企业员工离职流程指引合同交接版

企业员工离职流程指引合同交接版适用情境本指引适用于企业员工因个人原因主动辞职、劳动合同到期终止或企业与员工协商一致解除劳动合同时的合同及工作交接场景。旨在通过标准化流程，保证离职员工的合同文件、工作内容、公司财物等交接清晰完整，降低离职风险，保障企业运营连续性，同时维护员工与双方的合法权益。离职交接全流程指引第一步：离职意向沟通与申请提交操作方：离职员工、直接部门负责人、人力资源部操作说明：员工如需离职，应提前30日（试用期提前3日）以书面形式向直接部门负责人提交《离职申请表》，说明离职原因、预计离职日期及工作交接初步计划。部门负责人收到申请后，与员工进行面谈，知晓离职动机，确认工作交接可行性，并在《离职申请表》签署意见后，提交人力资源部审核。人力资源部核对员工劳动合同状态、考勤记录等，确认离职申请符合法律规定及公司制度，反馈审核结果至员工及部门。第二步：劳动合同解除协议签订操作方：人力资源部、离职员工操作说明：对于协商一致解除或到期的劳动合同，人力资源部需与员工明确解除/终止日期、薪资结算标准、经济补偿金（如有）等核心条款，签订《劳动合同解除/终止协议》。协议中需注明“双方已结清所有劳动报酬、经济补偿金及应缴社保费用，不存在未解决劳动争议”等条款，经双方签字盖章后生效。人力资源部收回员工持有的劳动合同文本，核对合同份数及完整性，保证公司存档合同无缺失。第三步：工作内容与资料交接操作方：离职员工、接手员工、部门负责人操作说明：部门负责人组织离职员工与接手员工（或指定人员）共同制定《工作交接清单》，明确以下内容：未完成工作项目及进度说明；工作资料（电子文档、纸质文件、客户信息等）清单及存放位置；对外对接人员联系方式及工作对接要点；系统账号权限（如OA、业务系统等）移交计划。离职员工按清单逐项交接，接手员工核对确认，双方在《工作交接清单》签字确认。部门负责人监督交接过程，保证关键工作无遗漏，重要资料已备份或移交至指定位置。第四步：合同文件与公司财物交接操作方：离职员工、行政部门、人力资源部操作说明：合同文件：离职员工需将持有的公司合同、保密协议、培训协议等法律文件原件交还人力资源部，人力资源部核对无误后签字确认。公司财物：员工将办公设备（电脑、手机、钥匙等）、办公用品、工牌、制服等财物交至行政部门，行政部门对照《物品交接清单》清点验收，双方签字确认。权限回收：人力资源部通知IT部门及时注销或回收员工系统账号（邮箱、内部通讯工具、业务系统权限等），保证离职员工无法再访问公司内部信息。第五步：薪资结算与社保公积金处理操作方：人力资源部、财务部、离职员工操作说明：人力资源部核算员工离职当月薪资（含实际工作天数、绩效奖金、未休年假工资等），扣除应扣款项（如违约金、赔偿金等后，形成《薪资结算确认表》。财务部根据《薪资结算确认表》在员工离职后15个工作日内完成薪资发放（如遇节假日顺延），发放至员工指定银行账户。人力资源部办理员工社保、公积金停缴手续，告知员工个人账户转移或提取流程，协助员工办理失业登记（如符合条件）。第六步：离职手续确认与资料归档操作方：人力资源部、离职员工、各部门操作说明：人力资源部汇总《离职申请表》《劳动合同解除/终止协议》《工作交接清单》《物品交接清单》《薪资结算确认表》等文件，交由员工核对无误后签字确认。员工确认所有交接完成后，人力资源部出具《离职证明》，注明员工基本信息、入职及离职日期、担任职务等内容，不得包含与劳动合同无关的信息（如离职原因、评价等）。人力资源部将离职相关资料分类归档保存（保存期限不少于2年），同时更新员工信息管理系统，标注员工离职状态。交接工具模板清单1.离职申请表序号项目内容说明1员工基本信息姓名、工号、部门、职位、入职日期2离职信息离职类型（主动辞职/合同到期/协商解除）、预计离职日期、实际离职日期3离职原因（由员工填写，如“个人职业发展”“家庭原因”等）4部门意见直接负责人签字，确认工作交接安排5HR审核意见人力资源部签字，确认离职手续合法性6员工签字确认提交申请及知晓离职流程2.工作交接清单序号交接项目详细内容（含文件名称、进度、对接人等）接收人签字完成状态（√）交接日期1未完成工作项目A（进度：80%，需对接人：李四）李四√2023-XX-XX2电子文档客户资料文件夹（路径：//共享文件夹/客户部/2023年）王五√2023-XX-XX3系统账号OA系统权限（需移交至李四）李四√2023-XX-XX4对外对接合作方张三联系方式：XXXX（项目对接已沟通完毕）李四√2023-XX-XX3.物品交接清单序号物品名称规格型号数量序列号（如有）交接状态（完好/损坏）接收人签字日期1公司笔记本电脑ThinkPadX11CN完好赵六2023-XX-XX2办公室钥匙前台钥匙1把-完好赵六2023-XX-XX3工牌员工工牌1个-完好赵六2023-XX-XX4.薪资结算确认表项目金额（元）说明离职当月基本工资XXXX按21.75天计算，实际出勤18天绩效奖金XXXX第二季度绩效已考核完成，按比例发放未休年假工资XXXX2023年年假剩余5天，按日工资300%计算应扣款项-XXX电脑折旧费（已使用1年，原价8000元，分4年摊销）实发金额XXXX（基本工资+绩效+年假工资-应扣款项）发放日期2023-XX-XX员工签字HR签字关键风险提示与注意事项合同条款明确性：签订《劳动合同解除/终止协议》时，需保证经济补偿金、薪资结算等核心条款清晰无歧义，避免口头约定，防止后续劳动争议。交接完整性审核：部门负责人及人力资源部需严格核查《工作交接清单》《物品交接清单》，保证关键工作、重要资料、公司财物无遗漏，尤其是涉及客户信息、财务数据等敏感内容。权限及时回收：IT部门应在员工离职当日完成系统账号权限注销，防止离职员工利用遗留权限获取公司信息或进行违规操作。保密义务延续：即使员工已离职，仍需遵守原合同中的保密条款，不得泄露公司商业秘密，人力资源部应在离职证明及协议中再次提示保密义