合同审查与签署流程模板

合同审查与签署流程模板适用业务场景全流程操作指引一、需求发起与合同立项责任主体：业务部门（如采购部、市场部、项目部等）操作说明：业务部门根据合作需求，明确合作方基本信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人等）、合作标的（货物/服务/资产名称、规格、数量等）、核心诉求（价格、交付周期、质量标准等），填写《合同立项申请表》。部门负责人对立项必要性及可行性进行审核，确认需签订合同的，提交至法务部备案。输出成果：《合同立项申请表》（含部门负责人审批意见）。二、合同起草与初步审核责任主体：业务部门（起草）、法务部（审核）操作说明：合同起草：业务部门根据立项需求，使用公司标准合同模板（或参考行业模板）起草合同文本，明确以下核心条款：合同主体双方全称、法定代表人/授权代表信息；合作标的、数量、质量标准、价款及支付方式（含税价、税率、账户信息）；履行期限、地点、方式（如交付时间、验收流程）；双方权利义务、违约责任（违约金计算方式、赔偿范围）、争议解决方式（仲裁/诉讼管辖地）；保密条款、不可抗力、合同生效及终止条件。初步审核：业务部门负责人对合同内容的业务逻辑、数据准确性（如价格、数量）进行审核，保证符合部门业务目标。输出成果：合同草案（含业务部门负责人审核意见）。三、法务审查与修订责任主体：法务部、业务部门操作说明：法务审查：法务部收到合同草案后，重点审查以下内容：主体资格：合作方是否具备签约资质（如营业执照、行业许可证）、是否存在经营异常或失信记录；条款合规性：是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在无效或可撤销条款；权责对等：双方权利义务是否明确，违约责任是否合理，是否存在显失公平条款；风险点：知识产权归属、保密范围、争议解决效率等潜在风险。反馈修订：法务部出具《合同审查意见表》，列明修改建议（如“建议明确违约金上限不超过合同总额的20%”“补充合作方资质证明附件”）。业务部门根据意见修订合同，若存在重大分歧，由法务部牵头组织业务部门与合作方沟通协商。输出成果：《合同审查意见表》、修订版合同文本。四、多部门会签（如需）责任主体：财务部、风控部、相关业务部门操作说明：财务部会签：审核合同中的价款支付方式、发票类型、税务处理、财务流程合规性（如大额付款是否分期），评估企业现金流风险。风控部会签：对合同中的履约风险（如合作方履约能力、抵押担保措施）、合规风险（如反垄断、数据安全）进行评估，提出风控建议。其他部门会签：涉及技术合作的，需技术部门审核技术条款可行性；涉及人力资源的，需人力资源部门审核用工相关条款。输出成果：各部门会签意见（含签字确认）。五、最终审批与授权签署责任主体：公司管理层（根据合同金额/重要性分级审批）、法定代表人/授权代表操作说明：分级审批：根据公司《合同管理办法》明确审批权限，例如：金额≤10万元：业务部门负责人+法务部审批；10万元＜金额≤50万元：分管副总+法务部+财务部审批；金额＞50万元：总经理+董事会（如需）审批。签署授权：审批通过后，由法定代表人签署或授权委托代表签署（需提供《授权委托书》，明确授权范围、期限）。签署时，双方需加盖合同专用章或公章（骑缝章），法定代表人/授权代表需亲笔签字。输出成果：审批通过的最终合同文本、签署完成的正式合同（至少一式两份，双方各执一份）。六、合同履行与跟踪责任主体：业务部门、法务部、财务部操作说明：履行跟踪：业务部门负责跟踪合同履行进度（如交付时间、验收情况），及时记录履行过程中的问题（如延迟交付、质量争议），并与合作方沟通解决。风险预警：若发觉合作方可能违约（如资金状况恶化、无法按期交付），业务部门需立即上报法务部及管理层，启动风险应对预案（如催告、终止合同、索赔）。付款确认：财务部根据合同约定及履行证明（如验收单、发票）办理付款，保证资金支付合规。输出成果：履行记录表、风险预警报告、付款凭证。七、合同归档与管理责任主体：行政部/档案室、法务部操作说明：资料归档：签署完成的合同文本、附件（如资质证明、审批意见、会签表、履行记录等）由业务部门整理后，提交至行政部统一归档。归档资料需扫描电子版备份，保证纸质与电子版一致。台账管理：法务部建立《合同管理台账》，记录合同编号、名称、签约方、签订日期、履行期限、金额、负责人、归档编号等信息，动态更新合同履行状态（如履行中、已履行完毕、已终止）。借阅与保密：合同原件原则上不得外借，确需查阅的需经法务部及分管领导批准，借阅人需签署《保密承诺书》，保证合同信息不外泄。输出成果：合同档案（纸质+电子）、《合同管理台账》、借阅记录。核心工具模板模板一：合同审查意见表合同名称编号起草部门业务部起草人*经理合作方名称XX科技有限公司审查日期2023年XX月XX日审查要点审查意见修改建议责任部门/人主体资格需核实合作方营业执照有效期提供最新营业执照复印件业务部/*经理价款支付条款未明确逾期付款违约金增加“逾期付款按日万分之五支付违约金”法务部/*律师争议解决方式约定由合作方所在地法院管辖改为“由甲方（公司）所在地有管辖权法院管辖”业务部/经理、法务部/律师保密条款未明保证密期限补充“保密期限为合同终止后3年”法务部/*律师综合结论□通过□修改后通过□不通过（说明：________________________）审查人签字*律师部门负责人*总监模板二：合同签署审批表合同名称《XX采购合同》编号CG-2023-XX签约方甲方：XX有限公司乙方：XX科技有限公司合同金额50万元履行期限2023年XX月XX日至2024年XX月XX日拟签署日期2023年XX月XX日审批流程审批人审批意见签字/日期业务部门审核*经理（采购部）同意签署_____________法务部审核*律师同意签署_____________财务部审核*总监同意分期支付_____________分管副总审批*总同意_____________总经理审批*总经理批准_____________授权代表信息姓名：*代表职务：市场部经理授权范围：代表公司签署本合同备注附件：1.合作方营业执照复印件2.授权委托书模板三：合同管理台账合同编号合同名称签约方签订日期履行期限金额（万元）合同状态负责人归档编号备注CG-2023-001办公设备采购合同XX科技公司2023-01-152023-01-15至2023-04-1515已履行完毕*主管DA2023001验收合格FW-2023-012技术开发服务合同XX研究所2023-03-202023-03-20至2023-12-2080履行中*经理DA2023012阶段验收通过ZY-2023-005市场推广合作协议YY传媒公司2023-05-102023-05-10至2023-11-1030已终止*专员DA2023005合作方违约关键风险提示主体资质风险：签约前务必核实合作方营业执照、行业许可证等资质文件，保证其具备履约能力，避免与无民事行为能力或限制民事行为能力的主体签约。条款模糊风险：合同条款需明确具体，避免使用“合理期限”“适当方式”等模糊表述，如“交付时间”需明确具体日期，“质量标准”需引用国家标准或附件明细。签署权限风险：由法定代表人签署的，需查验其证件号码件；由授权代表签署的，需要求提供《授权委托书》（加盖公章）及授权代表证件号码件，保