企业合同审查管理标准操作模板

企业合同审查管理标准操作模板一、适用业务场景与范围二、合同审查标准操作流程（一）合同接收与初步登记责任主体：行政部/合同管理岗（统一接收点）操作说明：业务部门或合作方提交合同文本时，需同步提供《合同审查申请表》（附件1），明确合同背景、合作方基本信息、核心需求及重点关注条款。合同管理岗核对合同文本完整性（如签字页、附件是否齐全）及《合同审查申请表》信息一致性，确认无误后进行登记，分配唯一合同编号（格式：年份-部门代码-序号，如“2024-CG-001”）。登记后，1个工作日内将合同文本及申请表转交至业务部门负责人进行初步审核，确认合同业务需求的真实性与必要性。输出成果：合同台账（电子+纸质）、《合同审查申请表》编号登记。（二）合同主体资格审查责任主体：业务部门、法务部操作说明：业务部门：审查合作方的基本资质，包括：营业执照（是否在有效期内，经营范围是否涵盖合同业务）；特殊行业资质（如食品行业需《食品经营许可证》，建筑行业需《建筑业企业资质证书》等）；授权委托书（若签约代表非法定代表人，需提供加盖公章的授权委托书及证件号码复印件）。法务部：复核业务部门提交的资质文件，重点核查：合作方是否为依法设立并有效存续的法人/其他组织；有无重大诉讼、仲裁或行政处罚记录（通过“国家企业信用信息公示系统”等公开渠道查询）；特殊合同（如涉及国有资产、外商投资）是否需additional审批或许可。风险点：避免与无资质、超资质或经营异常的主体签约，防止合同因主体不适格而无效。（三）合同内容完整性审查责任主体：业务部门、法务部操作说明：业务部门：核对合同是否包含核心要素，包括：合同主体（名称、地址、法定代表人/授权代表）；合同标的（名称、规格、型号、数量等，需明确唯一性）；权利义务（双方主要权利、义务及履行期限、地点、方式）；价款及支付方式（金额、计价标准、支付条件、账户信息）；违约责任（违约情形、违约金计算方式及损失赔偿范围）；争议解决方式（仲裁/诉讼管辖地、机构）；合同生效条件（签字盖章后生效、附条件生效等）；其他双方约定条款（如保密、知识产权、不可抗力等）。法务部：审查条款是否存在歧义或遗漏，例如：标的描述是否清晰，避免“同类产品”等模糊表述；履行期限是否明确（如“收到货款后30日内交付”需明确“货款到账”的认定标准）；违约责任是否对等，避免单方加重己方责任。输出成果：《合同内容完整性审查表》（附件2），标注缺失或需补充的条款。（四）专项条款重点审查责任主体：法务部、财务部、业务部门（根据条款类型分工）操作说明：法律合规性审查（法务部）：合同内容是否符合《民法典》《公司法》等法律法规及行业监管规定；格式条款是否免除对方责任、排除己方主要权利（需提示对方注意）；知识产权条款（如技术成果归属、使用权限）是否明确，避免侵权风险；保密条款（保密范围、期限、违约责任）是否覆盖合作全周期及后续影响。财务风险审查（财务部）：价款构成是否合理（成本、税费、利润空间是否合理）；支付条件与进度是否匹配履约节点（如预付款比例不超过30%，尾款验收后支付）；发票类型、开具时间及税务处理是否符合财税规定；汇率、利率等条款是否明确（涉外合同需约定波动风险承担方式）。业务可行性审查（业务部门）：履约能力（如产能、技术、供应链）是否满足合同要求；验收标准、流程是否具体可操作（避免“合格”“达标”等主观表述）；不可抗力条款是否明确范围及通知、减损义务。输出成果：各部门专项审查意见，汇总至法务部形成《合同专项审查意见汇总表》（附件3）。（五）内部沟通与修改完善责任主体：法务部、业务部门、财务部、合同发起部门操作说明：法务部汇总各部门审查意见，与合同发起部门及合作方进行沟通，明确修改方向（如条款增删、表述调整、责任划分等）。合作方反馈修改意见后，业务部门负责核对修改内容是否符合业务需求，法务部审核修改后条款的合法性，财务部确认财务条款调整的合理性。修改过程需保留书面记录（如邮件往来、修改版本对比稿），重大修改需重新履行审查流程。风险点：避免“边审边改”“口头承诺”，所有修改需以书面形式确认，保证条款最终版本与审查意见一致。（六）出具审查意见与签署确认责任主体：法务部、总经理/分管副总操作说明：法务部根据最终审查结果，出具《合同审查意见书》（附件4），明确结论：“同意签署”：条款无重大风险，可按约定签署；“附条件同意”：存在一般风险，需满足特定条件（如增加担保、调整违约金比例）后签署；“不同意签署”：存在法律或商业风险，建议终止合作或重新谈判。“附条件同意”或“不同意签署”的合同，需经总经理/分管副总审批确认。审查通过后，合同发起部门负责与合作方最终确认文本，双方签字盖章（骑缝章需齐全），保证合同份数满足归档及执行需求（如正本2份，副本若干）。输出成果：《合同审查意见书》、签署版合同文本。（七）合同履行跟踪与归档责任主体：业务部门、法务部、档案管理部门操作说明：履行跟踪：业务部门负责合同履行过程中的进度管理（如交付、验收、付款），及时记录履行情况；法务部监督违约条款的执行，发生违约时协助业务部门收集证据、发出催告函或启动争议解决程序。归档管理：合同签署后10个工作日内，合同发起部门将合同正本、审查意见书、申请表、资质文件等资料移交档案管理部门，按“一合同一档”原则编号归档，电子版同步存储至企业合同管理系统，保证查阅便捷、安全保密。输出成果：合同履行记录表、档案归档目录。三、配套工具表单模板附件1：合同审查申请表合同编号合同名称发起部门经办人联系方式合作方名称统一社会信用代码合作方地址联系人及电话合同类型□采购□销售□服务□技术□租赁□其他______合同金额大写：______小写：￥______履行期限自______年______月______日至______年______月______日付款方式□一次性□分期□其他______核心业务需求（简述合同目的、主要权利义务）重点关注条款□主体资质□价款支付□违约责任□知识产权□保密□其他______附件清单□资质文件□技术协议□报价单□其他______部门负责人意见签字：______日期：______附件2：合同内容完整性审查表合同编号审查条款审查情况（√完整□不完整□需修改）不完整/修改内容说明责任部门合同主体□√□法务部标的描述□√□业务部门数量、质量□√□业务部门价款及支付□√□财务部履行期限□√□业务部门违约责任□√□法务部争议解决□√□法务部保密条款□√□法务部综合结论□内容完整，可进入下一步审查□需补充______后重新审查法务部附件3：合同专项审查意见汇总表合同编号审查部门审查维度具体意见修改建议责任人法务部法律合规第5.2条违约责任不对等，我方违约金比例高于对方调整为双方违约金比例一致，均不超过合同总额的20%*律师财务部财务风险预付款比例50%，超出企业规定上限建议降至30%，剩余款项按进度支付*经理业务部门可行性验收标准未明确“合格”的具体指标增加“验收依据为GB/T-2023标准”*主管汇总结论法务部附件4：合同审查意见书合同名称合同编号审查日期发起部门经办人联系方式审查结论□同意签署□附条件同意（条件：____________________）□不同意签署（理由：____________________）主要审查意见：1.主体资质：合作方已提供有效营业执照，符合要求；法律条款：第3.1条标的描述清晰，无歧义；财务条款：预付款比例调整为30%，符合公司制度；风险提示：需关注对方履约能力，建议在合同中增加“履约保证金条款”（金额为合同总额的10%）。||审查人员签字：||审批人（总经理/副总）：||

||签字：______日期：______||四、关键风险提示与管理要点（一）主体资质风险合作方为法人需核查营业执照、法定代表人证件号码明；为自然人需核查证件号码原件，避免使用假名或冒名签约。特殊行业（如食品、医药、建筑）必须核查行业主管部门颁发的资质证书，无资质或资质过期不得签约。（二）条款表述风险避免使用“大概”“左右”“尽量”等模糊词汇，价款、数量、期限等需明确具体数值或计算方式。格式条款需以醒目方式提示对方注意，否则可能被认定为无效条款。（三）履行与违约风险支付条件与履约节点强关联，保证“先履约后付款”或“同步履行”，预付款比例原则上不超过30%。违约金需合理（一般不超过实际损失的30%），过高可能被法院调减，过低则缺乏约束力。（四）保密与知识产权风险保密范围需明确（如“技术信息、经营信息”），保密期限一般长于合同履行期2-5年。涉及技术开发的合同，需明确成果归属（如专利申请权归委托