办公室文件管理与档案归档流程示例

办公室文件管理与档案归档流程示例一、文件的日常管理文件的日常管理是档案归档的基础，其核心在于确保文件在流转过程中的有序、安全和可追溯。（一）文件的接收与登记所有进入办公室的外来文件（如函件、通知、报告等）及内部产生的重要文件，均应由指定人员（通常为办公室文员或档案管理员）进行统一接收。接收时需核对文件的发送方、份数、日期等信息，并在《文件接收登记表》中进行详细登记，包括文件标题、文号、来源、接收日期、接收人等关键要素。对于内部产生的文件，在定稿发出前也应进行编号和登记。（二）文件的分类与标识为便于后续处理和检索，文件接收或产生后应立即进行初步分类。分类逻辑应根据组织的业务特点和管理需求设定，常见的分类维度包括：按部门、按业务类型、按紧急程度或按文件性质（如政策类、业务类、人事类、财务类等）。分类后，可通过文件夹颜色、标签或电子文件夹路径等方式进行明确标识。对于电子文件，规范统一的文件名至关重要，建议包含“部门/项目-年份-事由-编号”等核心信息。（三）文件的流转与跟踪文件需根据其内容和要求进行流转时，应建立规范的传阅或审批流程。可采用纸质签批单或电子审批系统，明确流转路径、责任人及处理时限。重要文件的流转应进行跟踪，确保其及时得到处理并返回。在流转过程中，文件持有人应妥善保管，防止丢失、损坏或信息泄露。（四）文件的暂存与保管日常工作中频繁使用的文件，应存放在易于取用的地方，如个人办公桌抽屉、文件柜的指定区域。暂存文件也应遵循分类原则，保持有序。对于涉密文件或敏感信息，需按照保密规定进行专项管理，存放在有保密措施的文件柜中，并严格控制接触范围。二、档案的归档流程当文件处理完毕，或其当前阶段的使用价值告一段落，且具有长期保存价值时，应启动归档流程。（一）归档范围的界定明确归档范围是确保归档质量的前提。通常，具有查考利用价值、凭证价值或历史研究价值的文件材料均应归档。这包括但不限于：重要的政策法规、决策性文件、对外正式发文、重要会议纪要、合同协议、项目资料、财务凭证、人事档案核心材料等。各部门应根据自身业务性质，制定详细的《文件材料归档范围和档案保管期限表》。（二）归档时间要求归档时间可根据文件类型和数量确定。对于年度性、总结性文件，一般在次年规定时间内完成归档；对于项目性文件，在项目结束后及时归档；对于日常事务性文件，可按季度或半年度集中归档。确保文件不会因长期散存而遗失或损坏。（三）文件材料的整理归档前，需对文件材料进行系统整理，这是档案规范化的关键步骤。1.鉴别与筛选：剔除重复、过时、无保存价值的文件材料。2.分类组卷：按照《档案分类大纲》或既定的分类体系，将文件材料归入相应类别。同一事由或相关联的文件应组成案卷或档案盒。3.排列顺序：卷内文件材料应按照其形成的时间顺序、逻辑关系（如正件在前附件在后、批复在前请示在后等）进行排列。4.编写页码：对卷内有文字、图表的页面统一编写页码，通常在页面右下角或左下角。5.填写卷内目录与备考表：卷内目录应包含序号、文号、责任者、文件标题、日期、页号等信息。备考表用于说明卷内文件的缺损、修改、补充等情况。（四）档案的著录与编目对整理好的档案进行著录，即将档案的特征信息（如档号、题名、责任者、形成日期、保管期限、页数、分类号等）录入档案管理系统或著录卡片，形成档案目录。这是实现档案有效检索的基础。档号的编制应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。（五）档案的装订与装盒对于纸质档案，应根据文件的厚度和重要性选择合适的装订方式，如线装、胶装等，确保文件牢固不散。装订好的案卷应装入规范的档案盒，并在盒脊上填写档号、案卷题名、保管期限等信息，以便于库房排架和识别。（六）档案的入库与保管完成上述步骤后，档案即可移交档案室（馆）进行入库管理。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等“七防”条件。档案应按照一定的顺序（如年度、分类、档号）进行排架。档案管理员需定期对档案进行清点核对和检查，确保档案的完整与安全。三、档案的利用与保密档案的最终目的在于利用，但利用必须在严格的制度规范下进行，确保信息安全。（一）档案的借阅建立档案借阅制度，明确借阅权限、借阅程序和归还期限。借阅档案需填写《档案借阅登记表》，经相关负责人批准后方可借阅。原则上，档案原件不外借，确需外借的，须经更高层级审批，并限期归还。电子档案的借阅可通过权限控制在档案管理系统内进行。（二）档案的利用借阅人应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容。未经允许，不得擅自复制、拍摄、摘录档案信息。利用档案所获得的信息，不得用于与工作无关的用途，尤其要注意保密信息的管理。（三）档案的保密严格遵守国家及组织的保密规定，对涉密档案和敏感信息加强管理。明确档案的密级划分，对不同密级的档案采取相应的保密措施。档案管理人员和借阅利用人员均负有保密责任。四、档案的鉴定与销毁对于保管期限已满的档案，应按照规定进行鉴定，对确无继续保存价值的档案，履行销毁程序。（一）档案的鉴定由档案管理部门会同相关业务部门组成鉴定小组，对到期档案进行价值鉴定，确定其是否继续保存或予以销毁。鉴定过程应有详细记录。（二）档案的销毁对经鉴定确认销毁的档案，应编造《档案销毁清册》，报单位负责人批准后，由两人以上负责监销，并在销毁清册上签字确认。电子档案的销毁还需确保数据彻底删除，无法恢复。五、文件管理与归档的保障措施为确保上述流程的有效执行，还需辅以必要的保障措施：1.制度建设：制定和完善《办公室文件管理办法》、《档案归档制度》、《档案利用保密制度》等一系列规章制度，使管理工作有章可循。2.人员培训：定期对全体员工进行文件管理与档案知识培训，提高员工的规范意识和操作技能，特别是部门兼职档案员的业务能力。3.技术支持：积极推广使用专业的档案管理软件或办公自动化系统，实现文件流转和档案管理的电子化、信息化，提高管理效率和水平。4.监督检查：办公室或档案管理部门应定期对各部门的文件管理和归档工作进行