违约责任、争议解决方式等。要求：将需求整理成《合同需求确认单》，经客户签字（或盖章）确认后，作为合同起草依据。（2）合同文本起草：使用企业标准合同模板（或根据需求定制），填写《合同基本信息表》（见“三、核心流程配套表单”）；涉及特殊条款（如定制化服务、长周期履约、保密义务等），需同步标注并附《特殊条款说明表》；起草完成后，由销售业务员（某）自查文本完整性，保证无遗漏关键信息。2.合同审核阶段：多维度把控风险操作步骤：（1）业务部门初审：销售部门负责人（某）审核合同内容与业务需求一致性，重点关注：标的物、数量、金额是否与《合同需求确认单》一致；交付时间、回款节点是否合理，是否符合销售策略。输出：在《合同审批流程表》（见“三、核心流程配套表单”）中签署“同意”或“修改意见”。（2）法务部门复审：法专员（某）审核合同合法性、合规性及风险点，重点关注：主体资格（客户是否为合法注册主体，授权代表是否有效）；条款是否符合《民法典》《消费者权益保护法》等法律法规；违约责任、知识产权、争议解决等条款是否明确、公平。输出：对存在风险的条款提出修改建议，业务部门沟通客户确认后调整。（3）财务部门终审：财务专员（某）审核财务相关条款，重点关注：金额、付款方式、开票信息（如税率、开票时间）是否符合财务制度；是否存在坏账风险（如客户信用状况、预收款比例是否合理）。输出：确认财务条款无风险后，在《合同审批流程表》中签字。3.合同签订阶段：正式确立权利义务操作步骤：（1）文本最终确认：所有审核部门无异议后，由销售业务员（某）与客户沟通，确定最终合同文本，双方加盖公章（或合同章）。（2）合同份数与分发：正本合同一式【2-4】份，甲乙双方各执【1-2】份，企业法务部门、财务部门、业务部门各留存1份复印件（或电子扫描件）；在《合同台账》（见“三、核心流程配套表单”）中登记合同编号、签订日期、双方联系人及方式、份数等信息。（3）合同交底：销售业务员（某）向执行部门（如仓储、物流、客服）传达合同关键条款（如交付时间、验收标准），保证执行方明确职责。4.合同执行阶段：履约跟踪与过程管控操作步骤：（1）履计划制定：根据合同约定，由执行部门（如生产/服务负责人某）制定《合同执行计划表》，明确：各阶段任务（如生产备货、物流安排、现场服务）；责任人、时间节点、所需资源。（2）交付与验收：按合同约定交付标的物/服务，由客户在《交付验收单》（见“三、核心流程配套表单”）签字确认；若涉及安装调试，需附《安装调试确认单》，明确验收结果（合格/不合格及整改要求）。（3）回款跟踪：财务部门根据合同付款节点，向客户发送《付款提醒函》；销售业务员（某）跟进回款进度，逾期未付的，启动催收流程（电话、函件等），并记录《回款跟踪表》（见“三、核心流程配套表单”）。（4）异常处理：履约过程中出现客户需求变更、延迟付款、质量问题等异常，由销售业务员（某）牵头，协调法务、执行部门制定解决方案，必要时签订《合同变更协议》（见“三、核心流程配套表单”）。5.合同变更与终止阶段：规范权利义务调整操作步骤：（1）合同变更：需变更合同时由提出方（企业或客户）提交《合同变更申请表》，说明变更原因、内容及对原合同的影响；变更内容需经双方协商一致，签订《合同变更协议》（作为原合同补充文件），并履行原审批流程。（2）合同终止：出现法定或约定终止情形（如不可抗力、一方违约导致合同无法履行），由销售业务员（某）收集证据，提交《合同终止/解除申请表》；双方协商终止的，签订《合同终止协议》，明确结算方式（如已履行部分的付款、剩余货物处理）、保密条款延续性等；因违约终止的，需保留追究违约责任的证据，并在协议中明确处理方式。6.合同归档阶段：资料留存与后续管理操作步骤：（1）资料整理：合同履行完毕或终止后，由销售业务员（某）收集全套资料，包括：合同正本及附件（如技术协议、验收单、变更协议）；审批流程文件（需求确认单、审批表）；履约过程记录（交付凭证、回款凭证、沟通函件等）。（2）归档存储：纸质资料按“合同编号”分类存放于档案柜，标注“已归档”及归档日期；电子资料至企业合同管理系统，备份至指定服务器，保证可查询、可追溯。（3）归档登记：在《合同归档登记表》（见“三、核心流程配套表单”）中记录归档编号、资料清单、保管责任人、保管期限等信息。三、核心流程配套表单表单1：合同基本信息表合同编号甲方（客户）名称乙方（企业）名称签订日期合同类型（□产品销售□服务提供□混合）标的物/服务名称规格型号/服务范围数量/服务时长单价（元）总金额（元）履行期限交付时间/服务开始时间交付地点/服务地点付款方式（□预付□分期□货到付款□其他______）质量标准验收方式争议解决方式（□协商□仲裁□诉讼）保密条款（□有□无）甲方联系人联系方式乙方联系人联系方式备注表单2：合同审批流程表合同编号起草人部门负责人审核法务审核财务审核总经理审批签订日期意见：_________签字：______日期：______意见：_________签字：______日期：______意见：_________签字：______日期：______意见：_________签字：______日期：______备注表单3：合同执行进度跟踪表合同编号执行阶段（□待交付□交付中□待验收□验收中□已完成□异常）当前进度描述责任人计划时间实际时间异常说明（如有）后续计划表单4：合同变更申请表原合同编号变更条款（可附页）变更原因变更后内容申请部门申请人日期审批意见业务负责人：______法务：______财务：______总经理：______双方确认甲方（盖章）：______乙方（盖章）：______日期：______表单5：合同终止/解除表原合同编号终止/解除原因终止/解除日期已履行部分结算情况未履行部分处理方式违约责任（如有）双方确认甲方（盖章）：______乙方（盖章）：______日期：______备注四、关键风险提示与操作要点合规性优先：合同条款必须符合《民法典》《反不正当竞争法》等法律法规，禁止设置“霸王条款”，涉及行政许可的业务（如特殊产品销售），需保证客户资质合法。信息准确性：合同中涉及的名称、金额、时间、联系方式等关键信息需反复核对，避免因笔误导致履约争议；客户主体信息需核对营业执照复印件，留存加盖公章的扫描件。流程规范性：严禁“先签后批”或简化审批流程，变更、终止合同必须签订书面协议，口头约定不具法律效力；审批环节需全程留痕，保证可追溯。履约动态跟踪：执行过程中需定期更新《合同执行进度跟踪表》，对逾期交付、延迟回款等异常情况，需