公司财务报销与费用管理审核标准流程

公司财务报销与费用管理审核标准流程工具指南一、适用范围与业务场景本流程适用于公司内部所有因公产生的费用报销与支出管理，涵盖以下核心场景：日常费用报销：员工因业务开展产生的办公费、差旅费、交通费、通讯费等常规支出；专项费用申请：部门为特定项目或活动产生的物料采购、服务外包、场地租赁等专项支出；预付款与结算：因业务需要需预先支付的费用（如供应商预付款、活动保证金等），及后续的报销结算；月度/季度费用汇总：部门按周期提交的费用汇总报销，用于成本归集与预算管控。无论员工因公出差、客户接待、物料采购还是其他业务活动，凡需公司承担的费用，均需遵循本流程进行申请与审核。二、全流程操作指引（一）费用发生前：预算与申请确认预算核查：费用发生前，申请人需确认所在部门当期可用预算（通过公司预算管理系统或向行政部*咨询），避免超预算支出。特殊情况审批：若预算不足或为突发必要支出，需提前填写《费用特殊申请表》，说明理由，由部门负责人审批后提交财务部备案，待分管领导*审批同意后方可执行。（二）费用发生中：票据与信息收集合规凭证获取：费用发生时，需取得合法、有效的原始凭证（如税务合规收据、费用明细单等），凭证需注明费用发生日期、项目、金额、收款方全称及经办人签字。信息记录完整：涉及多人参与的费用（如差旅、招待），需附参与人员名单及事由说明；涉及分项的费用（如采购物料），需附详细清单及数量、单价信息。（三）报销申请提交：材料整理与系统录入填写《费用报销单》：登录公司OA系统或财务系统，填写《费用报销单》，依次录入以下信息：申请人基本信息（姓名、部门、工号、联系方式）；费用发生时间、所属项目（如适用）、费用类型（差旅/办公/招待等）；费用明细（分项列示金额、事由、对应凭证号）；附件清单（注明凭证名称、数量、页码）。附件材料：将原始凭证、费用明细单、特殊申请表（如有）等扫描或拍照，按系统要求，保证附件清晰、完整。提交审批流程：确认信息无误后，提交至部门负责人*审批，系统将自动流转至后续审核环节。（四）部门审核：业务真实性与合理性核查审核重点：部门负责人*需对以下内容进行核查：费用是否与部门业务相关，是否符合公司费用管理制度；费用金额、事由是否与实际业务一致，附件是否齐全；是否在部门预算范围内，超预算部分是否有审批依据。审核结果处理：审核通过后，提交至财务部*；若审核不通过，需注明理由并退回申请人修改。（五）财务审核：合规性与准确性把关合规性审核：财务部*重点核查：原始凭证是否合法有效（如抬头、税号、印章等要素是否完整）；费用是否符合公司标准（如差旅住宿标准、招待费限额等）；报销时限是否符合要求（一般需在费用发生后15个工作日内提交，特殊情况需提前说明）。准确性审核：核对报销单与附件信息是否一致（金额、数量、计算逻辑等），系统录入数据是否与原始凭证一致。审核结果处理：审核通过后，提交至分管领导*审批；若发觉问题，联系申请人补充材料或修改报销单。（六）最终审批：权限确认与决策审批权限划分：金额在5000元（含）以下：由部门负责人及财务部联合审批；金额在5000-20000元（含）：由分管领导*审批；金额超过20000元：需提交总经理*审批。审批结果反馈：审批通过后，系统《费用审批确认单》，申请人可查看进度；审批不通过，由财务部*退回并说明原因。（七）费用支付与账务处理支付执行：审批通过后，财务部*在3个工作日内完成支付（工资发放日或固定支付日顺延至下一个工作日），支付方式为申请人绑定的公司对公账户或工资卡。账务登记：财务部*根据报销单及支付凭证，在财务系统中进行账务处理，保证费用科目归属准确，与预算数据同步更新。（八）资料归档与后续管理资料存档：所有报销原始凭证、审批单、附件等由财务部*统一整理，按月度、部门分类归档，保存期限不少于5年。异议处理：申请人若对支付金额或账务处理有异议，需在支付后5个工作日内向财务部提出，财务部将在3个工作日内核实并反馈结果。三、标准化表格模板表1：费用报销单（模板）基本信息申请人姓名：*部门：*工号：*联系方式：*费用信息费用类型：□差旅□办公□招待□其他所属项目：*发生期间：年月预算科目：*费用明细序号费用项目金额（元）发生日期1交通费120.002023-10-082住宿费350.002023-10-083办公用品85.502023-10-10合计金额大写：人民币伍佰伍拾伍元伍角整小写：¥555.50附件清单序号附件名称数量页码1交通票据2张1-22住宿发票1张3审批流程申请人签字：*部门负责人：*财务审核：*分管领导：*日期：*日期：*日期：*日期：*四、执行要点与风险提示预算优先原则：所有费用支出需以预算为前提，无预算或超预算需提前申请，避免事后补批。附件完整性：原始凭证是报销的核心依据，需保证凭证清晰、要素齐全（如抬头、金额、公章等），复印件或扫描件需注明“与原件一致”并由申请人签字。时限要求：报销需在费用发生后15个工作日内提交，逾期未提交需部门负责人出具说明，财务部审核后方可受理；跨年度费用原则上不予报销。标准遵循：严格执行公司费用标准（如差旅住宿标准：一线城市不超过350元/晚，二线城市不超过280元/晚），超标准部分需由分管领导*审批确认。合规红线：禁止虚报、冒领费用，禁止将个人消费混入公费报销，禁止拆分报销规避审批权限，违者将按公司制度处理