行政工作标准化流程管理手册

行政工作标准化流程管理手册为规范公司行政工作运作，提升工作效率，保证各项事务有序开展，特制定本手册。本手册涵盖行政核心工作流程，适用于公司全体行政人员及相关业务部门，旨在通过标准化操作实现行政管理的规范、高效与协同。一、会议管理标准化流程适用情境适用于公司内部各类工作会议，包括但不限于例会、专题会、评审会、临时会议等，需提前筹备、有序组织、有效跟进的会议场景。操作流程详解（一）会前筹备明确会议基本信息会议发起人（如*部门经理）确定会议主题、目标、议题（建议不超过3个核心议题）、预计时长（常规会议不超过2小时，重要会议不超过4小时）。确定参会人员：根据议题涉及范围列出必要参会人员（含主持人、记录人），提前与参会人确认时间冲突，避免关键人员缺席。确定会议时间：优先选择工作日上午9:00-11:00或下午14:00-16:00，避开午休及临近下班时间。确定会议地点：优先使用公司会议室，提前预订并确认场地可用性；若需外部场地，需提前考察交通、设备等情况。准备会议材料发起人提前1个工作日完成会议材料（如议程、PPT、数据报表、议案草案等），保证内容简洁、重点突出，材料需经部门负责人审核。行政部根据参会人数打印纸质材料（双面打印节约成本），或提前通过公司内部系统电子版，通知参会人提前查阅。发出会议通知至少提前1个工作日通过公司内部通讯工具（如企业）或邮件发出通知，内容需包含：会议主题、时间、地点（含会议室编号）参会人员（含主持人、记录人）会议议题及需提前准备的资料联系人及联系方式（行政部*同事）若遇临时会议，需至少提前4小时发出通知，并说明紧急原因。（二）会中管理会前签到会议开始前10分钟，行政部*同事负责布置会场（调试投影仪、麦克风、空调，摆放桌牌、矿泉水、会议材料等）。参会人员到场后，在《会议签到表》上签字（或通过企业扫码签到），记录迟到、缺席人员及原因。会议主持与记录主持人准时宣布会议开始，明确会议议程及时间分配（每个议题建议预留10-15分钟讨论时间）。记录人需全程记录：各议题讨论要点（含不同意见）形成的决议事项（明确“做什么”“谁负责”“何时完成”）待办事项（标注责任部门及时间节点）严格控制会议节奏，避免偏离议题或讨论过久，超时议题可延后至下次会议或另设专题会。突发情况处理若设备故障，行政部*同事立即启用备用设备（如便携式投影仪）或调整会议形式（如改用视频会议）；若临时增加议题，需经主持人确认是否纳入本次会议，避免影响原议程进度。（三）会后跟进整理会议纪要会议结束后2个工作日内，记录人整理《会议纪要》，内容需包含：会议基本信息（时间、地点、参会人员、缺席人员）各议题讨论摘要决议事项及责任分工待办事项清单（责任部门、负责人、完成时间）会议纪须经主持人审核无误后，发送至参会人员及相关部门负责人抄送*总经理。落实待办事项责任部门收到会议纪要后，需在1个工作日内确认待办事项可执行性，若有异议及时反馈至行政部。行政部每周跟踪待办事项进度，在部门周报中更新完成情况，未按期完成的需说明原因并制定补救计划。资料归档会议结束后3个工作日内，行政部*同事将会议通知、签到表、会议纪要、会议材料等整理成册，按“年份-月份-会议类型”编号归档，保存期限不少于2年。标准化表单表1：会议筹备清单会议主题时间地点参会人员主持人记录人例：2024年Q3销售目标评审会2024-07-1509:00-11:00301会议室销售部全体、财务部经理、总经理*销售经理*助理议程材料准备设备需求负责人完成时间1.Q2销售数据回顾（15min）PPT、数据报表投影仪、电脑*销售专员2024-07-142.Q3目标分解讨论（60min）目标分解表白板、马克笔*销售经理2024-07-143.资源支持需求（30min）无无财务部*经理2024-07-14表2：会议签到表序号部门姓名职务签到时间备注1销售部*张三销售经理08:552财务部*李四财务经理09:02迟到7分钟3总经办*王五总经理09:00表3：会议纪要会议名称：2024年Q3销售目标评审会时间：2024年07月15日09:00-11:00地点：301会议室参会人员：销售部张三、赵六，财务部李四，总经办王五缺席人员：无主持人：*张三记录人：*赵六决议事项：Q3销售目标定为500万元，较Q2增长20%，由销售部*张三负责分解至各区域，7月20日前完成目标分解表提交。市场推广费用增加10万元，用于线上广告投放，由财务部*李四负责7月25日前完成预算审批。待办事项：序号事项内容责任部门负责人完成时间1提交Q3销售目标分解表销售部*张三2024-07-202完成市场推广费用预算审批财务部*李四2024-07-25执行要点提示提前确认场地设备：会议前1小时再次检查会议室设备（投影仪、网络），避免因设备故障导致会议中断。记录准确完整：会议纪要需客观反映讨论内容，决议事项需明确“责任-时间”，避免模糊表述（如“尽快完成”需明确具体日期）。及时分发跟进：会议纪要需在24小时内发出，保证信息同步；行政部需主动跟踪待办事项，避免“议而不决”。二、固定资产管理标准化流程适用情境适用于公司固定资产（单价2000元以上，使用期限1年以上的办公设备、家具、车辆等）的采购、入库、领用、维护、盘点及报废全生命周期管理。操作流程详解（一）采购申请需求提出因新增岗位、设备老化或业务需要，使用部门填写《固定资产采购申请单》，注明：资产名称、规格型号、数量、预估单价、总价用途（如“销售部新增客户经理办公用”）预算来源（如“部门年度预算”）部门负责人审核签字后，提交至行政部。审批与采购行政部收到申请后，核对资产必要性及预算合理性，若需采购，进行市场询价（至少比价3家供应商），选择性价比高的供应商。采购申请经行政部经理复核、总经理审批后，行政部与供应商签订采购合同（明确交货时间、质保条款、验收标准），跟进发货进度。（二）入库登记资产验收资产到货后，行政部*同事与使用部门共同验收：核对资产名称、规格、数量是否与采购一致检查外观是否完好、配件是否齐全（如电脑需含主机、显示器、电源线）测试设备功能是否正常（如电脑开机测试系统、硬件配置）验收合格后，填写《固定资产验收单》；若不合格，及时联系供应商退换货。贴标与建账行政部为资产粘贴“固定资产标签”（包含资产编号、名称、采购日期、使用部门、保管人），编号规则为“年份-部门代码-序号”（如“2024-XB-001”代表2024年销售部001号资产）。将资产信息录入《固定资产台账》（电子表格），字段包括：编号、名称、规格型号、采购日期、原值、使用部门、保管人、状态（在用/闲置/报废）、维保记录。（三）领用与归还领用流程使用部门领用资产时，填写《固定资产领用登记表》，注明资产编号、领用日期、保管人、用途。行政部核对台账信息，确认资产状态为“闲置”后，办理领用手续，更新台账状态为“在用”。归还流程资产闲置或员工离职时，保管人需将资产归还行政部，填写《固定资产归还登记表》。行政部检查资产完好情况（如电脑是否划伤、家具是否损坏），正常归还的更新台账状态为“闲置”；若有损坏，根据公司规定由保管人承担维修费用或赔偿。（四）维护与盘点日常维护行政部每季度对固定资产进行一次全面检查（如电脑除尘、设备线路检查），记录《固定资产维护记录表》。资产使用期间若出现故障，保管人及时报修，行政部联系供应商或专业维修人员处理，维修费用计入部门成本。定期盘点行政部每年12月底组织一次固定资产全面盘点，使用部门配合核对资产实物与台账信息。填写《固定资产盘点表》，标注盘盈（台账无、实物有）、盘亏（台账有、实物无）、毁损资产，分析原因并报*总经理审批后处理（盘盈资产补录台账，盘亏资产说明原因并追责）。（五）报废处置申请鉴定资产因老化、损坏无法修复或技术淘汰，使用部门填写《固定资产报废申请单》，注明资产信息、报废原因（如“电脑使用超5年，主板损坏无法维修”）。行政部组织技术鉴定（可邀请IT部、维修人员参与），确认符合报废条件后，报*总经理审批。处置与销账审批通过后，行政部联系专业回收公司处置报废资产（如旧设备拆解、废金属回收），回收款项上缴财务部。在《固定资产台账》中标注报废状态，保存报废申请单、鉴定表、处置记录，保存期限不少于5年。标准化表单表4：固定资产采购申请单申请部门销售部申请人*张三申请日期2024-07-10资产名称笔记本电脑规格型号ThinkPadX1数量2预估单价8000元总价16000元用途新增客户经理办公用预算来源部门年度预算部门负责人意见同意，*张三签字行政部意见符合预算，建议采购，*经理签字*总经理审批同意，*总经理签字表5：固定资产台账资产编号资产名称规格型号采购日期原值使用部门保管人状态维保记录2024-XB-001笔记本电脑ThinkPadX12024-07-158000元销售部*张三在用2024-10-20清灰除尘2024-CW-002办公椅人体工学椅2023-05-101200元财务部*李四闲置无表6：固定资产盘点表盘点日期2024-12-30盘点人王五（行政部）、赵六（销售部）资产编号资产名称账面数量实盘数量差异原因2024-XB-001笔记本电脑110无2024-HR-001打印机10-1损坏已报废执行要点提示资产编号唯一：每件资产需有唯一编号，避免重复管理，便于追溯。定期盘点：每年至少盘点一次，保证账实相符，防止资产流失。报废规范：严禁私自处置报废资产，需经审批后由专业机构回收，保证合规。三、印章管理标准化流程适用情境适用于公司公章、合同章、财务专用章、法人章等印章的使用、保管、交接管理，保证印章使用合法、规范、安全。操作流程详解（一）印章保管保管责任公司印章由行政部专人保管（如*印章管理员），印章存放于带密码的保险柜中，保险柜钥匙由保管人随身携带，密码定期更换（每季度一次）。印章管理员需具备责任心，熟悉印章使用规定，严禁将印章交由他人代管或带出办公区域（特殊情况需经*总经理审批）。印章备案行政部建立《印章管理台账》，记录印章名称、编号、保管人、启用日期、保管地点、使用范围（如公章用于对外公文、合同章用于签订合同）。印章印模需留存财务部、总经办备案，新增或销毁印章需更新台账并报备相关部门。（二）使用申请用印申请用印人填写《印章使用申请登记表》，注明：用印文件名称（如“2024年采购合同”）文件编号（若有）用印份数、用途（如“与XX公司签订采购合同”）申请人、所在部门、联系方式部门负责人审核签字，确认文件内容符合公司规定。审批与核对日常文件用印由行政部经理审批；重要文件（如合同、协议、担保函）需经总经理审批。印章管理员核对审批手续是否齐全，文件内容是否与申请一致（如合同金额、合作方信息、条款是否合规），核对无误后方可盖章。（三）用印登记与归还登记信息印章管理员在《印章使用申请登记表》中登记用印时间、经办人、文件份数、归还时间，保证“谁申请、谁经办、谁负责”。若批量用印（如100份合同），需单独登记清单，注明文件编号及份数，与申请单一并存档。印章检查用印后，印章管理员检查印章是否清晰，若有模糊需立即清洗或更换印垫；检查文件是否加盖完整，避免漏盖、错盖位置。印章立即归还保险柜，严禁随意放置或带离办公区域。（四）印章交接与销毁交接手续印章管理员因离职、调动等原因需变更时，需办理交接手续：与接收人共同盘点印章数量，核对台账信息填写《印章交接登记表》，注明交接时间、印章名称、编号、状态交接双方及监交人（行政部*经理）签字确认，交接记录归档保存印章销毁因印章磨损、公司名称变更等原因需销毁印章时，由行政部填写《印章销毁申请单》，报*总经理审批。监销人（行政部经理、总经办主任）共同监督销毁过程，保证印章无法恢复，填写《印章销毁记录表》，销毁记录保存不少于5年。标准化表单表7：印章使用申请登记表申请日期2024-07-15用印部门销售部申请人*张三文件名称采购合同文件编号CG20240701用印份数3用途与XX供应商签订采购合同部门负责人意见同意，*张三签字审批意见同意，*总经理签字用印时间10:30经办人*张三归还时间10:35备注无表8：印章管理台账印章名称编号保管人启用日期保管地点使用范围公章GZ001*王五2023-01-01行政部保险柜对外公文、函件、证明合同章HT001*王五2023-01-01行政部保险柜合同、协议签订执行要点提示用印前核对：严格审核文件内容，严禁在空白纸张、空白合同上盖章，避免法律风险。专人专管：印章管理员需坚守岗位，非工作时间（节假日、下班后）需将印章锁入保险柜，保证安全。规范交接：印章交接需有监交人在场，避免责任不清，交接后及时更新台账。四、访客接待标准化流程适用情境适用于外部访客（如客户、合作伙伴、应聘者、部门人员等）到访公司的接待管理，展现公司专业形象，保证接待有序、安全。操作流程详解（一）访客预约预约信息收集访客可通过电话、邮件或公司内部访客预约系统提前预约，接待人需记录：访客姓名、单位、职务、联系方式到访时间、事由、预计停留时长接待部门、接待人若访客临时到访，接待人需确认是否有预约，无预约需联系相关部门负责人确认是否接待。预约确认与通知接待人收到预约后，1小时内回复访客确认预约信息，并告知公司地址、交通路线、停车指引（若有）。若访客需携带资料（如合作方案、简历），提前告知访客准备；若需内部人员陪同，提前通知相关人员做好准备。（二）接待准备场地与物料准备行政部*同事根据访客级别（如普通客户、重要客户、领导）安排接待场地：普通访客：接待室或洽谈区重要访客：独立会议室（配备投影仪、白板、茶水、水果）应聘者：面试会议室（摆放公司宣传册、岗位说明）准备接待物料：访客登记表、笔、公司宣传册、名片（接待人）、饮用水（瓶装水/茶杯，根据访客偏好选择）。内部沟通接待人提前告知相关部门访客到访信息，确认接待人员是否到位；若需*总经理或分管领导接待，提前协调领导时间。（三）访客接待迎接与登记访客到访后，接待人（或前台*同事）主动上前迎接（微笑问候：“您好，欢迎来到XX公司，请问是预约访客吗？”），引导至访客登记处。填写《访客预约登记表》，内容包括：到访时间、访客信息、接待部门、接待人、事由、离开时间、携带物品（若有）。若访客携带贵重物品（如电脑、包），提醒访客自行保管或存放在指定位置。引导与接待接待人引导访客至接待场地，途中简要介绍公司环境（如“这边是办公区，那边是会议室”）。入座后，主动递上饮用水、公司宣传册，简单寒暄（如“路上顺利吗？”），再进入正题。交流过程中保持专业、礼貌，认真倾听访客需求，避免随意打断；若需其他部门人员配合，提前告知访客等待时间。送客与反馈接待结束后，根据访客级别送客：普通访客：送至公司门口或电梯口，礼貌道别（“感谢您的到访，期待下次合作”）重要访客：由*总经理或部门负责人送至公司楼下，安排车辆接送（若有需要）访客离开后，接待人填写《访客接待记录表》，记录接待内容、反馈意见（如“客户对合作方案感兴趣，需补充报价”），并反馈给相关部门。（四）资料归档行政部每日整理《访客预约登记表》《访客接待记录表》，按“日期-访客单位”编号归档，保存期限不少于1年。标准化表单表9：访客预约登记表预约日期2024-07-15访客姓名*赵六访客单位XX科技有限公司职务销售总监联系方式XXXX到访时间2024-07-1614:00事由商谈合作事宜接待部门市场部接待人*李四预约人*李四备注需携带合作方案表10：访客接待记录表接待日期2024-07-16访客姓名*赵六接待部门市场部到访时间14:00离开时间15:30接待人*李四接待内容介绍公司产品优势，探讨代理合作模式反馈意见对产品功能认可，需7月25日前提供代理政策备注无执行要点提示提前确认信息：访客到访前再次确认时间、人数、事由，避免接待失误（如会议室被占用、接待人临时缺席）。注重礼仪细节：保持微笑、使用敬语，主动引导访客，营造舒适接待环境；重要访客需提前10分钟到场准备。保护公司机密：接待过程中避免泄露敏感信息（如未公开的项目计划、财务数据），涉及机密内容的会议需在独立会议室进行并关闭录音设备。五、日常办公管理标准化流程（办公用品与文件流转）适用情境适用于公司办公用品的采购、领用管理及内部文件的起草、审核、分发、归档管理，保障日常办公高效、规范。（一）办公用品管理操作流程详解需求统计与采购每月25日前，各部门统计下月办公用品需求（如A4纸、笔、文件夹等），填写《办公用品需求统计表》，经部门负责人签字后提交行政部。行政部汇总各部门需求，核对库存（通过《办公用品库存台账》），制定采购计划，选择2-3家合格供应商（比价后确定），保证性价比。采购计划经行政部经理、总经理审批后，行政部下单采购，到货后清点入库，核对数量与质量。领用与发放员工领用办公用品时，填写《办公用品领用登记表》，注明物品名称、数量、领用日期、用途，部门负责人签字确认后领取。行政部根据领用记录更新库存台账，定期（每周）盘点库存，避免积压（如A4纸库存不超过2箱）或短缺（如常用笔库存低于10支）。节约与管控倡导节约使用办公用品（如双面打印、笔芯替换），严禁浪费（如随意丢弃未用完的笔记本）。部门领用超量（如一次性领用10支笔）需说明原因，行政部核查合理性。标准化表单表11：办公用品需求统计表部门物品名称规格单位需求数量预估单价总价需求原因申请人部门负责人销售部A4纸80g包1025元250元日常打印*张三*张三签字财务部签字笔0.5mm支52元10元日常办公*李四*李四签字表12：办公用品领用登记表领用日期部门物品名称规格数量领用人用途库存数量领用人签字2024-07-16销售部A4纸80g2*张三合同打印8*张